Главная страница » Блог » Письмо сотрудникам. Часть 3

Письмо сотрудникам. Часть 3

 Что такое управление? Мы с вами, конечно же, знаем, что в область управления входит планирование, организация, контроль, улучшение и мотивация. Но как это применимо к управлению задачами?

О чем я говорю, когда говорю об управлении задачами?
В общем-то о том же. Кроме планирования. Этот пункт всегда выделяю отдельно – в прошлом письме речь шла именно о планировании.

Я бы только хотел добавить: планирование - это не «никому не нужная работа». Планирование - это способ, который помогает вам определить и выбрать лучшее из всех ваших дел. 

А дел, конечно, немало. Лучшее дело – дело, которое является самым подходящим среди всех других дел, чтобы сделать его в определенный момент.

Теперь поговорим об остальных составляющих управления задачами.

Организация задач

Организация задач – это отчасти структура задач, о которой я уже рассказывал, отчасти то, как вы организовываете ведение задач и их выполнение.

Когда я рассказывал о структуре, не упомянул о нескольких важных составляющих, которые оказывают влияние на то, как удобно вести задачи. Начнем сначала.

  1. У вас обязательно должна быть папка или список «Входящие». Это место, куда вы первым делом записываете задачи. Рассматривайте эту папку как буфер, в который вы сначала сбрасываете все входящие задачи. Сначала записываете туда и только потом разбираете. Под разбором я понимаю размещение задачи в соответствующее место структуры, решение что и когда с ней делать и, соответственно, планирование.
  2. Чтобы система работала, папка «Входящие» должна постоянно разбираться. Не ленитесь. В конце дня папка должна быть пуста. Это означает, что все задачи встали на свои места в системе. Пустая папка «Входящие» в конце дня – краеугольный камень эффективной работы с задачами.
  3. Процесс разбора «Входящих» является основным источником изменения структуры и способов работы с задачами. Именно в процессе разбора вы можете обнаружить новые типы задач и новые способы их планирования. Меняйте структуру и правила работы с задачами в процессе разбора. Это позволит сразу же протестировать эффективность изменений. 
  4. Заведите список «Когда-нибудь». Это отличное место для того, чтобы записывать задачи, идеи и планы, которые… ну те, которые вы хотите сделать, но точно не знаете, когда сможете к ним приступить. То есть когда-нибудь. Этот список нужен для того, чтобы не терять светлые мысли и не превращать папку «Входящие» в мусорку. Помните: входящие – это оперативный буфер обмена со сроком жизни в один день. «Входящие» – это рабочий стол. «Когда-нибудь» – это верхняя полка шкафа, на которой хранятся нужные, но редко используемые вещи. В моем списке «Когда-нибудь» находятся списки фильмов, книг, музыки, покупок и идей, к которым я приступлю при определенном случае. Все остальное, в частности, все, что касается рабочих идей, обязательно занимает свое место в структуре задач.
  5. Чтобы список «Когда-нибудь» не превращался в «никогда-нибудь», с ним нужно регулярно работать. Это означает, что раз в период времени вам нужно просматривать список и решать – пора ли достать что-то с верхней полки и положить под руку, чтобы начать использовать. Просматривать список нужно раз в неделю. Это оптимальный период. Если при просмотре списка вы решили, что можете приступить к чему-то на следующей неделе – здорово, переместите эту задачу в соответствующий раздел структуры (и уберите из списка «Когда-нибудь») и запланируйте ее. 
  6. Задач, связанных с ожиданием, не существует. Ожидание – это не дело. Все задачи, связанные с «ожиданием» и контролем, можно сформулировать в виде действий, которые нужно предпринять, чтобы узнать: когда же вы получите желаемое или как обстоят дела. И знаете что? Лучшим способом контролировать то, что нужно, является ведение соответствующих задач в соответствующем списке. Да, для таких задач лучше всего иметь отдельный список. И конечно же, такие задачи нужно планировать на конкретные дни. Это очень упрощает жизнь. У меня, к примеру, нет необходимости помнить, что проконтролировать и кого что спросить. Для всех этих вопросов есть задачи, назначенные на конкретные даты. Там же находятся задачи-напоминания, когда мне нужно кому-то что-то напомнить. Очень удобно, знаете ли.
  7. Используйте отдельную папку или список с повторяющимися делами. Есть такие простые (а порой и не очень) дела, которые нужно делать с определенной периодичностью: разбирать почту, разбирать папку «Входящие» в задачнике, учить новые слова на другом языке, делать обзор всех задач и так далее. Для таких повторяющихся дел у меня тоже есть отдельный список. Не то чтобы в отдельном списке есть какой-то сакральный смысл, мне просто так удобно: видеть все повторяющиеся дела в одном месте. Самое главное, что эти дела записаны и в них настроены периодические напоминания. В таких задачах есть особенность – их уж очень не хочется пропускать. Один раз пропустил, задача висит просроченной, и если ты решил отложить ее до следующего повторения, то у тебя уже будет две одинаковые задачи, а указать пропущенную задачу как выполненную совесть не позволяет.
  8. Обеспечивайте и организовывайте эффективное выполнение задач. Это простое правило может оказаться сложным в выполнении. Смысл в следующем: перед выполнением задачи сделайте так, чтобы обеспечить себе эффективную работу. Уберите все, что может вас отвлекать, если нужно сосредоточиться: телефон, почта, посторонние шумы и так далее. Не реагируйте или отключите уведомления в мессенджерах, когда вы заняты. Подготовьте все, что нужно для выполнения задачи: откройте или разложите все нужные документы. Обеспечьте доступность всего, что может понадобиться: калькулятор, ручка, блокнот, резиновая уточка:). Короче, организуйте все необходимое, чтобы никак не отвлекаться от выполнения задачи. В наше время самым ценным ресурсом является внимание. Все, что может переключить ваше внимание от задачи, приносит существенный вред, потому что переключить внимание просто, а вот вернуть назад крайне сложно. По результатам исследований, для того, чтобы вернуть свое внимание к задаче, от которой вас отвлекли, необходимо в среднем 25 минут. Это потерянное время и усилия. А потом мы еще удивляемся – куда это делся  день?

Контроль

Когда я говорю о контроле в управлении задачами, я не имею в виду контроль порученных задач. Для этого есть специальный список и напоминания. Контроль в управлении задачами в контексте личной эффективности – это контроль того, что ваши задачи и ваша система управления задачами соответствуют реальности.
Поэтому так важно проводить регулярный обзор задач.

Обзор задач. Очень важно, чтобы список задач был всегда актуальным. Поначалу это может показаться сложной, трудоемкой работой. Но это не так. Тут как с уборкой: если постоянно поддерживать порядок, то уборка становится простым и быстрым делом. Так что обзор задач – это часть поддержания порядка.

Вторая часть – это ежедневный разбор «входящих», помещение задач в соответствующие пункты структуры и планирование.

Но вернемся к обзору. Возьмите себе за правило просматривать все выполненные и невыполненные задачи в конце недели. Оцените, что получилось, а что нет и почему. Тут важна честность с самим собой, потому что самооценка позволяет вам улучшать систему управления задачами. А это, в свою очередь, повышение эффективности. Кроме того, нужно просматривать все задачи, которые у вас записаны. На это уходит буквально 5-7 минут в неделю (даже при моем списке в несколько сотен задач), но позволяет вовремя корректировать план. Список «Когда-нибудь» нужно просматривать хотя бы раз в месяц.

Также обязательно контролировать самую главную функцию системы управления задачами – выдавать (может, выделять) дела, которые нужно делать в конкретный момент времени.
Для этого нужно также проводить обзор структуры задач, правил, в соответствии с которыми вы распределяете задачи по структуре, заносите и вычеркиваете задачи. Если структура становится слишком сложной, вы не сможете определить, куда поместить ту или иную задачу, у вас не получается работать со структурой и всем списком задач – это повод для анализа и перехода к следующему пункту.

Улучшение

Совершенству нет предела. Совершенство инструментов и навыков работы с ними – повышение не только эффективности, но и мастерства, профессионализма.

Совершенствуйте структуру задач, правила управления и подходы к планированию. Убирайте все, что мешает, но только после того, как нашли лучшую альтернативу. Например, не стоит бросать работать над конкретной системой управления задачами, если не нашли лучшую альтернативу. Целенаправленно ищите новые инструменты, способы, подходы и методики. Пробуйте. Берите то, что подходит лично вам, и ищите дальше. Где-то там впереди найдется комбинация, которая раскроет ваши сильные стороны.

Для улучшения очень важно понимать факторы, которые оказывают влияние на вас с точки зрения личной эффективности. День недели, время дня, настроение, физическое состояние, освещение, рабочая поверхность, форма одежды, окружающие запахи, волнения и страхи, звуки. Все это может как мешать, так и помогать. Найдите то, что помогает в работе, а что препятствует. Если вы будете это знать, то сможете управлять этими факторами и использовать их тактически и стратегически. Знание и использование этих факторов – обеспечение личной эффективности по вашему желанию.
Научитесь концентрироваться и управлять вниманием. Научитесь отрезать свое внимание от внешних раздражителей.

Мотивация

На мой взгляд, мотивация в управлении задачами зависит от эффективности управления. Чем эффективнее вы управляете задачами, тем выше чувство удовлетворения от их выполнения, что, в свою очередь, мотивирует к великим свершениям.

Мотивация к управлению и выполнению задач повышается когда:

  • запись задач не составляет труда;
  • помещение задачи в нужное место в системе задач происходит легко и не вызывает у вас сомнений;
  • использование программы управления задачи удобно и приятно для вас;
  • вы легко можете найти ответы на нужные вопросы в системе задач. И самый главный ответ на вопрос “что лучше всего сделать сейчас?”
  • ваша система управления задачами помогает вам, а не мешает;
  • каждая задача понятна и не требует дополнительных усилий, чтобы разобраться в ней;
  • вы видите выполненный за день объем задач;
  • выполнение задач приближает вас к целям.
  1. Правило трех задач. Одно из самых полезных правил, которое я почерпнул в книге «30 дней достижения результатов». Необходимо выбирать 3 самые важные задачи на каждый значимый период времени: 3 главные задачи года, месяца, недели и наконец дня. Важно понимать, что эти задачи должны быть связаны между собой. Главные задачи месяца должны быть связаны с главными задачами года; главные задачи недели с главными задачами месяца. И конечно, ежедневные задачи связаны с главными задачами недели. Таким образом, вы обеспечите регулярную работу над главными задачами года. Маленькими шагами, но уверенно и постоянно. При планировании дня, недели и месяца обязательно выделяйте 3 главные задачи. Пусть они всегда находятся сверху списка. Естественно 3 главные задачи – это именно то, что нужно делать в первую очередь. Остальное только после них.
  2. Если вы отнесетесь серьезно к предыдущему правилу, то обнаружите удивительные вещи: вы измените отношение к тому, что для вас имеет значение и перестанете делать то, что значение не имеет. Как это работает? Весьма просто: отдавая силы важному, вы не захотите тратить их на неважное. И даже если придется делать неважное, вы будете довольны собой, ведь все самое важное уже сделано. Вот так просто.

Мотивация напрямую связана с последней и самой главной частью работы с задачами – выполнением.

Выполнение задач

  1. Иногда трудно себя заставить начать что-то делать. Решить эту проблему очень просто: начните делать какие-то простые дела. Лев Толстой в дни творческого застоя просто начинал выводить на бумаге “Что-то мне, батенька, сегодня не пишется”. И спустя несколько строк работа начинала спориться. Смысл таков: иногда за формой следует содержание, а за действием осмысленность.
  2. Делайте сложные дела по кусочкам. Из малого складывается большое. Совсем несложно “прочесть еще одну страничку отчета” или “сделать еще один график”. А потом еще один и еще… Когда на марафоне мне тяжело бежится, я уговариваю себя потерпеть “вот до того столба”, а потом еще “вот до этого мостика”. Так легко пролетает весь путь. Подход “маленьких шагов” должен быть заложен у вас еще на этапе планирования.
  3. Один шаг за раз. Это не то же самое, что предыдущий пункт. Очень часто вместо того, чтобы приступить к делам, люди сокрушаются над объемом предстоящей работы. Не надо думать о сложности или объеме всей задачи или проекта. Гоните эти мысли и просто делайте по шагу за раз. Возможно, для этого потребуется расписать даже понятную задачу по совсем мелким шагам. Но оно того стоит. 
  4. Я работаю запоями. Могу просидеть часами, не отрываясь и не отвлекаясь. Но иногда это не работает. Тогда может прийти на помощь техника Pomodoro. В соответствии с этой техникой нужно делать 5-минутный перерыв каждые 15-20 минут работы. В конце часа можно сделать перерыв на 10 минут. Это неплохо работает, если задача не требует глубокой концентрации или ваш мозг “блуждает” в поисках решения задачи.
  5. Если вы решаете, какие задачи делать первыми, всегда делайте задачи, от которых зависят другие люди. Когда кто-то ждет результата вашей задачи, ваша обязанность – предоставить продукт. Если известен срок, тут все просто. Но если строгого срока нет, делайте такие задачи первыми.
  6. Начинайте день с пары легких дел, которые вы отметите в списке задач как “выполненные”. Вроде особо не напрягались, а пара задач уже готова. Это мотивирует.
  7. Всегда отмечайте, что задача выполнена (отмечайте галочкой в системе управления задачами) сразу после завершения. Доказано: отметка выполнения задачи стимулирует выработку дофамина. Проще говоря, отметил задачу как выполненную – получил порцию удовольствия.
  8. Чтобы проверить результаты сложных задач, делайте чек-листы и используйте их для проверки. Тут и мотивация, и удовлетворение от осознания проделанной работы, и проверка результата. 
  9. Существует прямая зависимость между эффективностью выполнения задачи и откладыванием ее выполнения во времени. Чем быстрее вы приступите к выполнению задачи, когда приняли решение, тем эффективнее ее выполните. Если глобально, то чем дольше вы откладываете какое-то дело (например, в списке “когда-нибудь”), тем меньше вероятность, что вы вообще приступите к ней.
  10. В продолжение предыдущего пункта: если вы “договорились” с собой, что приступите к задаче через 10 минут, приступайте через 10 минут. Строго соблюдайте такие “договоренности”. Со временем такой подход позволит полностью избавиться от негативных ощущений в начале выполнения задачи.
  11. Вознаграждайте себя. Запланируйте в вашем списке задач перерыв на кофе, сладости, прогулку, музыку и так далее. Только привязывайте такие вознаграждения к выполнению задач: вот закончу раздел анализа и пойду пить кофе. Такие перерывы-вознаграждения только повышают продуктивность.
  12. Если лошадь сдохла – надо с нее слезть. Если вы понимаете, что решение никак не дается, прекратите это делать. Тут все просто: если вы делаете что-то и не получается, надо делать по-другому. Сделайте перерыв, переключитесь на другую задачу, но не пытайтесь скакать на дохлой лошади. Но что самое важное – поменяйте ход мыслей, рассуждений.

Читайте предыдущие части: Часть 1, Часть 2

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.