Коммуникации в бизнес-процессах

Коммуникации в бизнес-процессах

Итогом этапа Разграничение должна стать подготовка плана и правил коммуникаций. Коммуникации в бизнес процессах - это клей, который позволяет объединять сотрудников, отделы и подразделения в процессы.
Коммуникации в бизнес-процессах

Без эффективных и выстроенных коммуникаций невозможно не только наладить работу процесса, но и реализовать проект. Чтобы коммуникации в компании были эффективны и принимались всеми участниками, необходимы единые правила.  План необходим для того, чтобы взаимодействие происходило в обговоренном объеме и в установленное время.  План+правила - это и контроль, и повышение эффективности за счет обмена опытом и знаниями, и принятие решений, и корректировка хода работы.

Коммуникации в бизнес процессах - что это такое?

Если просто, то в рамках управления процессами коммуникации - это совещания, планерки, обсуждения, предоставление отчетов и т.д. Все возможные способы получения и обмена информацией по конкретному вопросу - в нашем случае - по вопросу создания бизнес-процессов (сейчас мы говорим о подготовке плана для второго этапа управления процессами). Соответственно план отражает, когда и по каким вопросам проводится та или иная форма коммуникаций.

План коммуникаций

Вид плана коммуникаций не имеет значения. Это может быть таблица, календарный план или просто текстовое описание. Главное, чтобы план был понятен и удобен в использовании для всех участников. В плане должна содержаться следующая информация:

  • Тема и предмет коммуникации (в дальнейшем - обсуждения)
  • Дата и время обсуждения
  • Участники обсуждения
  • План обсуждения - готовится ближе к самому обсуждению и рассылается всем участникам
  • Список необходимых материалов для обсуждения - также готовится ближе ко времени проведения. Необходимо указывать кто и что готовит к обсуждению.

Попросту говоря, план определяет кто, когда и зачем собирается и обменивается информацией.

Когда мы говорим о проекте создания (формализации) бизнес процессов, мы понимаем, что команде, участвующей в разработке, необходимо обмениваться информацией. Если обмен информацией будет хаотичен, то возникнет куча непредвиденных обстоятельств и препятствий. Коммуникации в бизнес процессах требуют тщательной подготовки, так что лучше позаботиться заранее, составить план и следовать ему.

Управление проектами
План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им. А потом сетуют на то, что коммуни...

Читать

Правила коммуникаций

Если план коммуникаций отвечает на вопросы "Что?" и "Когда?", то правила определяют "Как?". Правила, как и план, создаются заранее, но могут быть скорректированы в ходе проекта. Правила должны снизить вероятность того, что что-то будет непонятно и сделано не так, не в том виде, как это удобно. Правила коммуникаций разрабатываются и принимаются всеми участниками проекта и могут касаться следующих вопросов:

  • Формы общения - в каких случаях, в какой форме проводятся обсуждения. К примеру, личная встреча или обсуждение в скайпе.
  • Частота общения - может служить основной для разработки плана.
  • Формы и состав основных материалов - как выглядят и что в себя включают отчеты и т.д.
  • Порядок внесения изменений в план, правила и т.д. - кто и как может вносить и согласовывать изменения.
  • Время предоставления документов - например, отчеты предоставляются за день до обсуждения.

Подготовив план коммуникаций и соответствующие правила, можно переходить к следующему этапу - Создание бизнес процессов. Начинается самое интересное, подписывайтесь на обновления и оставайтесь на связи.

Статьи по теме
Что такое аудит системы менеджмента качества

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС...

Читать
7 правил декомпозиции процессов

Декомпозиция процессов - вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п...

Читать
Что такое система менеджмента качества?

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач...

Читать
Как устранить узкое место в бизнес-системе?

Узкое место - это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс...

Читать
Стандартные операционные процедуры. Руководство по разработке

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Читать
Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность?...

Читать
Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа...

Читать
Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Читать
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.