7 правил декомпозиции процессов
Декомпозиция процессов - процесс деления процессов на составляющие подпроцессы.
Для того, чтобы правильно разбить процесс на составляющие необходимо руководствоваться несколькими правилами. Не могу сказать что они, правила, элементарны и однозначны для применения: всегда есть место для субъективности и влияния контекста. Тем не менее, их необходимо учитывать и применять.
Правила декомпозиции процессов
Количество уровней декомпозиции процессов зависит от целей и задач моделирования
Цели и задачи моделирования бизнес-процессов, оказывают самое непосредственное и важное влияние на декомпозицию. Точнее, на количество уровней декомпозиции. Ну и, конечно, на степень детализации модели процесса.
Цели могут быть связаны с:
- Пониманием. Когда мы просто хотим понять что-то о процессе и для этого нужна модель
- Качественным анализом. Например, необходимо найти операции и разрывы, от которых нужно избавиться
- Количественным анализом. Допустим, необходимо провести функционально-стоимостной анализ
- Оценкой. К примеру, целью является оценка сложности или возможности изменения процесса, с точки зрения его взаимосвязей.
В общем-то, все остальные цели являются производными или комбинацией вышеперечисленных.
Задачи могут лежать в нескольких плоскостях, связанных с тем, на что мы собираемся смотреть в модели. Нас могут интересовать:
- Цепочки процессов, а точнее, процессы которые их формируют. В том числе может идти речь о взаимодействии процессов с точки зрения управления. Например: производство, планирование производства, обеспечение производственным сырьем и так далее
- Окружение, взаимосвязи и границы процесса. В таком случае будем рассматривать входы, поставщиков входов, продукты и клиентов, а также события с которых начинается и заканчивается процесс. В эту же категорию войдут входящие и исходящие документы, информация и материальные потоки
- Участники бизнес-процесса на уровне организационных единиц, отдельных должностей или ролей
- Передача информации, потоков работ или чего-то материального от одного участника к другому
- Использование материалов, инструментов и информационных систем
- Использование, или возникновение и отправка документов в процессе
- События, развилки и сценарии, по которым может протекать процесс
- Естественно, нас будут интересовать операции, которые выполняются в рамках процесса
- И последнее. Конечно же, нам может быть интересно все вышеперечисленное одновременно
Вот от комбинации вышеперечисленных целей и задач и будет зависеть количество уровней декомпозиции процессов.
Моделирование разных процессов может происходить в соответствии с разными целями и задачами
Но как же все это влияет на декомпозицию процессов? Дабы не вдаваться в детали на уровне инструкций, сформулирую четыре общих правила:
- Чем больше интересует место процесса в общей системе (окружение, связи и границы), тем меньше уровней декомпозиции требуется. Возможно, для конкретного процесса, это будет даже один уровень.
- Чем меньше необходимо рассматривать окружение процесса и больше интересуют его детали и составляющие, тем больше уровней декомпозиции может потребоваться.
- Чем больше необходимо точности в анализе, например функционально-стоимостной анализ, тем выше уровень детализации. Подобного рода анализ может потребовать замеров длительности и трудозатрат элементарных операций процесса.
- Если важно понимать документы, инструменты, информационные системы, показатели, участников процесса, то количество уровней декомпозиции зависит от того, где мы можем показать использование элемента целым блоком. Например, если нужно понять какие организационные единицы принимают участие в процессе, можно остановиться на втором или третьем уровне. На этих уровнях уже можно разбить процесс на подпроцессы, которые выполняются в рамках одной организационной единицы.
Комплексное и детальное описание процессов представляет собой совокупность графических моделей, сопутствующих описаний и ряда документов. Описание покрывает потребности в управлении и выполнении процессов всех участников и заинтересованных сторон.
ЧитатьЧем сложнее процесс, тем больше уровней декомпозиции
Самое простое правило. Чем больше и сложнее процесс, тем сложнее его описать. А значит потребуется большее количество уровней декомпозиции.
Процесс доставки товара клиенту может быть весьма простым. К примеру, вы доставляете простые товары посредством специализированных компаний. В таком случае будет достаточно двух, максимум трех, уровней декомпозиции.
Совершенно иначе проходит процесс при использовании собственной службы доставки, тем более, если товар требует особых условий контроля, транспортировки и передачи клиенту. Тут, скорее всего, не обойдешься парой уровней декомпозиции и потребуются все 5-6 уровней.
Количество участников процесса и их иерархия влияет на декомпозицию процессов
Чем больше участников в процессе, тем больше уровней декомпозиции может потребоваться. Причем, если процесс является сквозным, то есть выполняется разными организационными единицами, то количество уровней точно возрастает.
Все дело в том, что может потребоваться, чтобы самый нижний, детальный уровень описания процесса выполнялся одной или несколькими ролями в рамках самой маленькой организационной единицы. Например, чтобы на данном уровне все действия выполнялись только одним сотрудником. Или только в рамках какого-нибудь отдела, или его части.
Если в процессе множество участников, это потребует разбивать процесс на подпроцессы, согласно принадлежности участников к тем, или иным группам.
Например:
- Первый уровень: разбивка процесса на подпроцессы, которые выполняются в рамках департаментов
- Второй уровень: разбивка процессов департаментов на подпроцессы, которые выполняются в рамках отделов.
- Третий уровень: разбивка процессов отделов на подпроцессы должностей
- Четвертый уровень: описание операций, которые выполняет каждая должность, в рамках своих процессов
Это самый простой пример, который позволяет проиллюстрировать общий подход, основанный на организационной иерархии. На самом деле все может быть несколько иначе. Например вместо организационной иерархии может применяться функциональная, ролевая или структура ответственности.
А ведь еще могут быть временные группы участников процессов. Например: кредитный комитет. Группа собирается только для решения ряда вопросов в области кредитной политики.
Еще примеры: рабочие группы, консилиум, экспертная группа и так далее.
В то же время, если процесс небольшой, выполняется в рамках одной единицы, а также не имеет высоких требований с точки зрения детализации описания, он вполне может быть описан на одном - двух уровнях декомпозиции.
Чем больше элементов в процессе, тем он сложнее
А значит декомпозиция процессов потребует большего количества уровней.
Сложность процесса зависит не только от количества и комплексности операций. Количество элементов процесса, таких как: инструменты, информационные системы, базы данных, документы, правила, показатели - увеличивают сложность представления процесса.
Кроме того, может потребоваться соотносить уровни декомпозиции самого процесса, с иерархической структурой элементов. Например, на одном уровне вы покажете использование классов систем (ERP, WMS и т.д.), на следующем группы, далее модули, отдельные блоки и даже экраны. В таком случае будет необходимо подстраивать декомпозицию процесса под выбранную иерархию.
Данное правило учитывает цели и задачи моделирования.
Сложные потоки и события требуют дополнительных уровней декомпозиции процессов
Сложность и уровень абстракции потоков, стартовых и событий окончания также требует такого количества уровней декомпозиции, которые позволят показать эту самую сложность.
Уровень абстракции - насколько конкретно представлен какой то объект. Например, событие начала может быть весьма абстрактным: получен документ. А может быть максимально конкретным: получена товарно-транспортная накладная от поставщика сырья.
Может потребоваться декомпозировать процесс таким образом, чтобы с каждым уровнем все детальнее раскрывать потоки и события. Больше деталей - больше уровней.
Узлы принятия решений и большое количество сценариев увеличивают количество уровней декомпозиции процессов
Как минимум на один уровень.
Чем больше узлов принятия решений, тем больше сценариев в процессе. Чем больше сценариев, тем сложнее схема. Логично объединять различные наборы действий в подпроцессы, если они входят в одну операцию или подпроцесс.
Иногда ветвления бывают очень сложными, а это может потребовать нескольких дополнительных уровней декомпозиции.
Вот так и получается, что вариативность процесса увеличивает количество уровней декомпозиции процессов.
Количество уровней декомпозиции процессов должно обеспечивать читаемость моделей
На самом деле, это правило является следствием трех предыдущих.
Необходимо декомпозировать процесс таким образом, чтобы его схема на каждом уровне была удобна для восприятия и анализа.
Что еще важно помнить о декомпозиции бизнес-процессов
- У разных процессов может быть разное количество уровней декомпозиции
- Количество уровней декомпозиции, а также их описание и применение может быть закреплено в корпоративной методологии моделирования
- Практика показывает, что чаще всего можно обойтись пятью-шестью уровнями декомпозиции. Базовая, пятиуровневая система декомпозиции процессов, от которой мы обычно отталкиваемся в своей работе, выглядит следующим образом:
- Уровень 1 - архитектура бизнес-процессов, представленная в виде карты процессов верхнего уровня.
- Уровень 2 - подпроцессов, формирующих процессы верхнего уровня. 1 процесс верхнего уровня = 1 схема второго уровня.
- Уровень 3 - уровень подпроцессов и операций. Описывает процессы, которое отображены на втором уровне.
- Уровень 4 - описывает процесс на уровне операций. Операция - элементарное действие в процессе. Описывает подпроцессы, отраженные на предыдущем уровне.
- Уровень 5 - описывает стандартные операционные процедуры. Проще говоря - простые последовательности операций. Делай раз, делай два, делай три.
Это все, что я хотел рассказать о правилах декомпозиции процессов.
Остались вопросы? Необходима консультация или помощь наших специалистов? Просто свяжитесь с нами.
