Главная страница » Блог » Управление процессами – определение целей и задач

Управление процессами – определение целей и задач

Управление бизнес процессами проходит в 3 основных этапа. Первый – Разграничение, его можно считать подготовительным. На данном этапе необходимо составить карту основных бизнес процессов компании, подготовить список всех процессов, определить владельцев процессов и процессные команды. Об этом я уже рассказывал. Осталось сформулировать цели и задачи, затем подготовить план коммуникаций. Цели и задачи бизнес процессов определяют второй этап – Создание бизнес процессов.

Управление бизнес процессами само по себе имеет ряд целей. К таким целям относится формализация процессов, увеличение управляемости, повышение эффективности процессов и т.д. Но сейчас нам необходимо подготовиться к этапу создания бизнес процессов и определить, каких целей мы хотим достичь и какие задачи выполнить. В качестве базовой информации необходимо использовать карту основных бизнес процессов, список всех бизнес процессов и цели / задачи компании.

Цели и задачи бизнес процессов

Цели и задачи управления процессами должны быть полностью согласованы с целями и задачи всей компании.

  • Цель – то, чего мы хотим достичь.
  • Задача – то, что необходимо сделать, чтобы достичь цели.

И цели, и задачи должны быть сформулированы таким образом, чтобы было понятно – чего и когда необходимо достичь. Конечно же, здесь помогает уже избитая, но весьма эффективная методика SMART.

К примеру, цель «Увеличить эффективность производства» непонятна. Необходимо четко определить, на сколько нужно увеличить эффективность и в какой срок. Так что меняем формулировку «Увеличить эффективность производства на 10% к 1 апреля 2014 года».

При задании конкретных показателей и сроков будьте реалистичны. Крайне важно, чтобы цель была достижима. И еще. Когда вы говорите «увеличить эффективность» или про какой-то иной параметр, необходимо убедиться, что все понимают, что такое эта самая эффективность.

Если понятие спорно, дайте конкретную методику расчета данного показателя.

В противном случае каждый участник поймет данный показатель по-своему, а цель не будет достигнута.

Итак, какие цели вы можете поставить исходя из текущей ситуации? Для этого необходимо просмотреть карту основных процессов и список всех бизнес процессов, а затем ответить на несколько вопросов:

  • Что необходимо изменить в карте основных процессов? Какой она должна быть?
  • Нужно ли изменить текущие процессы, участвующие в цепочке создания ценности? И если нужно, то как?
  • Что в списке процессов вызывает сомнения и должно быть изменено?
  • Как или на что это должно быть изменено?
  • Позволяют ли текущие процессы эффективно достигать целей компании?
  • Соответствуют ли текущие процессы нашему представлению о том, как это должно быть в компании?

В результате ответов на данные вопросы вы должны получить список конкретных целей или пожеланий.

Теперь согласуйте полученные цели и пожелания с целями компании.

Если сформулировать конкретные цели не получилось, попробуйте проанализировать и задать конкретные цифры для полученных пожеланий относительно процессов.

Задать более конкретную методику постановки целей сложно, поэтому я приведу примерный список возможных областей целеполагания. Напомню, что цели определяются для этапа создания бизнес процессов.

Итак, можно ставить цели в следующих областях:

  • Объединение процессов в один или, наоборот, разделение процессов.
  • Изменение продуктов процессов или изменение рабочих потоков. Рабочий поток – это тот путь, который проходит продукт от начального материала до конечного продукта.
  • Изменение владельцев процессов.
  • Перераспределение (изменение компоновки) процессов.
  • Внедрение новых процессов.
  • Устранение процессов из структуры компании.
  • Изменение вспомогательных процессов или процессов управления.
  • Цели, связанные с конкретными изменениями тех или иных показателей процессов. К примеру, сокращение затрат на процесс.

Если цель – это то состояние, которого мы хотим достичь, то задача – это конкретный шаг, который необходимо выполнить для достижения цели.

Естественно, маловероятно, что цели будут достигаться посредством выполнения одной задачи, так что за каждой целью закрепляется целый список задач и подзадач. Задачи должны иметь более конкретную формулировку, чем цели.

Каждая задача должна иметь:

  • Конкретный критерий ее выполнения: что именно должно быть выполнено и как станет понятно, что это, собственно, сделано.
  • Срок выполнения.
  • Исполнитель – кто конкретно своими ручками будет выполнять задачу.
  • Ответственный – кто несет ответственность за данную задачу. Далеко не всегда исполнитель и ответственный – это одно лицо.
  • Ресурсы на выполнение задачи. Нужно указать, что дается для того, чтобы выполнить задачу.
  • Если необходимо, то указать возможные варианты, формы или пути выполнения задачи. К примеру, задача “Подготовить отчет” должна пояснять, в каком виде данный отчет должен быть выполнен, т.е. задаются определенные требования к задаче.

Пример.
Цель – повысить эффективность процесса производства на 10% к 1 апреля 2014 года.
Задача 1 – уменьшить использование расходных материалов на 15% к 1 января путем усовершенствования оборудования. Ответственный – Иванов.
Задача 1.1 – Подобрать поставщика оборудования к 1 октября. Исполнитель – Т. Питерс
Задача 1.2 – Согласовать бюджет закупки оборудования к 14 октября. Исполнитель – Т. Питерс
И т.д.

Помимо целей, связанных с целями конкретной компании, необходимо формализовать цели и задачи, связанные непосредственно с созданием процессов.

Пример “создать модель и комплект сопутствующей документации процесса Производство к 1 ноября” – это цель. Задачи будут описывать конкретные шаги по созданию модели и документации. Об этом я буду рассказывать в дальнейшем.

Таким образом, цели и задачи бизнес процессов приобретают вид конкретного списка , шагов по достижению целей. Соответственно, при создании бизнес процессов вы будете ориентироваться на данный список.

Помните – цели и задачи бизнес процессов должны быть согласованы со всеми заинтересованными лицами.

К заинтересованным лицам относятся не только исполнители и ответственные, но и те, на чью работу это может повлиять.

К примеру, при согласовании бюджета на закупку оборудования необходимо согласовать задачу не только с тем, кто будет готовить бюджет, но и с тем, кто будет его рассматривать и утверждать.

Только в таком случае задача будет выполнена без проволочек. Точнее, вероятность возникновения рисков и пресловутого человеческого фактора существенно снижается.

Зачастую к постановке целей и задач подходят очень формально. Результатом является большое количество “непредвиденных обстоятельств” в процессе достижения цели и несоответствие полученного результата ожиданиям. Не допускайте таких ошибок.

[maxbutton id=”1″] [maxbutton id=”2″]

 

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.