Главная страница » Блог » Изучение бизнес процесса изнутри

Изучение бизнес процесса изнутри

Практика неотделима от теории. Изучение бизнес процессов только по документам и с чужих слов приводит к упущению важных составляющих процесса. Только наблюдая или выполняя процесс, можно увидеть то, что участники процесса уже/еще не видят или не знают. Описание бизнес процессов производится с целью их улучшения, но невозможно одновременно быть в системе (выполнять) и управлять ею (улучшать). Тот, кто описывает процесс, должен использовать разные методы оценки бизнес процессов. И нужно помнить, что специалист находится вне системы и может упустить то, что скрыто внутри. Поэтому для полноценного и точного описания вам понадобится погрузиться в процесс и понять его изнутри.

У вас уже есть подробное описание бизнес процесса, и вы отлично подготовились с теоретической точки зрения. Теперь теорию необходимо проверить на практике – как процесс выполняется в реальной жизни?

Цель проверки – получить описание, которое будет на 100% отражать действительный ход процесса.

Если описание существующего процесса отличается от того, как он выполняется в жизни – это катастрофа!

Расхождение в описании и практическом выполнении ведет к ошибкам при оптимизации бизнес процесса   и к неверной оценке необходимых действий при внедрении. И как следствие, увеличение сроков/бюджета всего проекта внедрения. А это катастрофа. В худшем варианте ошибки в описании могут привести к разрушению и полному хаосу в процессе. Но сосредоточимся на слиянии теории и практики.

Наблюдение

Этот вариант возможен в большинстве случаев. Ваша задача – посмотреть, как выполняются операции процесса именно в том порядке, в котором они указаны в описании. Для этого вам придется перемещаться между рабочими местами в соответствии с рабочим потоком процесса.

Рабочий поток – это цепочка действий, которые выполняются в бизнес процессе от начала и до получения результата.

Рабочий поток
Рабочий поток

Обратите внимание на следующую схему:

Рабочий поток бизнес-процесса
Рабочий поток бизнес процесса

Теперь вы понимаете, что я имел в виду? Если вы наблюдаете процесс на рабочем месте Оператора 1, то при выполнении последующей задачи в процессе Оператора 2 вы должны уже быть на его месте.

Важно отслеживать рабочий поток всего бизнес процесса, а не одного исполнителя.

Сосредоточиться на потоке конкретных исполнителей можно при условии, что вы хорошо знаете поток всего бизнес процесса

Очень часто специалисты допускают ошибку и проводят наблюдение в соответствии со схемой 2, т.е. сначала смотрят все операции Оператора 1, а затем все операции Оператора 2.

Наблюдение потоков исполнителей бизнес-процесса
Наблюдение потоков исполнителей бизнес процесса

Это может привести к разрушению целостности восприятия и упущению нюансов, связанных с передачей задачи от одной роли в процессе к другой.

Важно! Именно переход, коммуникации между ролями в процессе зачастую являются слабым звеном и источником факторов риска в бизнес процессе.

К примеру, Оператор 1 отправил уведомление Оператору 2 о том, что он может приступить к своим задачам в процессе. Но по техническим или иным причинам уведомление не пришло или пришло с задержкой. Все. Ход процесса и его результат будет нарушен. Иногда сотрудники могут даже не подозревать о таких задержках. Ваша задача – найти эти моменты. Поэтому вы должны наблюдать за процессом по ходу рабочего потока.

Для заметок используйте диаграмму процесса. Необходимо указывать точку рабочего потока, к которой вы делаете заметку.

Заметки в диаграмме бизнес-процесса
Заметки в диаграмме бизнес процесса

Указывайте точку, присвойте ей номер и уже под этим номером делайте заметки.

Выполнение

Если есть возможность попробовать выполнить процесс или хотя бы его часть самостоятельно, обязательно воспользуйтесь ею. Как и в предыдущем варианте соблюдайте рабочий поток процесса и выполняйте операции в соответствии с ним.

Обеспечьте себе возможность делать заметки в диаграмме процесса. Повторите столько раз, сколько необходимо.

Если описание и действительное выполнение процесса не совпадают, выполняйте обоими способами. Вам нужно понять причину расхождения.

Прерывайте процесс и задавайте вопросы сотрудникам так часто, насколько это необходимо. В итоге вы должны выполнить процесс почти без перерывов. Это будет показателем того, что вы достаточно погрузились в процесс.

После завершения процесса обязательно еще раз просмотрите и дополните свои заметки.

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.