Команда бизнес-процесса - обучение и подготовка

Команда бизнес-процесса - обучение и подготовка

Этап Создания бизнес процессов - самый продолжительный и кропотливый участок работы. На данном этапе необходимо детально описать существующие бизнес процессы, внести в них изменения, необходимые для процессного управления, а далее внедрить их в работу. Но сначала нам нужна обученная команда.
Команда бизнес-процесса - обучение и подготовка

Команда, которая будет заниматься описанием и внедрением бизнес-процессов, самое важное звено во всей системе управления процессами. Команду необходимо не только грамотно подобрать, но и ввести в курс дела, а также обучить необходимым навыкам.

Команда бизнес-процесса - инструкция по эксплуатации

В первую очередь еще раз пройдитесь с командой по всем пунктам предстоящего проекта:

  • Список работ
  • Время начала и окончания каждого пункта
  • Длительность и трудозатраты
  • Ответственные и исполнители работ
  • Использование ресурсов
  • Цели и задачи проекта
  • Риски проекта
  • Коммуникации

Обязательно сделайте акцент на роли каждого из участников процессных команд. Важно абсолютно четкое и единогласное понимание проекта как на уровне целей, так и на уровне конкретных работ.

Понимание нюансов и проекта целиком всеми членами команд крайне важно

Управление бизнес-процессами
Коммуникации в бизнес-процессах

Итогом этапа Разграничение должна стать подготовка плана и правил коммуникаций. Коммуникации в бизнес процессах - это клей, который позволяет объединять сотрудников, отделы и подразделения в процессы.

Читать

Описание бизнес-процессов

Детальное описание занимает основную часть второго этапа управления бизнес процессами. От качества и формы описания зависит не только потраченное время, но и качество процессных моделей, т.к. модели строятся именно на основании полученного описания. О том, как проводить описание процессов, я буду рассказывать отдельно, но в любом случае оно должно включать в себя:

  • Начало и окончание процесса.
  • Кто использует конечный продукт процесса.
  • Все операции процесса и порядок их выполнения.
  • Условия, при которых процесс идет по тому или иному пути развития.
  • Документы процесса, их источники, назначение и т.д.
  • Владелец, исполнители или роли процесса.
  • Обязанности и права каждой роли в процессе.
  • Программное обеспечение.
  • Материалы, инструменты и другие ресурсы процесса.
  • Время выполнения каждой операции, а также паузы и задержки в процессе.
  • Ключевые показатели эффективности.
  • Список терминов и выражений

Для описания процесса члены команд должны:

  • Проводить интервью
  • Составлять опросники и формы, необходимые для интервью и/или наблюдения процесса
  • Знать принципы бизнес-моделирования и делать графические модели процессов
  • Обрабатывать документацию и статистические данные.
  • Владеть терминологией бизнес процессов.
  • Понимать структуру и особенности текущей бизнес модели

Описание процессов - это тоже процесс. Каждый участник должен его четко понимать и выполнять

Ключевые показатели эффективности

Несмотря на то, что KPI задаются для каждого процесса, это все равно единая система. Выстраивание данной системы требует от членов команды знания принципов ее построения. Два ключевых принципа: 

  • Показатели должны отражать реальную работу процесса. Если показатель не может быть изменен в ходе процесса, то он не имеет к нему отношения. 
  • Если показатель не используется для принятия управленческих решений, то он не нужен. Иными словами, не стоит задавать большое количество показателей "на всякий случай", используйте только те, что действительно нужны для контроля процесса.

Внедрение

Уже на этапе описания процессов необходимо думать о том, как будут внедряться изменения. Команда процесса должна знать, как готовить, осуществлять, контролировать и корректировать проект внедрения. Проект внедрения подчиняется всем принципам управления проектами, поэтому команда должна владеть данным инструментом. Я еще не раз буду возвращаться к вопросам внедрения процессов и изменений.

От качества обучения команды зависит успех всего этапа создания бизнес-процессов.

После обучения команды вышеуказанным пунктам можно переходить к подробному описанию процессов. Следующая серия моих статей будет посвящена именно этому.

Статьи по теме
Что такое аудит системы менеджмента качества

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС...

Читать
7 правил декомпозиции процессов

Декомпозиция процессов - вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п...

Читать
Что такое система менеджмента качества?

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач...

Читать
Как устранить узкое место в бизнес-системе?

Узкое место - это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс...

Читать
Стандартные операционные процедуры. Руководство по разработке

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Читать
Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность?...

Читать
Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа...

Читать
Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Читать
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.