Главная страница » Блог » Как устранить потери и улучшить процессы

Как устранить потери и улучшить процессы

Как устранить потери и улучшить бизнес-процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

В прошлой статье мы рассказывали об инструментах, которые позволяют обнаружить потери в бизнес-процессах. Настала очередь рассмотреть подходы устранения потерь.

Как устранить и улучшить процессы. Группы подходов

Мы структурировали подходы, которые позволяют устранить потери и улучшить процессы на 7 групп:

  1. Рабочие места и расположение — в данном разделе собраны подходы, которые позволяют устранить потери, возникающие по причине неэффективного расположения рабочих мест.
  2. Оборудование — подходы, направленны ну устранение временных потерь, связанных с простоем оборудования.
  3. Процессы — подходы к изменению процессов, для комплексного устранения потерь.
  4. Продукты — здесь собраны подходы, которые позволяют улучшить процессы работы с продуктами.
  5. Управление — организационные подходы к устранению потерь.
  6. Персонал — квалификация и мотивация. Этим, пожалуй, все сказано.
  7. Документы и информация — подходы к работе с документами, которые позволяют снизить потери в «офисных» процессах

Прежде, чем вы приступите к чтению, прошу обратить внимание: даже если подход освещен через призму производственных процессов, это не значит, что их нельзя использовать в других типах процессов. Используйте свои навыки, чтобы находить применение принципам, лежащим за подходами. Принципы универсальны.

Рабочие места и расположение

Изменение расположения рабочих мест и мест хранения

Недостаточно эффективное расположение рабочих мест, оборудования, мест хранения сырья, материалов и инструментов приводит к тому, что сотрудники вынуждены выполнять излишние операции и перемещения. Изучив перемещение сотрудников и продуктов можно изменить расположение рабочих мест таким образом, чтобы сократить, или вовсе устранить, лишние передвижения и связанные с этим операции.

Визуализация маршрутов

Визуализация маршрутов перемещения — известный прием из арсенала методологии Бережливого производства. Суть очень проста: маршруты перемещения маркируются цветными линиями или «коридорами». Вы наверняка встречали такие направляющие линии в аэропортах, больницах и торговых центрах. Визуальное обозначение маршрута позволяет мягко направить перемещение сотрудников по-определенному, заранее заданному, маршруту. Это дает возможность несколько сократить использование нежелательных маршрутов перемещения и снизить уровень излишних перемещений.

Визуализация мест хранения

Еще один инструмент Бережливого производства. Визуальная маркировка мест хранения позволяет упростить поиск материалов и инструментов. Использование визуальных отсечек в местах хранения сырья позволяет осуществлять своевременное пополнение хранилищ. В совокупности это позволяет сократить время операций, связанных с работой в местах хранения, устранить лишние перемещения и операции.

Использование передвижных индивидуальных рабочих мест и мест хранения

Интересное решение, которое позволяет сократить лишние перемещения и некоторые операции. Идея в том, чтобы вместо того, чтобы сотрудники ходили за нужными материалами и инструментами в места хранения, размещать все необходимое в мобильных комплексах. Решение актуально, когда сотрудники перемещаются между местами расположения продукции или оборудования. Мобильные рабочие места позволяют использовать принципы Канбан, когда сотрудник получает все, что необходимо для производства единицы продукции в одном «боксе».

Мобильные места хранения используются в качестве буферов между обычными местами хранения и рабочими местами сотрудников. Это сокращает лишние перемещения, позволяют улучшить процессы и увеличить полезное время специалистов. Пополнением мобильных мест хранения может заниматься другой тип персонала.

Оптимизация рабочих мест

Не самая эффективная организация рабочих мест — распространенная проблема. В Советском союзе существовало отдельное направление под названием Научная организация труда. Данное направление занималось, в том числе, оптимизацией и стандартизацией рабочих мест. Смысл в том, чтобы все элементы рабочего места сотрудника располагались таким образом, чтобы свести к минимуму лишние, неэффективные действия. Оптимизация рабочих мест также предполагает заботу о здоровье сотрудника. Что весьма важно в долгосрочной перспективе.

Простой пример: изменение расположения сотрудников и их инструментов вдоль конвейерной линии позволило нам увеличить объем обрабатываемой продукции почти в 3 раза.

Вопросом правильной организации рабочих мест очень часто пренебрегают, а зря. Эффективное место позволяет устранить лишние операции и повысить скорость выполнения остальных операций.

Подход бережливого производства 5S предназначен для оптимизации рабочих мест.

Оборудование

Уменьшение времени на переналадку

Переналадка оборудования — вопрос, с которым многие вынуждены просто смириться. Но не все понимают, что время переналадки, это, фактически, простой оборудования. В случае высокозагруженного, непрерывного производства, сокращение времени переналадки становится жизненно важным. Чем меньше времени уходит на переналадку оборудования, тем меньше временные потери. Да, в некоторых случаях уменьшение времени переналадки может потребовать весьма серьезных изменений. В том числе модернизации или замены оборудования. Целесообразность зависит от ожидаемого экономического эффекта. Если увеличение полезного времени «отобьется» в разумный срок, такой проект стоит реализовать. В бережливом производстве существует подход SMED, который улучшить процессы переналадки оборудования.

Повышение отказоустойчивости оборудования

Простой оборудования также может происходить по причине выхода из строя. А что нужно делать, чтобы повысить отказоустойчивость оборудования? Правильно, обеспечить надлежащую эксплуатацию и своевременное профилактическое обслуживание. Подход TPM позволяет повысить отказоустойчивость оборудования и сократить время простоя.

Процессы

Оптимизация / реорганизация бизнес-процессов

Самый широкий и эффективный подход, который позволяет существенно улучшить процессы и устранить все виды потерь. Оптимизация процессов включает в себя значительную часть прочих подходов по устранению потерь. И если устранение потерь приводит процессы у «точке ноль», к нормальному состоянию, то оптимизация бизнес-процессов также направлена на их развитие и улучшение.

Подробнее о методах и подходах улучшения и оптимизации бизнес-процессов можно прочитать в наших статьях:

План улучшения бизнес-процессов

Руководство по улучшению бизнес-процессов

Методы улучшения бизнес-процессов

Технологии и концепции улучшения бизнес-процессов

Инструкция по реорганизации бизнес-процессов

Группировка операций и процессов

Одним из подходов, связанных с процессами, является группировка операций и процессов. Группировка осуществляется для того, чтобы выполнить «пакет» действий, который использует одинаковые ресурсы. К пакетам могут относиться однотипные действия, например, пакетная обработка почты, документов и так далее.

Смысл объединения действий в пакет — избежать операций, связанных с переключение с одного, к другому виду деятельности. В конце концов, даже переключение между задачами требует у сотрудника определенных усилий и времени.

Стандартизация бизнес-процессов

Приведение определенных бизнес-процессов к стандарту, позволяет устранить потери, связанные с вариативностью и вариабельностью процессов. Чем более предсказуемым является процесс, тем, при прочих равных, выше его эффективность. Стандартизация позволяет синхронизировать процессы между собой, с высокой степенью точности. Также стандартизация позволят эффективно планировать и обеспечивать процессы необходимыми ресурсами.

Продукты

Обеспечение соответствия продуктов требованиям

Чем точнее определены требования к продуктам, тем проще выстроить процессы таким образом, чтобы они им соответствовали. Как правило, именно отсутствие требований повышает вероятность того, чтобы продукт будет подвергнут излишней обработке.

Чтобы этого избежать, необходимо формализовать требования и организовать процесс соответствующим образом. Это вовсе не значит, что требования должны быть определены полностью изначально. Можно предусмотреть определенную гибкость процесса. Для этого необходимо встроить в процесс точки уточнения требований. Это означает, что процесс разбивается на несколько этапов. Каждый этап осуществляет работы строго в соответствии с требованиями. Но после окончания этапа происходит уточнение требований, для того, чтобы сформировать набор операций для следующей фазы. Гибкий подход позволяет существенно улучшить процессы.

Использование образцов, эталонов и стандартов

Отличным решением является использование образцов и стандартов продуктов. Образцы позволяют наглядно продемонстрировать ожидаемый конечный результат процесса или этапа. Стандарт позволяет описать требования к процессу и его результатам.

Именно поэтому я очень часто настаиваю на том, чтобы руководители давали своим подчиненным образцы документов, которые они хотят от них получить. Использование образцов, вместе с описанием требований и процесса работ, позволяет избежать системных отклонений в 90% случаев.

Внедрение системы сквозного контроля качества

В некоторых процессах и ситуациях поэтапное уточнение требований лучше заменить на поэтапный, сквозной контроль качества. Контроль должен осуществляться в этапах, имеющих наибольшую вариабельность, возможность отклонения от установленного набора значений и требований.

Управление

Организация вытягивающей производственной системы

Вытягивающее производство — система организации, при котором поставка сырья и материалов на производственный участок, или рабочее место, осуществляется именно тогда, и именно в том количестве, которое необходимо в момент времени. Внедрение системы вытягивающего производства — не самый простой проект. Он требует изменения системы планирования производства, логистических процессов, внедрение определённой системы учета и обратной связи, а также перестройку производственных процессов и инфраструктуры. Но оно того стоит. Внедрение вытягивающей системы производства позволяет устранить многие потери, в том числе и две самые ресурсоемкие: перепроизводство и затаривание.

Выравнивание производственного темпа

Выравнивание производственного темпа, в отличие от вытягивающей системы, не требует столь серьёзных преобразований. Суть выравнивания заключается в том, что каждый производственный участок синхронизируется по времени и обьему производства с зависимыми и зависящими участками. Это даёт возможность обеспечивать производственные участки сырьём и полуфабрикатами тогда, когда это нужно, в соответствии с производственным планом. Да, одно из ключевых отличий от вытягивающей системы заключается в том, что выравнивание осуществляется на основании расчётных данных и закладывается в производственный план. Эффективность выравнивания зависит от точности планирования. Также нужно учитывать, что производственный план нужно пересматривать при каждом изменении параметров, которые оказывают на него влияние. А чтобы это работало, нужна развитая система производственного планирования, с возможностью быстрой передачи обновлённых заданий на производство.

Организация призводства небольшими партиями

Уменьшив объем производственных партий можно избежать перепроизводства и затаривания. При уменьшении размера партии повышается управляемость производственным циклом. Да, это может потребовать изменения системы производственного планирования и увеличить другие потери. Но решение нужно принимать на основании сопоставления получаемой выгоды и расходов / потерь. Проще говоря, необходимо сопоставить эффективность до и после.

Оптимизация системы производственного планирования

От того, насколько эффективно планирование производства, зависит очень многое. В свою очередь, эффективность планирования зависит от двух составляющих: системы планирования и методологии. Хочу обратить внимание: система производственного планирования, как правило, включает в себя определенную методологию, но методологию нужно адаптировать под свои процессы. К примеру, многие компании серьезно пострадали от того, что пытались внедрить подход бережливого производства, в «сыром» виде. Любая, даже самая крутая методология требует адаптации.

Стоит отметить, что эффективные системы производственного планирования включают в себя механизмы адаптации на основе обратной связи. А это позволяет организовать вытягивающую систему производства и/или динамически выравнивать производственный темп. Чтобы улучшить процессы производства, необходимо начинать с планирования.

Внедрение системы управления рабочими задачами

Использование систем управления рабочими задачами выполняет многие управленческие функции в производственных и не производственных процессах. Проще говоря — использование системы управления задачами позволяет существенно повысить эффективность «офисных» процессов. Такое решение, в совокупности с правильной методологией, позволяет избежать многих типов потерь.

Настройка уведомлений о движении информации

Зачастую потери ожидания и лишних действий связаны с отсутствием обратной связи. Использование систем, включающих в себя возможность настройки уведомлений, позволяет устранить этот недостаток и, соответственно, уменьшить потери. К таким решениям относятся: системы управления задачами, системы электронного документооборота, корпоративные базы знаний и так далее.

Персонал

Повышение квалификации персонал

Очевидный способ уменьшения потерь, которым часто пренебрегают — повышение квалификации персонала. Чем выше квалификация и мотивация, тем эффективнее работа сотрудников. Тем больше они способны найти и устранить потери самостоятельно. Да, речь идет не только о профильной квалификации, но и о знаниях, навыках связанных с оптимизацией процессов.

Мотивация персонала

Поощряйте сотрудников за поиск и устранение потерь. Чем больше сотрудники вовлечены в повышение эффективности бизнес-процессов, тем быстрее развивается компания. Тем выше результаты деятельности и ниже затраты.  Улучшить процессы без заинтересованных сотрудников крайне сложно.

Информация и документы

Внедрение систем хранения и поиска информации

Лишние операции, обработка и перемещение документов в офисных процессах зачастую связаны с отсутствием системы хранения и поиска информации. Эффективная организация документов и информации, в том числе с использованием соответствующих сервисов и программных решений, позволяет сократить потери.

Устранение неактуальных версий документов

Мы очень часто сталкиваемся с тем, что использование неактуальных версий документов и данных приводит к существенным потерям. Еще одним «побочным эффектом» бардака в версиях документов, является отсутствие доверия документам со стороны сотрудников. И действительно — зачем что-то изучать, если непонятно актуальна информация или нет? Решить проблемы можно внедрением системы хранения документов. Если вы не готовы использовать отдельную систему, устраните из доступа сотрудников все версии, кроме последней.

Минимизация бумажных носителей

Чем меньше используется бумажных документов, тем меньше времени на их обработку. В цифровой век работа с бумажными документами смело приравнивается к лишним операциям. Постарайтесь устранить ручной ввод данных там, где это обоснованно эффективнее. Используйте системы электронного документооборота. И да, носить документы на флешке, это конечно документооборот, но вовсе не электронный.

Стандартизация форм

Стандартизация форм документов позволяет сократить время на их подготовку и устранить часть ненужных операций. Обеспечьте сотрудников стандартными формами и инструкциями по работе с ними.

Универсального рецепта или набора подходов, который позволит улучшить процессы и устранить процессы, не существует. При разработке программы устранения потерь необходимо учитывать множество факторов. Если вы готовы приступить к поиску и устранению потерь в компании, всегда можно обратиться к квалифицированным специалистам.

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.