Главная страница » Блог » Письмо сотрудникам. Часть 1

Письмо сотрудникам. Часть 1

Недавно, я затеял серию писем для наших сотрудников, посвященную личной эффективности. Это сборник советов и рекомендаций, которые я сам ежедневно практикую. Так что – это сугубо практичные советы. Сборник разбит на 4 блока: управление задачами, управление временем, мышление и подходы, и развитие. Мне показалось, что эти письма будут интересны и вам – ведь не может быть эффективности в управлении бизнес процессами, если ее нет в управлении собой.

Дорогие коллеги. Вы знаете, насколько большое значение я придаю вопросам личной эффективности. Причиной тому является не столько желание успевать делать больше, хотя это и важно, сколько стремление к спокойной жизни. Да, да, именно спокойной. Потому что спокойствие, для меня, заключается не в низкой интенсивности событий и дел, но в отсутствии ощущения «загнанной лошади». А последнее – неизменный спутник современного человека.

Эффективность заключается в том, чтобы делать то, что нужно, тогда, когда это нужно и нужным способом.

Чтобы делать то, что нужно, должна быть возможность выбрать самое нужное, на сейчас, дело из всех дел. Поэтому так важно записывать и управлять записями дел. А чтобы понимать, какое дело сейчас нужнее других, необходимо определять цели, декомпозировать задачи на более мелкие и, самое главное, определять очередность задач исходя из того, как они зависят друг от друга.

Чтобы делать нужное дело, в нужное время, нужно иметь план. Да, да, все так просто мистер Фикс. Есть ли у вас план мистер Фикс? Но план только предполагает, вы же, в каждый текущий момент времени, располагаете.

Это значит, что:

  • нужно научиться понимать, каким делам, из тех, которые нужно сейчас делать, лучше всего подходит настоящий момент;
  • нужно научиться управлять текущим моментом таким образом, чтобы можно было выжать из него максимум пользы.

Поэтому, важно умение планировать дела и свое время. При этом, чтобы планировать свое время, нужно не только иметь соответствующий навык, но и знать свои особенности мышления / поведения в разное время.

Чтобы делать нужные дела не только в нужное время, но и нужным способом, нужно знать разные способы, всегда готовиться к выполнению дела, уметь использовать возможности и отсекать все, что мешает. А для этого, в свою очередь, нужно уметь управлять собой – мыслями, процессом мышления, подходами и точками зрения, настроением и концентрацией.

Также необходимо постоянно развиваться, изучать и осмысливать разные подходы к решению задач, иметь силу воли и стремление к прекрасному, чтобы доводить каждое дело до результата, который принесет вам удовлетворение.

Все это конечно здорово, – скажите вы, но слишком обобщенно. Где конкретика? И, конечно, будете правы. Поэтому дальше, вы найдете рекомендации, которые я вынес через работу над подходами к управлению задачами.

Надеюсь, вы найдете их применимыми.

Рекомендации разбиты на несколько групп

  1. Управление задачами
  2. Управление временем
  3. Мышление и подходы
  4. Развитие

Управление задачами

Запись задач

Самое главное правило – записывайте все задачи. Всегда.

Записывайте буквально все – задачи, идеи, гипотезы, напоминания и так далее. Записывайте книги, которые хотите прочитать, фильмы, которые хотите посмотреть и музыку, которую хотите послушать. Записывайте абсолютно все рабочие задачи. Когда у вас несколько разных проектов, что-нибудь, да забудется. Записывайте идеи – эти записи станут неисчерпаемым источником вдохновения и развития.

Если вы все записываете и потом работаете с записями, то вероятность того, что дела, отложенные в “долгий ящик” все-таки будут выполнены, повышается. Проще говоря – если вы уже много лет собираетесь выучить испанский, и все никак, то, скорее всего, это так и не произойдет. Но если вы сделаете одно простое действие – запишите это желание как задачу, это уже увеличит вероятность выполнения. Подробнее об этом в разделе Выполнение задач.

Кстати, все успешные люди, которых я знаю, ведут записи.
Не вдаваясь в лишние подробности, скажу лишь, что задачи нужно записывать по двум причинам:

  1. “выгружая” задачи из мозга, вы высвобождаете ресурсы, которые обрабатывают незаписанные задачи.
  2. если у вас все записано, вы можете управлять этим намного эффективнее. Управлять можно лишь тем, что известно и понятно. А если все собрано в одном месте – управление становится намного проще.

Отсюда второе правило.

Все задачи должны быть собраны в одном месте.

И это не то место, куда частенько засовывают разные дела. И сразу плохая новость – бумажный ежедневник не подходит для этого. Почему? Потому, что ежедневник не позволяет эффективно работать с большим количеством записей. А если вы будете все записывать, то записей будет много.

Благо существует огромное количество кросс платформенных электронных органайзеров. Для совместной работы в компании мы используем сервис Asana. Это и есть кросс платформенный электронный органайзер. Кстати, да, вы можете использовать его же для управления личными задачами.

Место, куда вы будете записывать задачи, должно соответствовать минимальным требованиям:

  • Доступ откуда угодно и когда угодно. Что с вами всегда? Правильно, телефон. Вот и используйте его в качестве устройства для записи.
  • Помимо названия задачи, важно иметь возможность сразу сделать заметки.
  • После записи, должна быть возможность обрабатывать задачу – изменять, устанавливать сроки, теги, сортировать, фильтровать, заводить напоминания и т.д. Об этом чуть дальше

Место записи и система управления задачами – должно быть одним и тем же.

В общем – изучите все возможности Asana и используйте на полную катушку. И будет вам счастье.

Формулировки имеют значение

Когда записываете задачи, называйте их так, чтобы, даже спустя время, было понятно, о чем речь и что нужно сделать. Напомню – есть весьма рабочий подход к постановке задач по названием SMART. Используйте.

Сами понимаете – задача “Гена гармошка”, может ввести в ступор кого угодно. Хотя вы всего лишь хотели сделать напоминание о том, что нужно купить новую гармошку на день рождения Геннадия.

Понятная задача - понятное исполнение. 

И еще. Формулировка важно не только потому, что это позволяет не прилагать дополнительных усилий для расшифровки и сразу приступить к выполнению, но и потому что это мотивирует. В формулировке должен быть заложен смысл. Так сказать, не только буква, но и дух. Согласитесь гораздо интереснее работать над задачей “Приручить дракона”, чем “Привлечь в компанию драконий ресурс”

Делайте заметки, комментарии и пояснения к задачам

Я частенько записываю темя для новых статей, в виде задач. Вот только названия иногда недостаточно. Нужно записать мысли, которые натолкнули на идею. Тогда я записываю все, что придумал, в качестве заметок к задаче. И поверьте – это спасало меня много раз.

Не ленитесь и снабжайте задачи пояснениями. Раскрывайте идеи, возможные пути решения, проблемы и риски. Порой, не сделав заметки, вы ну никак не сможете вспомнить что же там было такого гениального в задаче “Банан велик, а кожура его еще больше!”
Ложка хороша к обеду.

Система управления задачами

Вы, наверное, уже поняли, что без системы управления задачами не обойтись. Ну и хорошо. Будь то Asana или иные инструменты – они все равно должны быть.

Система управления задачами состоит из трех составляющих – структура, правила и инструменты. Инструментам посвящено множество статей, обзоров и прочей литературы. На этом пункте останавливаться не буду. Тем более я рекомендую остановиться на Asana, потому что вы сможете вести и рабочие, и личные задачи в одной системе.

Структура задач

Плохая новость – структура задача уникальна для каждого. Более того – она меняется с течением времени. Хорошая новость – ваша структура, ваши правила.

Много лет назад я рассказывал о своей структуре и системе управления задачами. На тот момент это было для меня актуально. Думаю, вы можете почерпнуть несколько полезных мыслей оттуда.
Сегодня моя структура имеет несколько иной вид и соответствует текущим потребностям.

Вот несколько советов по разработке собственной структуры задач:

  • Определите верхний уровень структуры через области деятельности. Проще говоря – определите, какие направления деятельности наиболее важны для вас сейчас. В этих же направлениях должно быть наибольшее количество задач, идей, записей и так далее. Список этих направлений станет корнем в вашей структуре. Мои корневые папки сейчас выглядят так:
  • Клиенты – здесь находятся клиентские проекты, задачи и т.д.
  • Маркетинг – все что связано с сайтом, блогом, коммуникациями и т.д.
  • Операции и управление – поручения, операционные задачи и прочее.
  • R&D – все что связано с разработками, исследованиями, совершенствованием деятельности компании и так далее.
  • Личное – спорт, семья, личное развитие и прочее.
  • Когда-нибудь – отдельная история, о которой расскажу дальше.

Далее, каждая из этих папок разбивается на подпапки. К примеру, папка клиенты, разбита на папки, где каждая соответствует одной из компаний, с которыми мы сейчас работаем. А уже каждая папка компании, имеет в своем составе папки с проектами, одиночными задачами, заметками, идеями и так далее.

Такая структура позволяет мне работать с задачами в удобном, для меня, порядке.

Поэтому – после того, как определили верхний уровень структуры, декомпозируйте каждую ветку таким образом, чтобы это соответствовало тому, как вы рассматриваете задачи, переходя из одной подпапки к другой, в рамках одной ветки.

Забыл сказать. Обязательно используйте папку “Входящие”. Помещайте туда все записанные задачи, пока они не нашли своего места в структуре. Входящие, это ваш ящик, в который вы сбрасываете все, а потом раскладываете по местам.

При разработке структуры используйте подход mind mapping. Это самый лучший инструмент для структурирования. 

Сразу думайте о том, как задачи будут попадать в соответствующие ветки и перемещаться между ними. Думайте о правилах.

Что такое правила управления задачами? Ну это правила. Правила, которые вы применяете, чтобы принять решение – куда поместить ту, или иную задачу.
Правила, а точнее их выполнение, наполняет систему жизнью. Правила — это динамика.
Правила должны определять:

  • Как задачи из папки “входящие” попадают в вашу структуру.
  • Когда вы разбираете папку “входящие”
  • Из каких папок в какие, могут перемещаться задачи.
  • Каковы условия перемещения задач из одной папки в другую.
  • Как задачи из структуры будут попадать в ваш план на день. (Это отдельная история, о которой я расскажу чуть дальше)
  • Как и какие свойства задач вы будете обязательно заполнять.
  • Что нужно делать с задачами, которые висят не тронутыми больше, чем Н дней.
  • Как можно группировать и типизировать задачи и какие группы правил к ним можно применять.

После того, как вы разработаете структуру и правила, нужно будет настроить инструмент – наполнить структурой и настроить возможные правила.

По мере работы с системой управления задачами, вы будете менять структуру, менять правила и находить комбинации и подходы, которые помогут повысить личную эффективность.

Еще несколько важных моментов:

  • Повторю. Система управления задачами всегда должны быть под рукой
  • Система должна напоминать вам о задачах
  • С системой должно быть удобно работать
  • Удобство работы не приходит сразу. Нужно перебороть себя и начать работать с задачами, чтобы система стала по настоящему полезной
  • Система управления задачами должна давать ответ на вопрос – что нужно делать дальше И тут мы приходим к одному из самых важных пунктов – планирование задач.

Письмо сотрудникам. Часть 2

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.