Письмо сотрудникам. Часть 2

Планирование задач

В конце концов, планирование и управление задачами - это два самых важных навыка, которые позволяют не утонуть в нашем ритме и успешно лавировать меж рифов обстоятельств.
Когда я говорю о планах и планировании, у меня перед глазами стоит не календарь, а сетевой график. Это значит, что планирование - это не назначение задач на определенный день, но создание такой системы, которая будет подсказывать, что следующее.

Важно усвоить одну простую истину: многозадачность - это миф. Качественное выполнение двух дел одновременно невозможно. Параллельные задачи - самообман. Даже выполняя несколько, как вам кажется, дел одновременно, мозг последовательно переключается с одного дела на другое. В результате - потеря концентрации и множество побочных эффектов. Например, если вам кажется, что вы переделали кучу дел, но ничего конкретно не сделали, это говорит о потере концентрации. Вы были везде, а значит, нигде.

К чему я все это говорю - ваши планы должны выстраиваться последовательно. Именно поэтому нужен сетевой график.

Итак. Что нужно, чтобы эффективно планировать? Всего 4 вещи:

1. Нужно понимать, имеет ли задача привязку ко времени.
2. Задачи должны иметь такой размер, чтобы ими можно было оперировать - расставлять по местам. Для этого существует декомпозиция задач и определение времени выполнения задачи.
3. Должны быть понятны взаимосвязи задач.
   Последовательность в самом простом варианте - пока не сделал А, не надо делать Б. Важна еще последовательность между событиями и задачами - пока не пришло уведомление, нет смысла идти на почту за посылкой.
4. Понимание контекста. Не самое простое для использования, но очень важное понятие.

Привязка задач ко времени

По большому счету есть два типа задач - те, которые имеют жесткую привязку ко времени, и те, которые не имеют. Привязка ко времени означает, что задачу нужно выполнить к определенному сроку или в определенный период времени. И если с первым понятно, это просто крайний срок выполнения, то вариант задачи, которая выполняется в определенный период - встречи.

Занимаясь планированием, первым делом определите тип задачи по времени. Во-вторых, расставьте задачи во времени. Укажите крайний срок для соответствующих задач. Добавьте в календарь встречи.

Все встречи, вне зависимости от формы проведения, нужно заносить в календарь. Это должно быть на уровне привычки. 

Теперь нужно дальше разобраться с задачами, имеющими крайний срок. Для этого перейдем к декомпозиции.

Декомпозиция задач

И хоть эта фраза уже набила оскомину, повторю - слона нужно есть по частям. Что это значит? "Слон" - это большая, сложная задача. Чтобы ее осилить, нужно разбить большую задачу на ряд мелких. Разбиение задач на подзадачи и есть декомпозиция. Правда, это не значит, что у вас будет существовать лишь два уровня декомпозиции - "верхняя" задача и ее подзадачи. Уровней может быть много - подзадачи, в свою очередь, могут разбиваться на более мелкие подзадачи и так далее.

Декомпозиция задач - основа успешного планирования. 

Вроде все понятно, но тут возникает вопрос - до какого уровня нужно декомпозировать задачи? Насколько "мелкими" должны быть подзадачи?
В свое время я тоже задался этим вопросом и в итоге нашел для себя универсальное определение - самая мелкая задача должна быть такой, чтобы ее можно было выполнить за один присест. Это гарантирует, что у меня не будет "повисших" задач, за которые я взялся, но не довел до конца.

В конце концов, крупные задачи требуют времени, но подзадачи, из которых состоит большая задача, должны выполняться по принципу "одна задача за один подход".

Этот принцип оказался хорош по многим параметрам, но самое важное - это реализация поговорки "дорогу осилит идущий". Сила маленьких шагов. Делая по шагу (по одной задаче) за раз, но регулярно, вы точно будете продвигаться вперед.
Что не менее важно, декомпозиция по этому принципу гарантирует, что вы осмыслите задачу прежде чем тронуться в путь.

Декомпозиция - это проработка задачи до ее выполнения. Декомпозиция снижает уровень неопределенности.

Но что значит "одна задача за один присест"? Каков размер этого "присеста"?
Давайте рассуждать следующим образом - все задачи, которые вы планируете сделать за день, должны быть выполнены. В дневном списке может быть 2-3 задачи или десяток. Тут уже бывает по-разному. Но все задачи должны быть выполнены. А значит, размер задач должен быть таким, чтобы все они поместились в рамках одного дня.

Так что "присест" может быть и на 15 минут, и на 4 часа. Главное, чтобы взявшись за задачу, вы смогли выполнить ее в рамках одного дня. Надеюсь, вы поймете, что я имею в виду.

И тут пора сказать об оценке времени, которое потребуется для выполнения задачи. Это очень хорошая практика, и во многих продвинутых таск-менеджерах можно указывать ожидаемое время выполнения задачи.
Скажу честно, я не указываю время для абсолютно всех задач. Хотя был период, когда делал это в обязательном порядке. Просто со временем я научился планировать свой день вместе с оценкой длительности задач. Если вы никогда этого не делали, крайне рекомендую приучить себя оценивать и проставлять ожидаемое время. Это пригодится для самооценки эффективности планирования. Ведь одна из самых распространенных ошибок планирования - неверно оцененное время.

Что касается меня, то я обязательно указываю ожидаемую длительность для следующих типов задач:

• задачи, длительность которых я не могу оценить с лету. Да, да. Именно то, что неизвестно, требует оценки. Чем больше я это делаю, тем точнее становится оценка времени… со временем.
• задачи, которые выполняются в определенных контекстах. О контекстах расскажу чуть дальше, но приведу пример - у меня есть контекст "на досуге". Все задачи с таким контекстом не обязательны для выполнения и, как правило, я делаю их в дороге. Например, прочитать какую-то статью. Зная, сколько времени в моем распоряжении в определенный момент в дороге, я выбираю соответствующую задачу. Допустим, у меня есть 15 минут в метро, я выбираю такую задачу в контексте "на досуге", длительность которой оценена в 15 минут. Профит.
• задачи, требующие большого куска времени. Все задачи, решение которых займет более 2 часов, имеют оценку времени. Как правило, подобные задачи требуют выделенного времени. Чтобы ничто не отвлекало. Такие задачи я потом планирую в календаре. Это позволяет мне "забюджетировать" время задачи для эффективного ее выполнения.

Правило - выделяйте и организуйте свое время на выполнение больших и сложных задач. 

Взаимосвязи задач

Когда вы разобрались с задачами, привязанными ко времени, остаются все остальные задачи. Как правило, они имеют определенный порядок выполнения и зависимости.

В первую очередь, определите задачи, которые зависят от других задач. Обязательно распишите зависимости. У вас получатся последовательные цепочки задач. Прямо как цепочки бизнес процессов. Уже станет понятен основной порядок выполнения. Но будут такие места, когда вы можете как бы делать несколько дел одновременно. И тут нужно сделать выбор - определить приоритеты.

Это сделать несложно. Просто посмотрите, какое количество задач связано с рассматриваемыми задачами. Причем смотрите на всю длину связанных с задачей цепочек. Так вы легко обнаружите, что от одной задачи зависят дальше 5 задач, а от другой - 1. При прочих равных (ненавижу эту фразу) задачу, от которой зависят последующие 5, нужно делать первой.

Когда вы определили приоритеты между "параллельными" задачами, просто выстройте их в порядке выполнения. Piece a cake!

И вот еще что. Зависимость может быть не только от ваших задач, но и от других обстоятельств, факторов и событий. Обязательно укажите такие события и зависимые от них задачи. К примеру, только после того, как выполнена задача "получен отчет", можно приступить к задаче "проверить отчет". Все как в моделях бизнес процессов, верно?

Важное замечание. На самом деле нет задач, связанных с ожиданием. Нет такого действия - ждать. Но есть действие контроля. Вместо "подождать отчет", запишите себе задачу "проверить, получен ли отчет". И назначьте такую задачу на конкретный день. Так вы всегда будете держать руку на пульсе. И да, у меня есть такие задачи, связанные с вами (напомнить, узнать, спросить, уточнить). И да, я очень надеюсь когда-нибудь от них избавиться. Совсем. Надеюсь, намек ясен.

Давайте вернемся к задачам, которые имеют крайний срок.
Вы указали крайний срок задачи. Декомпозировали ее на более мелкие. Определили, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи. Определили их взаимосвязь и последовательность выполнения. Теперь вам понятно, когда нужно приступать к первой подзадаче, чтобы выполнить большую задачу в срок. Что получилось? План! Причем рабочий план, которым реально можно руководствоваться. Доведите это до привычки, и вам не будет равных в эффективности.

Контексты

Контексты - это гениальная вещь! Контексты позволяют повышать эффективность за счет двух свойств:

• Они помогают группировать задачи, чтобы делать их "пачками"
• Контексты помогают делать задачи тогда и при тех условиях, когда это нужно или лучше всего.

В системах управления задачами, как в нашей Asana, есть теги. Теги позволяют назначить нужные (причем сколько угодно) контексты задаче. Далее можно выбрать все задачи с этим контекстом и работать с ними. Именно поэтому у нас есть теги, связанные с состоянием задачи. Каждый день я открываю контекст In Progress и смотрю, какие задачи находятся в работе.

Но сила контекстов не в тегах, а в том, что они объединяют задачи определенным признаком. Это может быть время - 15 минут, как в примере выше. Место - офис, дом, в дороге, в магазине и т.д. Это могут быть люди - в моем задачнике есть контексты для каждого из вас. Так я могу, к примеру, открыть все задачи для обсуждения при разговоре с кем-то из вас. Ну или увидеть все задачи, которые у вас есть.

Контексты могут отражать ваше состояние. Например, у меня есть контекст "туплю". Таким контекстом "награждаются" задачи, не требующие креативности и высокого тонуса. Это то, что можно делать полуавтоматом, под приятную музыку.

У каждого свои наборы контекстов, но у вас должны быть заведены контексты для коллег, проектов, клиентов и групп действий (почта, звонки и так далее). Последнее нужно для того, чтобы можно было выполнять задачи "пачками". И логика здесь такая - наш мозг устроен так, что проще выполнять однотипные задачи одна за другой. Это значит, что если вы собираетесь ответить на почту, то делайте это за один присест. Так будет проще. Кстати, я отвечаю на всю почту один, максимум два раза в день. То же касается разбора задач в Asana - несколько задач, связанные с этим, делаются скопом. Поверьте, так намного эффективнее.

Если подойти к вопросу формирования контекстов вдумчиво, они станут очень сильно помогать вам. И не только в работе. 

План на день

Как ежедневные операционные процессы обеспечивают выполнение стратегии компании, так план на день обеспечивает выполнение всего того, о чем я рассказывал выше.

Кому-то все сказанное мною может показаться слишком сложным. Но здесь есть очень простая логика - проработка и планирование задач позволяют обеспечить эффективный план на день.

Если вы последуете моим советам, то обнаружите, что составить действенный план на день стало очень просто. Открывая задачи с утра, вы видите все задачи, которые жестко запланированы на сегодня, и задачи без срока, но которые являются "следующими". Вы понимаете, сколько займет каждая из "следующих" задач, а значит, не составит труда "набить" столько задач, сколько вы сможете осилить сегодня.

Свой план на день я "делаю" каждый вечер на следующий день. Мне так удобно. Вам может быть удобно делать это с утра. Тут кому как нравится.

Важно, чтобы план на день был, чтобы он каждый день продвигал вас в "глобальном плане", чтобы он был перед глазами и чтобы вы ему следовали. 

Ну и еще несколько советов.

• Как можно чаще используйте метод обратного планирования. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
• На первое место в плане ставьте задачи, от результатов которых зависят другие люди.
• Уже на этапе планирования группируйте отдельные однотипные задачи.
• Каждый день работайте над своими планами, но при этом…
• Не путайте планирование и выполнение. Без плана, конечно, дела делаются не так эффективно. Но без выполнения любой план лишь пустышка.
• Эффективный план на день не состоит из пары десятков задач. Вообще количество задач на день не является мерилом эффективности. План на день эффективнее, если: а) в конце дня все задачи выполнены и б) вы испытываете чувство удовлетворения от проделанной работы.
• Очень советую прочитать две книги "Как привести дела в порядок" Дэвида Аллана и "30 дней достижения результатов" Дж.Д Мейера.

В следующий раз расскажу об управлении и подходах к выполнению задач.
Ciao!

Первую часть письма можно прочитать здесь.