Главная страница » Блог » Цикл процесса управления бизнес процессами

Цикл процесса управления бизнес процессами

Цикл управления бизнес процессами
Цикл управления бизнес процессами

Как бы «коряво» это не прозвучало, но управление бизнес процессами это то же процесс. Им так же можно управлять, и его так же можно оптимизировать. Цикл процесса управления бизнес процессами состоит из 5 основных подпроцессов. Все подпроцессы последовательны, т.е. выполняются строго один за одним. Но я же уже говорил о том, что такое управление бизнес процессами, зачем еще раз касаться этой темы? Разница в том, что ранее я рассказывал о управлении бизнес процессами как о области деятельности или функции. Попросту говоря – что нужно делать чтобы считать что мы управляем процессами. Я рассказал из каких этапов состоит управление бизнес процессами и что находится в зоне ответственности. Сейчас же я хочу  показать какие операции, по управлению процессами, необходимо выполнять применительно к процессам организации. Т.е. я говорю о том как управление процессами превратить в постоянный поток.

 Цикл процесса управления бизнес процессами состоит из 5 подпроцессов:

  1. Проектирование
  2. Моделирование
  3. Выполнение
  4. Мониторинг
  5. Оптимизация

Каждый процесс в компании должен пройти через данный цикл. В таком случае можно будет сказать что процесс управляем и находится на стадии «Совершенствование» (см. Жизненный цикл бизнес процессов).

  1. Проектирование. На данном этапе существует 2 основные задачи: определить в как бизнес процесс существует на данный момент и понять какими мы хотим его видеть в дальнейшем. Для этого необходимо четко обозначить:
    • из каких операций состоит процесс
    • границы процесса
    • последовательность операций
    • исполнителей операций
    • кого, как и когда процесс информирует о тех или иных событиях
    • какие варианты развития процесса существуют на данный момент
    • как необходимо действовать в форс мажорных обстоятельствах
    • какие стандартные процедуры существуют
    • как измерять ключевые показатели
    • в рамках каких значений должны поддерживаться показатели
    • документы процесса
    • что является продуктом процесса и каково его качество

Главное, создать наглядную конструкцию или дизайн процесса. Затем уже можно пробежаться по основным моментам и обозначить что бы нам хотелось поменять.

  1. Моделирование бизнес процессов. Далее, на основании ранее составленного проекта, создаем модель. Что такое модель? Этот та же конструкция что мы уже создали, но с добавлением разных переменных.  Допустим, в модели можно указать что определенная операция занимает не 1 час а только 10 мин. Как это повлияет на остальные операции? Что нужно изменить чтобы это стало возможным? И т.д.  Важно не забыть добавить всевозможные варианты развития процесса. Таким образом мы создаем оптимальное соотношение затрат и результатов. В дальнейшем я буду подробно рассказывать о моделировании бизнес процессов.
  2. Выполнение. Какими бы замечательными ни были бизнес процессы на бумаге, в реальности всегда найдутся «но». Эти «но» можно выявить только одним путем – выполнить процесс практически. А если точнее, то запустить его в работу и внимательно наблюдать. Без этого этапа никак не обойтись. Поэтому крайне важно уделить достаточно времени на этап проектирования и моделирования – это позволит снизить риски. Так же важно иметь подстраховку на непредвиденный случай. К примеру, если вы разрабатываете новую систему CRM, на внедряйте ее сразу во всей компании. Дайте для начала одному из специалистов поработать с ней. И пусть у него будет возможность перейти в старую систему, в случае возникновения непредвиденных сложностей. Все таки клиенты важнее.
  3. Мониторинг бизнес процессов. Это наблюдение и отслеживание процессов. Организовать мониторинг необходимо таким образом, чтобы можно легко получить информацию о ходе и результатах процесса. При этом необходимо вести статистику для возможности изменения показателей во времени.  Простой доступ к информации обеспечивает возможность исправить что то вовремя. К примеру если заказ клиента «застрял» на одной из стадий процесса, мониторинг позволит не только увидеть это, но и своевременно вмешаться и внести поправки в процесс. То, насколько детально происходит отслеживание процессов, зависит как от самих процессов, так и от ваших целей. Если процесс новый и только начал работу, необходимо детальный мониторинг. Так же детальность зависит от возможностей всей системы. Помните – затраты, которые вы несете на получение информации, не должны превышать ценности этой информации.
  4. Оптимизация бизнес процессов. На данном этапе вы анализируете данные, полученные в результате мониторинга, проектирования  и моделирования. Целью такого анализа является получение информации о возможностях улучшения. Для того чтобы понять, что необходимо улучшать, необходимо выявить «узкие места» процесса. Такое место определяет производительность всего процесса, это самое слабое звено. К примеру если вы производите 100 единиц продукции а продавать можете лишь 80, продажи являются таким узким местом. Нет смысла производить больше чем вы продаете. Ну по крайней мере в общей ситуации.

Когда же методы оптимизации не дают необходимого результата, необходимо присмотреться к реинжинирингу, или полной перестройке, бизнес процесса.

О методах оптимизации и реинжиниринга я еще  буду рассказывать очень подробно.

Вот так, управление бизнес процессами обрело форму обычного процесса. Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу. Это позволит улучшать не только отдельно взятые бизнес процессы но и деятельность компании в целом. Кстати, процесс управления, то же можно и нужно оптимизировать.

Скоро я буду рассказывать о очень интересной теме – теории ограничений. Это метод который позволяет выявлять и устранять «узкие места» процессов с очень высокой эффективностью.

 

Вернуться на главную?

by Roman Zaytsev

11 comments

  1. Александр Исаев says:

    «Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу»
    Роман, постоянно прогонять процесс по данному циклу это из функциональной области гос. структур. Проектирование и моделирование — именно проекты. Процессы: актуализация, анализ влияния изменений, анализ отклонений.

    • Roman Zaytsev says:

      IBM, Microsoft, MacDonalds, NASA, Swedish Atom, Amazon и другие компании… их сложно отнести к гос структурам.
      Вы же в курсе, что управление проектами это процесс, а в управлении процессами часть работ выполняется в виде проектов? Все зависит от уровня горизонта оценки и рассмотрения.
      Данный цикл, также известен как цикл Деминга. Он был взят за основу не только в управлении бизнес процессами, но и в управлении качеством. Пример — знаменитый стандарт управления качеством и бизнес процессами серии ИСО 9001, построен именно на этом цикле.
      Так что… практические применение весьма широкое. Просто не надо ставить рамки там, где их нет.

  2. Александр Исаев says:

    И
    Практического опыта в этом нет, но, я думаю, моделировать (если мы понимаем под этим фиксацию колличественных метрик с целью алгоритмической обработки) до внедрения напроектированнного можно только в какой-то уж совсем сказочной компании. Предположить трудозатраты, процент ошибок и т.п. теоретического процесса крайне трудоёмко. Моё виденье: Проектирование — пилотный запуск — мониторинг — моделирование — оптимизация — полный запуск — мониторинг.

    • Алексей says:

      Александр, ваша модель — то же самое, что описывал Роман: пилотный запуск — п. 2, когда пишется, что работать с новой CRM, дать возможность перейти на старую. Тем более, возможно вы описываете НОВЫЙ бизнес-процесс с пилотным запуском, а в статье говорится об оптимизации существующего.

      • Roman Zaytsev says:

        Да Алексей, цикл остается прежним во всех ситуациях. Даже когда запускаем новый процесс. Пилотный запуск, это не что иное как Выполнение. После этого, проходит стадия мониторинга и корректировки. Ну и далее по циклу.

  3. Алексей says:

    Роман, огромное спасибо за ваш сайт в целом, т.к. не находил столько очень четко разложенной информации.

    • Roman Zaytsev says:

      Алексей, благодарю вас за отзыв. Для меня это очень важно — видеть что моя работа приносит пользу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.