Если всю деятельность компании можно разделить на бизнес процессы, то и процессы можно разделить на более мелкие составляющие. В методологии построения бизнес процессов это называется декомпозиция бизнес процессов. Цель декомпозиции очень проста – если большим процессом сложно управлять, его необходимо разделить на части. Проектирование бизнес процессов  позволяет нам «разбирать» и «собирать» процессы, изменяя их размер. Об этом, а так же характеристиках процессов, мы и поговорим.

Декомпозиция бизнес процессов. Основы

Итак, процесс можно разбить на более мелкие части:

Подпроцесс. Если нам необходимо разделить процесс на части, для более легкого управления, мы будем делить его на подпроцессы.  Подпроцесс можно рассматривать отдельно. Он имеет такие же составляющие и свойства. У подпроцесса так же есть начало, окончание, механизм реализации, показатели и т.д. Иными словами, подпроцесс это процесс более низкого уровня. В принципе, количество уровней, подпроцессов, на которые мы делим процесс, может быть безграничным. Когда мы собираемся приготовить обед, даже мысленно, делим процесс на подпроцессы – подготовка продуктов, подготовка посуды, обработка продуктов, приготовление.

Операция. Это самое простое действие в процессе. Простое, означает что его не надо детализировать. Если процесс не имеет вложенных подпроцессов, то его механизм реализации как раз и представляет собой цепочку операций. Когда мы готовим посуду для того чтобы заняться обедом, выполняем простые операции: достать кастрюлю, налить в нее воду, поставить на обед и так далее. Нет смысла подробно объяснять что значит «налить воду в кастрюлю» а значит это операция.

Насколько необходимо детализировать процессы?

Ровно на столько, на сколько вам это необходимо 😉 Да, это правда. Все зависит от цели описания бизнес процесса. Если нужно подробное описание для новичка – то и детализировать необходимо максимально. Таким образом, кстати, можно готовить инструкции для некоторых подпроцессов. Если же вы делаете общую модель – достаточно общих, объемных операций. К примеру, подготовка квартального отчета, то же может быть операцией. А может и подпроцессом с большим количеством уровней. Мы еще вернемся к этому вопросу в теме про подготовку описания процессов.

Группировка операций и подпроцессов.

Иногда необходимо объединить некоторые операции или подпроцессы, для того чтобы ими было легче оперировать. К примеру можно выделить:

• Работы – это процессы и/или операции которые выполняет один человек или одно подразделение. Например для дворника, такой работой является уборка мусора.
• Функции – совокупность работ, похожих друг на друга или имеющих что то общее. Продажи это функция. А обработка заявок по продажам – работа.

По сути, можно спокойно обойтись без такой группировки. В своей работе я стараюсь избегать подобных усложнений.

Но есть один очень полезный тип группировки – Процедура. Процедура это цепочка операций. При этом, такая цепочка, может иметь только один вариант порядка действий и операции выполняются, одна за одной, без перерыва. Процедуры удобны для подготовки инструкций.

Характеристики бизнес процесса.

Любой бизнес процесс необходимо как то оценивать. Оценка позволяет быстро понять какие процессы требуют пристального внимания и должны меняться в первую очередь. Это позволяет найти слабое звено во всей системе бизнес процессов.  Любой процесс можно охарактеризовать по следующим критериям:

1. Результативность – достигает процесс необходимых результатов или нет. Если в результате процесса «Приготовление пирога», получился яблочный пирог – процесс результативен.
2. Эффективность – сколько ресурсов затрачивает процесс на получение результата. Если вы знаете, что на приготовление пирога должно уйти 0,5 кг яблок, а было потрачено 2 кг, то процесс не эффективен.
3. Определенность – если процесс описан в каком то документе, и то, как он выполняет в действительности, соответствует тому что написано, значит процесс определен. Если пирог был приготовлен полностью по рецепту – все ок.
4. Повторяемость – важнейшая характеристика! Она показывает может ли процесс получать одинаковые результаты из раза в раз. Если повар постоянно выдает разные яблочные пироги – что то не так с процессом. Или с поваром.:)
5. Адаптируемость – характеристика гибкости бизнес-процесса, т. е. способности меняться в зависимости от условий. Можно ли быстро заменить яблоки на груши? Можно. Значит процесс адаптируем.
6. Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
7. Стоимость – это совокупность всех затрат выполнения процесса 1 раз. Для этого необходимо подсчитать сколько продуктов мы затратили на приготовление пирога, сколько стоит время повара, который его готовил, и сколько стоит использование инструментов и посуды.

Данные характеристики являются основой бизнес процессов. Но никто не запрещает вам добавлять их сократить или расширить.

Итак. Методология бизнес процессов помогает нам разбивать крупные процессы на подпроцессы и операции. Операция – самая простая составляющая процесса. При создании бизнес процессов необходимо учитывать их характеристики. Более того, построение системы бизнес процессов невозможно без построения системы характеристик. Построение системы бизнес процессов начинается с карты процессов, но об этом уже в другой раз.

Вернуться на Главную?