Главная страница » Блог » Основы бизнес процессов — тезисы вебинара

Основы бизнес процессов — тезисы вебинара

Предлагаю освежить в памяти основы бизнес процессов и ознакомиться с тезисами вебинара, который прошел 4 марта совместно с компанией МИГ Бизнес и ее владельцем, Дмитрием Соловьевым. Собственно вебинар так и назывался — Основы бизнес процессов для digital бизнеса. И хоть в названии указано digital, принципы, о которых мы говорили, применимы в любой сфере.

Основы бизнес процессов — это вабще о чем? Об управлении, о бизнесе или процессах?

  • Процесс, это цепочка действий, которая выполняется для достижения какого-то результата. Главное в процессе то, что он выстроен таким образом, чтобы получать заданный результат при каждом повторении. При этом совершенно не важно ни то, как часто выполняется процесс, ни его продолжительность.
  • Бизнес он потому, что итоговой целью является извлечение прибыли. Но, конечно, не просто какой то прибыли, но конкретной. А для этого, к бизнес процессам предъявляются дополнительные требования связанные с результативностью и эффективностью.

Основы бизнес процессов

  • Об управлении же часто забывают. Хотя в этом вся соль. Процесс — это как. Бизнес — это куда. А управление — это посредством чего. Ну и еще зачем.
  • Можно определить бизнес процессы, потратить кучу времени и сил на описание, и надеяться, что все как то заработает. Но просто так оно не заработает.
  • Цикл управления «планирование — выполнение — контроль — корректировка», очень часто не правильно воспринимается. Много внимания уходит на планирование и контроль, а про остальное забывают. Цикл должен быть полным и даже расширенным «планирование — организация — выполнение — проверка — поправка».
  • Так что управление бизнес процессами, это все что связано с управленческим циклом того, что и как делает компания. Это основа управления бизнес процессами.

Основы бизнес процессов - цикл управления

Продукты и клиенты, или компании внутри компаний.

  • Управление бизнес процессами, область очень конкретная. Для того, чтобы можно было сказать, что вы занимаетесь управлением бизнес процессами, нужно делать очень конкретные действия, которые можно разбить на 3 этапа: разграничение, описание, улучшение.

Управление бизнес процессами

  • Значимость этапа разграничения часто недооценивают и пытаются пропустить. А ведь именно здесь закладываются основы бизнес процессов.
  • В основе процессного управления лежит очень простая идея — результатом процесса является продукт, который используется поселяющим процессом — клиентом. Клиенты бывают как внутренние, так и внешние.

Основы бизнес процессов - цепочка процесс, продукт, клиент

  • Требования к продукту задает клиент — не важно какой. Если продукт процесса никем не используется, значит он не нужен. Через эту связку все процессы связаны между собой.
  • Промежуточные продукты — основной критерий для определения границ процессов. Не функциональная структура, не зоны влияния — именно продукт.
  • С точки зрения промежуточных продуктов, а точнее их дальнейшего использования, процессы делятся на основные, вспомогательные и процессы управления.
  • Бизнес процесс — это компания внутри компании.
  • В компании не должно быть выделено больше 22 — 25 бизнес процессов.
  • Карта основных процессов, это точка фокуса приложения усилий компании.

Почему процесс, бизнес процесс, процедура и операция, это разные вещи.

  • На верхнем уровне мы рассматриваем бизнес процессы. Дальше делим их на подпроцессы и операции.
  • Почему важно понимать деление на уровни ? Потому что бизнес процесс, это большой, жирный кусок работ, в результате которого получается офигенно значимый продукт. И в котором может участвовать много департаментов, отделов и просто людей. Вы же не будете плоскодонку называть яхтой?
  • Эта концепция крайне важна. Это основы бизнес процессов, когда мы начинаем рассматривать цепочку процессов, в которой участвует не только наша компания.

Основы бизнес процессов - цепочка создания

  • Процессы декомпозируются на подпроцессы. Которые тоже могут быть декомпозированы на подпроцессы. И так далее. Каждый подпроцесс можно рассматривать в виде процесса.

Основы бизнес процессов - уровни

  • Соблюдая границы и связи, процессы можно рассматривать без потерь.
  • Декомпозиция должна соответствовать целям.
  • Операция — самое простое действие в системе. На разных уровнях и в разных процессах, размер операций может быть разным.
  • Процедура — классное понятие для упрощения. Это череда операций, выполняемых почти без ветвлений.
  • Каждый процесс включает в себя кучу разных сущностей: люди, действия, продукты, документы, информационные системы, инструменты, материалы, сырье, показатели и т.д. Каждая сущность может рассматриваться как отдельная совокупность и система. Но именно в процессах это все работает вместе.

Основы бизнес процессов - составляющие

Система бизнес процессов — с чего начинается порядок в компании.

  • Чтобы навести в компании порядок, нужно сначала разграничить процессы. А для этого нужно провести инвентаризацию.
  • Какие продукты и сервисы вы производите для конечных клиентов? Из чего они состоят?
  • Кто ваши клиенты?
  • Какие требования ваши клиенты предъявляют к продуктам и сервисам?
  • Бизнес процессы, это о клиентах и продуктах. Это история о лучших продуктах и настоящей клиентоориентированности.
  • Инвентаризация промежуточных процессов и продуктов — как вы делаете ваши продукты и соответствуете требованиям клиентов.
  • Какими ресурсами вы располагаете? Люди, знания, навыки, методики, инструменты, оборудование, технологии, финансы?
  • Что обеспечивает работу основных процессов и чего не хватает?
  • Как вы всем этим управляете? Документы, показатели, события, правила, системы работы с данными?
  • А теперь свяжите это все, через призму процессов, и вы увидите дыры в работах, информации и управлении. Вы увидите дублирование функций и неправильное распределение ресурсов. Риски, узкие места и пожары.
  • Чтобы все это связать, процессы нужно подробно описать. Описание процессов, это инструмент управления.

Как разложить компанию по полочкам — карта основных процессов.

  • И просто начать инвентаризацию было бы очень заманчиво, но все же идти надо поступательно. Начните с карты основных процессов.
  • Продукты, клиенты, требования к продуктам.
  • Определите основные процессы и промежуточные продукты.
  • Поймите, что нужно для того чтобы работали основные процессы.
  • Подумайте через что этим всем нужно управлять.
  • Создание карты основных процессов, это расчерчивание квадратиков на шахматной доске. Только клеток гораздо больше, чем 64, они не квадратные а шестиугольные и играем мы не в шахматы, а в цивилизацию.
  • Карта основных процессов, да и любое описание, не вырубается в граните. Мир меняется постоянно. Это единственно, что постоянно. Так что будьте готовы постоянно пересматривать карту и описания. Двигая квадратики на карте, вы двигаете людей и системы. И наоборот.

Зачем и как описывать бизнес процессы, и почему стикеры, это лучший инструмент для проектирования.

  • Как уже было сказано, документы в общем, а описание бизнес процессов в частности, это инструмент управления. Управление работает тогда, когда работает связка «описание — реальность, реальность — описание».
  • Описание нужно для того, чтобы собрать воедино разрозненные сущности. Для того, чтобы можно было сделать стоп кадр и проанализировать его.
  • В самом простом виде, описание процесса это текстовое описание того что, как, в каком порядке и с использованием чего происходит. Текстовое описание — далеко не самый лучший вариант. У него множество минусов и недостатков.
  • Лучшей методикой описания, является создание моделей бизнес процессов. Модель конечно может сопровождаться дополнительным описанием, но нет такой задачи, которую нельзя было бы решить с помощью моделирования.
  • Для моделирования используется специальное ПО. Сейчас существует множество вариантов, как платных, так и бесплатных.
  • Модели позволяют не только создавать, редактировать и связывать схемы бизнес процессов воедино, но работать с данными и показателями. Например проводить симуляцию процессов.
  • Хорошая модель и описание бизнес процесса позволяет, условному человеку с улицы, выполнить процесс. Описания — основы бизнес процессов. При моделировании используйте нотации.
  • Самый просто способ описать процесс, это идти от частного к общему. Поэтому надо взять пару упаковок стикеров, освободить стену и начать выстраивать цепочки действий, которые выполняются для того, чтобы создать продукт. Фишка — используйте нитки и кнопки, для соединения листочков. Для тех, кто только начинает упражняться в описании и моделировании, это лучший инструмент.

Как правильно водить руками (руководить), или что такое системное управление.

  • Часто, управление ассоциируется с выдачей распоряжений. Типа — основная задача руководителя, это сидеть и непрерывно раздавать указания. Это называется ручное управление. Это источник 90% проблем в компаниях.
  • Управление это цикл. Планирование — организация — выполнение — контроль — поправка.
  • Как бы то ни было, любое управление основывается на обратной реакции. Если обратной реакции нет, значит управление не происходит. Именно поэтому, при ручном управлении, руководителям постоянно приходится спрашивать у подчиненных о том, как обстоят дела. И по этой же причине, руководители часто выдают пистонов подчиненным — чтобы таким образом потыкать их палочкой и убедиться в том, что пациент скорее жив, чем мертв.
  • В бизнес процессах, обратной связью являются показатели или индикаторы. А значит управление процессами строится на показателях.
  • Для каждого бизнес процесса определяется набор показателей из трех типов: показатели хода процесса, показатели продукта процесса и клиентские показатели.
  • Показатели процессов связываются с системой показателей компании. Поэтому управление процессами позволяет управлять достижением целей компании.
  • Изменение целей компании, должно менять набор показателей процессов. Показатели процессов должны соответствовать показателям целей.
  • Показателями управлять нельзя. Показатели лишь отражают то, как работают элементы системы. Поэтому управлять нужно элементами системы.

Оптимизация и системное улучшение процессов. Как встать на путь непрерывного совершенствования.

  • Самая лучшая оптимизация — это наведение и поддержание порядка. Так что, если вы последуете предыдущим советам, то первый шаг уже сделан.
  • Оптимизация — целенаправленное улучшение. Улучшение — изменение в рамках существующих условий и ресурсов.
  • Самые простые методы улучшения: устранение разрывов, схлопывание, распараллеливание, убрать лишние операции, подготовка и обеспечение, автоматизация.
  • Оптимизация. Обратное проектирование — инструмент реинжиниринга.

Проектирование бизнес процессов

  • Анализ разрывов. Планирование проектов по внедрению.
  • Анализ условий достижения целей в рамках компании — способ подготовить долгосрочный план оптимизации
  • Обеспечение ежедневной работы, а точнее времени и возможностей по ежедневной работе сотрудников над улучшением.
  • Отличие владельца процесса от функционального руководителя. Основная задача владельца процесса — улучшение процесса и управление изменениями.

Чему можно научится у Брюса Ли в управлении изменениями.

  • Любое изменение вызывает сопротивление.
  • Чаще всего, сопротивление пытаются преодолеть по плохому — финансовая демотивация, наказания, показательные наказания и т.д. Это попытка сломать дерево, вместо того, чтобы обойти его. Просто мало кто понимает, что сделать пару лишних шагов и пройти, эффективнее, чем стоять на месте и долбить в стену.
  • Обойти препятствие, значит стать таким как вода. Именно этому стоит поучится у Брюса Ли в управлении изменениями. Нужно стать водой — обходить то, что можно обходить и постоянно точить то, что нужно точить.
  • Обходить препятствия, значит убирать то, что люди считают препятствиями и уступать там, где можно уступить. Быстрые победы — ваш союзник.
  • Подавать пример, показывать, учить и помогать осваивать — значит точить камень.
  • Опережать открытостью и вовлечением.

Информационные технологии на страже порядка.

  • Информационные технологии в общем и инструменты автоматизации в частности, это лишь один из вариантов оптимизации.
  • Вопреки общему мнению, основная ценность информационных технологий заключается не в выполнении операций за человека, а в обеспечении их эффективного выполнения. А выполнение «за» далеко не всегда обеспечивает эффективность.
  • Основная задача информационных технологий — обеспечение надежной обратной связи. Иными словами — учет и обработка данных.
  • Почему индикаторы для операционного управления использовать лучше, чем данные.
  • Стоимость получения информации не должна превышать ценности ее использования.
  • Автоматизация принятия решений — высокорисковое решение.
  • Современные инструменты управления бизнес процессами и автоматизации. То, что вы во многом используете, это готовые изделия. Системы управления бизнес процессами — это 3D принтеры.

Автоматизируй это — почему прогорают проекты автоматизации.

  • Инструменты для процессов, а не процессы для инструментов.
  • Построение процессов вокруг фишки инструмента — распространенная ошибка, приводящая, в итоге, к отторжению.
  • Построение технологии, вместо построения эффективности и удобства работы, приводит к тому, что работа уходит на второй план.
  • Основная причина провала — не ответили на вопрос «Что нам надо получить и как это будет решать наши задачи?»
  • Вторая причина — недозаправили ракету.
  • Третья причина — нет понимания, что системы решают разноуровневые задачи. Т.е. Система должна по разному решать задачи разных уровней. Для директора важно одно, а для исполнителя другое. Просто сказать о том, что будет аналитика- не достаточно. Нужно чтобы аналитика решала задачи.
  • Третья причина — не внедрили.
  • Наиболее востребованная функция автоматизации на рынке — учет информации, обеспечивающий скорость и точность в принятии решений.

Послесловие. Каждый дурак может сделать сложно. Делайте просто.

  • Для того чтобы управлять, нужно понимать из каких элементов состоит система, как эти элементы взаимодействуют между собой и как изменение одного элемента повлияет на другое. Чтобы это сделать, нужно все осознать. Что бы осознать, нужно разобрать на простые элементы.
  • Простота снижает сопротивление. Окунитесь в дивный новый мир.
by Roman Zaytsev

2 comments

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.