Главная страница » Блог » Остановите поток входящих задач!

Остановите поток входящих задач!

На днях разговаривал со знакомым на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос: «Каждый день список входящих задач больше, чем я могу выполнить. Количество отложенных задач все увеличивается и увеличивается. Хаос возрастает. Как это остановить?» Эффективное управление бизнес процессами крайне затруднительно, если вы не можете управлять своими задачами. Так что совет №1 – Просто остановитесь…

Вопрос актуален для многих. Многие знакомы с чувством беспомощности, которое испытывает человек под натиском входящих задач и все увеличивающегося списка дел. Мне это тоже знакомо в прошлом.  Со своими потоками задач я справился. На поиск своих методов работы с задачами ушло несколько лет. Но данный факт никак не помог мне ответить на вопрос знакомого. Одно дело – просто выполнять то, что когда-то постиг через синяки и ошибки. Другое дело – рассказать об этом. Это все равно, что рассказывать просто на словах о том, как ездить на велосипеде. Вроде звучит все понятно, но садишься на байк и слова теряют значение. В общем, я понял, что надо систематизировать свои знания и опыт, а также ясно описать методику управления задачами. Вскоре займусь этим.

О своей системе ведения задач я как-то рассказывал на Lifehacker.

Возвращаясь к вопросу. Есть несколько рекомендаций, которые пришли мне на ум первым делом.

Эффективное управление бизнес процессами и задачами

  1. Остановите входящий поток. Для того чтобы разобрать работающий механизм, его нужно для начала остановить. Вы не сможете привести в порядок задачи, пока они продолжают поступать к вам бурным потоком. Так что остановите поток. Не принимайте новые задачи и возьмите паузу. Такая остановка не только позволит вам спокойно разобрать текущий список дел, но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет номер 1 – соберите все задачи в один список и не принимайте новые,  пока не наведете порядок в списке. Ремарка – список дел находится «в порядке», когда вы понимаете все, что нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт наиболее важный. Это не шутка. Вы должны вернуть себе чувство удовлетворения.  И поймите – мир не рухнет и компания не развалится, если вы самоустранитесь на пару дней.
  2. Оцените временные затраты. Следующее, что необходимо сделать – это оценить, сколько времени понадобится для каждой задачи. Высокая точность оценки здесь не нужна. Оцените «на глазок». Главное, чтобы вы смогли понять – сколько всего времени надо потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Возможно,  получится так, что по предварительным оценкам на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены во времени таким образом, чтобы вы реально могли их выполнить, значит, список абсурден и требует оптимизации.
  3. Оптимизируйте список. Непростое дело. По одной причине – эффективное управление бизнес процессами требует серьезной и критической оценки своих дел.
  • Отдайте другим все, что они могут сделать без вас. Есть сомнения? Думаете, вы справитесь лучше? Все равно отдайте и поставьте напоминание о контроле.
  • Группируйте задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте похожие дела подряд. Это экономит время.
  • Отложите все, что можно сделать позже. Даже дела, связанные с клиентами, можно перенести. Просто организуйте это. Распределите контакты с клиентами более равномерно. Измените сроки там, где это можно сделать. Освободите себе пространство для маневра.
  • Удалите все, что утратило актуальность. Безжалостно убивайте задачи, целесообразность которых сомнительна.
  1. Выполняйте задачи по порядку. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это значит, что вначале идут самые короткие по времени дела. Сделайте все дела, требующие меньше 30 – 40 минут. Делайте их подряд, пока не кончатся. Обо всем остальном забудьте. Когда короткие задачи закончатся, окиньте список взглядом. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть, вы даже можете возобновить поступление задач. В любом случае распланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы вы почти со 100% вероятностью смогли их выполнить в назначенные сроки. И создайте еще себе резерв в 15-20% от времени, требуемого на решение задачи. Сейчас лучше недоделать, чем переделать.
  2. Скажите «Нет» жесткому планированию. Ни в коем случае жестко не ограничивайте время и срок выполнения задач. Сейчас жесткое планирование является вашим врагом. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного контроля. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и долю вольности. Не загоняйте свой мозг в рамки. Иначе придете туда, откуда начинали. Вам необходимо спокойно, размеренно выполнять задачи из списка в установленном порядке. Еще раз – по порядку. Не беритесь за выполнение задачи, пока не закончите предыдущую. Одна задача в один момент времени.

Самое важное – поймите и примите тот факт, что вы МОЖЕТЕ себе позволить остановиться и привести дела в порядок. И что другого выхода просто нет.

А каково ваше мнение? Оставляйте комментарии. Буду рад обсудить!

На главную

 

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.