Главная страница » Блог » Остановите поток входящих задач!

Остановите поток входящих задач!

На днях разговаривал с знакомым на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос – «Каждый день список входящих задач больше, чем я могу выполнить. Количество отложенных задач все увеличивается и увеличивается. Хаос возрастает. Как это остановить?» Эффективное управление бизнес процессами крайне затруднительно, если вы не можете управлять своими задачами. Так что совет №1 – Просто остановитесь…

Вопрос актуален для многих. Многие знакомы с чувством беспомощности, которые испытывает человек под натиском входящих задач и, все увеличивающегося, списка дел. Мне это то же знакомо в прошлом.  Со своими потоками задач я справился. На поиск своих методов работы с задачами ушло несколько лет. Но данный факт никак не помог мне ответить на вопрос знакомого. Одно дело просто выполнять то что когда то постиг через синяки и ошибки. Другое дело рассказать об этом. Это все равно что рассказывать, просто на словах, о том как ездить на велосипеде. Вроде звучит все понятно, но садишься на байк и  слова теряют значение. В общем, я понял что надо систематизировать свои знания и опыт, и ясно описать методику управления задачами. Вскоре займусь этим.

О своей системе ведения задач я как то рассказывал на Lifehacker.

Возвращаясь к вопросу. Есть несколько рекомендаций, которые пришли мне на ум первым делом.

Эффективное управление бизнес процессами и задачами

  1. Остановите входящий поток. Для того чтобы разобрать работающий механизм, его нужно для начала остановить. Вы не сможете привести в порядок задачи пока они продолжают поступать к вам бурным потоком. Так что остановите поток. Не принимайте новые задачи и возьмите паузу. Такая остановка не только позволит вам спокойно разобрать текущий список дел но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет номер 1 – соберите все задачи в один список и не принимайте новые  пока не наведете порядок в списке. Ремарка – список дел находится «в порядке» когда вы понимаете все что нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт наиболее важный. Это не шутка. Вы должны вернуть себе чувство удовлетворения.  И поймите – мир не рухнет и компания не развалится если вы самоустранитесь на пару дней.
  2. Оцените временные затраты. Следующее, что необходимо сделать, это оценить, сколько времени понадобится для каждой задачи. Высокая точность оценки здесь не нужна. Оцените «на глазок». Главное чтобы вы смогли понять – сколько всего времени надо потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Может получится так, что по предварительным оценкам, на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены во времени, таким образом чтобы вы реально могли их выполнить, значит список абсурден и требует оптимизации.
  3. Оптимизируйте список. Не простое дело. По одной причине – эффективное управление бизнес процессами требует серьезной и критической оценки своих дел.
  • Отдайте другим все что они могут сделать без вас. Есть сомнения? Думаете вы справитесь лучше? Все равно отдайте и поставьте напоминание о контроле.
  • Группируйте задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте похожие дела подряд. Это экономит время.
  • Отложите все что можно сделать позже. Даже дела связанные с клиентами можно перенести. Просто организуйте это. Распределите контакты с клиентами более равномерно. Измените сроки там где это можно сделать. Освободите себе пространство для маневра.
  • Удалите все что утратило актуальность. Безжалостно убивайте задачи, целесообразность которых сомнительна.
  1. Выполняйте задачи по порядку. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это значит что вначале идут самые короткие по времени дела. Сделайте все дела, требующие меньше 30 – 40 минут. Делайте их подряд, пока не кончаться. Обо всем остальном забудьте. Когда короткие задачи закончатся, окиньте список взглядом. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть вы даже можете возобновить поступление задач. В любом случае, распланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы вы почти со 100% вероятностью смогли их выполнить в назначенные сроки. И создайте еще себе резерв времени в 15-20% от времени требуемого на решение задачи. Сейчас лучше недоделать, чем переделать.
  2. Скажите «Нет» жесткому планированию. Ни в коем случае жестко не ограничивайте время и срок выполнения задач. Сейчас жесткое планирование является вашим врагом. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного контроля. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и долю вольности. Не загоняйте свой мозг в рамки. Иначе придете туда откуда начинали. Вам необходимо спокойно, размеренно выполнять задачи из списка, в установленном порядке. Еще раз – по порядку. Не беритесь за выполнение задачи пока не закончите предыдущую. Одна задача в один момент времени.

Самое важное – поймите и примите тот факт? что вы МОЖЕТЕ себе позволить остановиться и привести дела в порядок. И что другого выхода просто нет.

А каково ваше мнение? Оставляйте комментарии. Буду рад обсудить!

На главную

 

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.