Для того чтобы правильно составить список бизнес процессов компании, необходимо узнать что именно выполняют отделы и конкретные сотрудники. Несколько дней назад я рассказывал о том как составить список функций и задач сотрудников. На основании именно этого списка и готовится перечень бизнес процессов компании.

Бизнес процессы имеют в своем составе множество задач из различных функций. Т.е. по сути, для того чтобы составить бизнес процессы из перечня задач, необходимо решить – по какому признаку можно группировать задачи в бизнес процессы.

Для того чтобы объединить, полученный список функций и задач, в процессы, нужно понимать по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?

Очевидно, что результатом и целью процесса, является получение какого то продукта. Итогом процесса всегда будет продукт.  Функции и задачи так же выполняются с определенной целью. Такой целью, всегда, будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.

Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес процессы, к которым задачи и функции относятся.

Продолжаем шлифовать список бизнес процессов компании

Шаг №1 – Понять ради каких продуктов выполняются задачи и существуют функции.

Не каждая задача имеет своим результатом какой то существенный продукт. Но каждая задача выполняется ради целевого продукта. Это значит что задачи, как и операции в процессе, выполняются ради того, чтобы получить результат бОльший чем результат каждой задачи.

К примеру. Задачи: создание макета печатной продукции, согласование макета, подготовка макета к печати – все эти задачи выполняются ради итогового продукта. В данном наборе, итоговым продуктом будет являться, готовый к производству макет.

Можно ли объединить все 3 задачи в один процесс и назвать его “Подготовка готового макета”? Да, можно. Но может быть и по другому. Все зависит от того, как мы оцениваем продукт:

• Есть и у продукта полуфабрикаты?
• Если да, то стоит ли нам рассматривать их как законченные промежуточные продукты?
• Продукт может вернуться к исполнителю в рамках текущих функции?
• Сильно ли будет преобразовываться продукт в следующем процессе?

Если вы получили ответы “да” на 1,2 и 4й вопросы, то продукт стоит рассматривать отдельно. Если наоборот – не выделяйте промежуточные продукты.

К примеру, если вы ответите на данные вопросы, применительно к указанным выше 3-м задачам, то обнаружите что лучше данные задачи разбить на 2 процесса. “Создание и согласование макета” и “Подготовка макета к производству”. Дело в том что макет не перейдет к предпечатной подготовке до тех пор, пока его не утвердят. При этом после задачи утверждения, макет может вернуться к задаче создания. И так может пройти несколько циклов. Итогом же, будет макет, который уже подготовят к печати. 1 утвержденный макет = 1 подготовленный к печати. Следовательно мы имеем два продукта, а значит и два процесса.

В результате первого шага, вы увидите, что задачи сотрудников относятся к продуктам.

Шаг №2 – Записать все продукты и задачи/функции, относящиеся к ним.

Вы уже составили список задач и функций, и определили продукты, ради которых выполняются задачи. Обязательно запишите все на бумагу. Даже если “и так все понятно”.

Шаг №3 – Дать название процессу, результатом которого является продукт. 1 продукт = 1 процесс.

Теперь посмотрите на список продуктов и определите – результатом какого процесса является каждый продукт. Названия процессов должны быть понятными и отображать суть процесса. А суть процесса заключается в продукте 😉 Пусть на один процесс приходится один продукт. Вы увидите что в результате некоторых бизнес процессов появляется несколько продуктов. Это нормально.

Шаг №4 – Сгруппировать или разбить процессы, если требуется.

Теперь необходимо оптимизировать список процессов. Для этого:

• уберите все  дубликаты процессов в списке
• оцените возможность объединения нескольких процессов в один – если продукт процесса слишком простой или нет смысла уделять ему отдельное внимание – посмотрите какой продукт находится на порядок выше и объедините все процессы этого продукта.
• оцените необходимость деления процессов – если процесс слишком большой и его продукт сложен, попробуйте оценить необходимость его разделения на несколько процессов. К примеру процессов производства можно разделить на несколько процессов, проектами которых будут являться полуфабрикаты. Для определения продуктов вернитесь к шагу 1.

В результате у вас останется список реальных процессов компании. Напоследок скажу следующее – всегда старайтесь делать список простым. Чем проще сделано, тем проще понимать. Но при этом помните о том, что понимание так же должно быть достаточным.

Возможно с первого раза, создать список не получится. Ничего страшного. В любом случае его необходимо пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии, хотя бы раз в квартал.

На основании списка вы будете, в дальнейшем, разрабатывать модели процессов, проводить их внедрение и оптимизацию. Так что сложно недооценить важность данного шага.

Еще раз – без подготовленного списка бизнес процессов, будет невозможно разрабатывать и оптимизировать бизнес процессы. Список необходимо сделать. Удачи!

Есть вопросы? Напишите мне

На главную