Для правильного составления списка бизнес-процессов компании необходимо узнать, что именно выполняют отделы и конкретные сотрудники. Несколько дней назад я рассказывал о том, как составить список функций и задач сотрудников. На основании именно этого списка и готовится перечень бизнес процессов компании.

Бизнес-процессы имеют в своём составе множество задач из различных функций. То есть, по сути, чтобы составить бизнес-процессы из перечня задач, необходимо решить – по какому признаку можно группировать задачи в отдельные процессы.

Для того чтобы объединить полученный список функций и задач в процессы, нужно понимать, по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?

Очевидно, что результатом и целью бизнес-процесса является получение какого-то продукта. Итогом процесса всегда будет продукт.  Функции и задачи также выполняются с определённой целью. Такой целью всегда будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.

Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес-процессы, к которым задачи и функции относятся.

Продолжаем шлифовать список бизнес-процессов компании

Шаг №1 — Понять, ради каких продуктов выполняются задачи и существуют функции.

Не каждая задача имеет своим результатом какой-то существенный продукт. Но каждая задача выполняется ради целевого продукта. Это значит, что задачи, как и операции в процессе, выполняются ради того, чтобы получить результат больший, чем результат каждой задачи.

К примеру. Задачи: создание макета печатной продукции, согласование макета, подготовка макета к печати — все эти задачи выполняются ради итогового продукта. В данном наборе итоговым продуктом будет являться готовый к производству макет.

Можно ли объединить все 3 задачи в один процесс и назвать его «Подготовка готового макета»? Да, можно. Но может быть и по-другому. Все зависит от того, как мы оцениваем продукт:

• Есть ли у продукта полуфабрикаты?
• Если да, то стоит ли нам рассматривать их как законченные промежуточные продукты?
• Продукт может вернуться к исполнителю в рамках текущих функции?
• Сильно ли будет преобразовываться продукт в следующем процессе?

Если вы получили ответы «да» на 1,2 и 4-й вопросы, то продукт стоит рассматривать отдельно. Если наоборот, то не выделяйте промежуточные продукты.

К примеру, если вы ответите на данные вопросы применительно к указанным выше 3-м задачам, то обнаружите, что лучше данные задачи разбить на 2 процесса. «Создание и согласование макета» и «Подготовка макета к производству». Дело в том, что макет не перейдёт к предпечатной подготовке до тех пор, пока его не утвердят. При этом после задачи утверждения макет может вернуться к задаче создания. И так может пройти несколько циклов. Итогом же будет макет, который уже подготовят к печати. 1 утверждённый макет = 1 подготовленный к печати. Следовательно, мы имеем два продукта, а значит, и два процесса.

В результате первого шага вы увидите, что задачи сотрудников относятся к продуктам.

Шаг №2 — Записать все продукты и задачи/функции, относящиеся к ним.

Вы уже составили список задач и функций и определили продукты, ради которых выполняются задачи. Обязательно запишите все на бумагу. Даже если «и так все понятно».

Шаг №3 — Дать название процессу, результатом которого является продукт. 1 продукт = 1 процесс.

Теперь посмотрите на список продуктов и определите, результатом какого процесса является каждый продукт. Названия процессов должны быть понятными и отображать суть процесса. А суть процесса заключается в продукте 😉 Пусть на один процесс приходится один продукт. Вы увидите, что в результате некоторых бизнес процессов появляется несколько продуктов. Это нормально.

Шаг №4 — Сгруппировать или разбить процессы, если требуется.

Теперь необходимо оптимизировать список процессов. Для этого:

• уберите все дубликаты процессов в списке
• оцените возможность объединения нескольких процессов в один — если продукт процесса слишком простой или нет смысла уделять ему отдельное внимание, посмотрите, какой продукт находится на порядок выше и объедините все процессы этого продукта.
• оцените необходимость деления процессов — если процесс слишком большой и его продукт сложен, попробуйте оценить необходимость его разделения на несколько процессов. К примеру, процесс производства можно разделить на несколько процессов, продуктами которых будут являться полуфабрикаты. Для определения продуктов вернитесь к шагу 1.

В результате у вас останется список реальных процессов компании. Напоследок скажу следующее — всегда старайтесь делать список простым. Чем проще сделано, тем проще понимать. Но при этом помните о том, что понимание также должно быть достаточным.

Возможно, что с первого раза создать список не получится. Ничего страшного. В любом случае его необходимо пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии — хотя бы раз в квартал.

На основании списка вы будете в дальнейшем разрабатывать модели процессов, проводить их внедрение и оптимизацию. Так что сложно недооценить важность данного шага.

Ещё раз — без подготовленного списка бизнес процессов будет невозможно разрабатывать и оптимизировать бизнес процессы. Список необходимо сделать. Удачи!

Есть вопросы? Напишите мне

На главную