Главная страница » Блог » Описание бизнес процессов — типы описания

Описание бизнес процессов — типы описания

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический. Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы, в том или ином виде. Но если вы делаете упор, берет за основу, один из 3 элементов — описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым, вы выбираете один из типов описания.
Управление бизнес процессами без их описания — крайне затруднительно.

Текстовое описание бизнес процессов

Наверное самый простой в реализации и распространенный вариант. Все, что происходит в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов  требует описания довольно таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема — лишь 3.

Плюсы описания бизнес процессов текстом

  • Очень просто сделать — просто садись и пиши.
  • Не требует специальных навыков — темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)

Минусы

  • Текст сложно обрабатывать — работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
  • Затрудняет целостное восприятие процесса — читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
  • В принципе сложно для восприятия — если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратиться в пытку. У каждого свой язык и , порой, он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
  • Сложно структурировать и анализировать — процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий, мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого, анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.

Подсказка — используйте структурированные списки

Описание бизнес процессов в виде таблиц

Таблица это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле, описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц, не такая уж плохая идея. По крайней мере намного лучше текстового описания. Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.

Плюсы описания бизнес процессов текстом в виде таблиц

  • Относительно просто подготовить — подготовить шаблон не так сложно. Главное чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
  • Относительно просто заполнить шаблон — еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
  • Наличие структуры — таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
  • Удобство обработки цифровых данных — с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных, этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице, даже текстовые, гораздо удобнее сравнивать и анализировать.

Минусы

  • Не компактно — описание больших процессов, со всем множеством подпроцессов и элементов, будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
  • Отсутствует необходимая детализация — для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит добиться необходимой детализации может стать не просто.
  • Нет целостности восприятия — большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце — то лучше таблицы не придумать.
  • Сложно отобразить ветвления — та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений, и , что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления, довольно сложно отобразить наглядно.
  • Требует подготовки — нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.

Подсказка — располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной, большой таблицы, используйте связанные таблицы.

Описание в виде схемы, модели бизнес процесса

Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия, в виде схемы, модели — лучший тип описания. Большинство специалистов, уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.

Плюсы описания бизнес процессов в виде модели

  • Простота восприятия — наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее чем что либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне, в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
  • Целостность восприятия — 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности о его границах, основных элементах и т.д.  Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
  • Необходимая и достаточная детализация — в тоже время, на схеме можно отобразить относительно большо количество деталей, без потери качества восприятия.
  • Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса — правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
  • Удобство автоматизации — многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.

Минусы

  • Требует специальных навыков — нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда, даже, самостоятельно сделать набор элементов, которыми вы будете пользоваться для описания, и правил.
  • Относительно больше время на подготовку описания — хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)

Инвестиции в графический тип описания окупаются весьма неплохо.

Подсказка — для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).

В итоге

В итоге, вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет — ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев.
Создание бизнес процессов начинается с их описания.

by Roman Zaytsev

3 comments

  1. Светлана says:

    Роман, в этой и многих своих статьях Вы пишите, что хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. Сроки выполнения операций в большинстве процессов важны. Стоит ли эту информацию выносить на диаграмму? И в каком виде?

    • Roman Zaytsev says:

      Светлана. Сроки выполнения операций, могут быть указаны как на диаграмме, так и в отдельной таблице все зависит от сложности и, как следствие, удобства восприятия диаграммы. Оба варианта приемлемы. Если хотите отображать на диаграмме, то такая функция есть в программах моделирования. Внешний вид настраивается.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.