ОПИСАНИЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
Описание бизнес процессов, это подготовка очень подробной документации, по которой, как мы часто говорим, условный человек с улицы может выполнить процесс без посторонней помощи. Описание процессов начинается с определения всех процессов компании и подготовки карты основных процессов. Карта – это представление всего бизнеса, через призму процессов и их взаимодействия. Подробное описание каждого из процессов ложится в основу последующего, детального анализа всех бизнес процессов. Но уже на уровне описания, мы проводим функционально стоимостной анализ, который позволяет оценить стоимость выполнения каждого бизнес процесса. Документация включает в себя подробную модель бизнес процесса, которая может выступать в качестве инструкции, сопутствующее описание ресурсов, показателей, требований к продуктам процесса и персоналу, а также, набор всех необходимых документов процесса. Результатом является набор документации и гарантия того, что процесс выполняется в реальной жизни именно так, как описано. Подробному описанию бизнес процессов, предшествует их аудит.
Кстати, уже на стадии описания, мы можем провести быструю оптимизацию процессов.
- Вы хотите не только детально понимать ход, результаты, ресурсы и показатели каждого бизнес процесса, но и иметь возможность обратиться к документам, где это зафиксировано
- Необходима прозрачность выполнения процессов
- Нужна возможность простого и эффективного анализа
- Вы хотите понимать, сколько стоит и что требуется для выполнения процесса
- Для эффективного ввода в должность новых сотрудников необходимо отличное описание процессов
- Необходимо понимание результатов всех бизнес процессов и требований к ним
- Необходимо понимание взаимодействия бизнес процессов, функциональных подразделений и сотрудников
- Система показателей, охватывающая весь бизнес – это то, чего явно не хватает
- Вы хотите перестать тушить «пожары», оптимизировать процессы и перейти к системному управлению
- Описание бизнес процессов фиксируется в документах, так что основным
результатом является набор простой, понятной, но исчерпывающей
документации, включающей в себя:
- Карта бизнес процессов верхнего уровня
- Описание границ и владельцев процессов верхнего и второго уровня
- Описание продуктов процессов и требований к ним
- Детальные модели бизнес процессов, по которым процесс может быть выполнен даже человеком «с улицы»
- Описание ресурсов, их использования и требований к ним. В том числе человеческих ресурсов.
- Матрицу ответственности
- Подробное описание показателей бизнес процессов
- Все, необходимые для выполнения процесса, документы – формы, шаблоны, примеры и т.д.
- Функционально стоимостной анализ
- Соответствие выполняемых процессов описанию
- После того, как улажены все формальности и определен план работ, мы, совместно с вами, готовим карту процессов верхнего уровня, соответствующее описание и определяем владельцев бизнес процессов.
- Затем, тоже самое делается для второго уровня – мы готовим детальную карту всех процессов и подпроцессов компании с описанием их границ, продуктов и требований к продуктам.
- Следующим шагом является пристальное исследование бизнес процессов. Для этого мы не только изучаем документацию, но и проводим интервью с участниками процессов и наблюдаем их выполнение непосредственно на месте.
- После изучения, наша команда готовит детальное описание процессов и всего что с ними связано, и согласовывает его с владельцами. При необходимости, мы сразу вносим изменения в бизнес процесс, для последующего внедрения.
- Потом мы еще раз удостоверяемся в том, что описание соответствует реальной жизни и/или внедряем быстрые улучшения
- Готовим функционально стоимостной анализ и анализ эффективности внедренного улучшения
Да, мы самостоятельно руководим проектами по улучшению бизнес процессов. Да, мы берем на себя ответственность за эффективность улучшения и внедрения
Описание процессов происходит каскадом, т.е. пока идет описание одного процесса, мы параллельно исследуем другой. Это позволяет работать быстро и эффективно.