Главная страница » Блог » Цикл процесса управления бизнес процессами

Цикл процесса управления бизнес процессами

Цикл управления бизнес процессами
Цикл управления бизнес процессами

Как бы «коряво» это ни прозвучало, но управление бизнес процессами – это тоже процесс. Им тоже можно управлять и его тоже можно оптимизировать. Цикл процесса управления бизнес процессами состоит из 5 основных подпроцессов. Все подпроцессы последовательны, т.е. выполняются строго один за одним. Но я же уже говорил о том, что такое управление бизнес процессами, зачем еще раз касаться этой темы? Разница в том, что ранее я рассказывал об управлении бизнес процессами как области деятельности или функции. Попросту говоря, что нужно делать, чтобы считать, что мы управляем процессами. Я рассказал, из каких этапов состоит управление бизнес процессами и что находится в зоне ответственности. Сейчас же я хочу  показать, какие операции по управлению процессами необходимо выполнять применительно к процессам организации. Т.е. я говорю о том, как управление процессами превратить в постоянный поток.

 Цикл процесса управления бизнес процессами состоит из 5 подпроцессов:

  1. Проектирование
  2. Моделирование
  3. Выполнение
  4. Мониторинг
  5. Оптимизация

Каждый процесс в компании должен пройти через данный цикл. В таком случае можно будет сказать, что процесс управляем и находится на стадии «Совершенствование» (см. Жизненный цикл бизнес процессов).

  1. Проектирование. На данном этапе существует 2 основные задачи: определить в как бизнес процесс существует на данный момент и понять какими мы хотим его видеть в дальнейшем. Для этого необходимо четко обозначить:
    • из каких операций состоит процесс
    • границы процесса
    • последовательность операций
    • исполнителей операций
    • кого, как и когда процесс информирует о тех или иных событиях
    • какие варианты развития процесса существуют на данный момент
    • как необходимо действовать в форс-мажорных обстоятельствах
    • какие стандартные процедуры существуют
    • как измерять ключевые показатели
    • в рамках каких значений должны поддерживаться показатели
    • документы процесса
    • что является продуктом процесса, и каково его качество

Главное – создать наглядную конструкцию или дизайн процесса. Затем уже можно пробежаться по основным моментам и обозначить, что бы нам хотелось поменять.

  1. Моделирование бизнес процессов. На основании ранее составленного проекта создаем модель. Что такое модель? Это та же конструкция, что мы уже создали, но с добавлением разных переменных.  Допустим, в модели можно указать, что определенная операция занимает не 1 час, а только 10 мин. Как это повлияет на остальные операции? Что нужно изменить, чтобы это стало возможным? И т.д.  Важно не забыть добавить всевозможные варианты развития процесса. Таким образом мы создаем оптимальное соотношение затрат и результатов. В дальнейшем я буду подробно рассказывать о моделировании бизнес процессов.
  2. Выполнение. Какими бы замечательными ни были бизнес процессы на бумаге, в реальности всегда найдутся «но». Эти «но» можно выявить только одним путем – выполнить процесс практически. А если точнее, то запустить его в работу и внимательно наблюдать. Без этого этапа никак не обойтись. Поэтому крайне важно уделить достаточно времени на этап проектирования и моделирования – это позволит снизить риски. Еще важно иметь подстраховку на непредвиденный случай. К примеру, если вы разрабатываете новую систему CRM, не внедряйте ее сразу во всей компании. Дайте для начала одному из специалистов поработать с ней. И пусть у него будет возможность перейти в старую систему в случае возникновения непредвиденных сложностей. Все-таки клиенты важнее.
  3. Мониторинг бизнес процессов. Это наблюдение и отслеживание процессов. Организовать мониторинг необходимо таким образом, чтобы можно легко получить информацию о ходе и результатах процесса. При этом необходимо вести статистику для возможности изменения показателей во времени.  Простой доступ к информации обеспечивает возможность исправить что-то вовремя. К примеру, если заказ клиента «застрял» на одной из стадий процесса, мониторинг позволит не только увидеть это, но и своевременно вмешаться и внести поправки в процесс. То, насколько детально происходит отслеживание процессов, зависит как от самих процессов, так и от ваших целей. Если процесс новый и только начал работу, необходим детальный мониторинг. Так же детальность зависит от возможностей всей системы. Помните – затраты, которые вы несете на получение информации, не должны превышать ценности этой информации.
  4. Оптимизация бизнес процессов. На данном этапе вы анализируете данные, полученные в результате мониторинга, проектирования  и моделирования. Целью такого анализа является получение информации о возможностях улучшения. Для того чтобы понять, что необходимо улучшать, необходимо выявить «узкие места» процесса. Такое место определяет производительность всего процесса, это самое слабое звено. К примеру, если вы производите 100 единиц продукции, а продавать можете лишь 80, продажи являются таким узким местом. Нет смысла производить больше, чем вы продаете. Ну по крайней мере, в общей ситуации.

Когда же методы оптимизации не дают необходимого результата, необходимо присмотреться к реинжинирингу, т.е. полной перестройке бизнес процесса.

О методах оптимизации и реинжиниринга я еще буду рассказывать очень подробно.

Вот так, управление бизнес процессами обрело форму обычного процесса. Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу. Это позволит улучшать не только отдельно взятые бизнес процессы, но и деятельность компании в целом. Кстати, процесс управления, тоже можно и нужно оптимизировать.

Скоро я буду рассказывать об очень интересной теме – теории ограничений. Это метод, который позволяет выявлять и устранять «узкие места» процессов с очень высокой эффективностью.

 

Вернуться на главную?

by Roman Zaytsev

11 comments

  1. Александр Исаев says:

    “Необходимо поставить данный процесс на поток и постоянно прогонять каждый процесс компании по данному циклу”
    Роман, постоянно прогонять процесс по данному циклу это из функциональной области гос. структур. Проектирование и моделирование – именно проекты. Процессы: актуализация, анализ влияния изменений, анализ отклонений.

    • Roman Zaytsev says:

      IBM, Microsoft, MacDonalds, NASA, Swedish Atom, Amazon и другие компании… их сложно отнести к гос структурам.
      Вы же в курсе, что управление проектами это процесс, а в управлении процессами часть работ выполняется в виде проектов? Все зависит от уровня горизонта оценки и рассмотрения.
      Данный цикл, также известен как цикл Деминга. Он был взят за основу не только в управлении бизнес процессами, но и в управлении качеством. Пример – знаменитый стандарт управления качеством и бизнес процессами серии ИСО 9001, построен именно на этом цикле.
      Так что… практические применение весьма широкое. Просто не надо ставить рамки там, где их нет.

  2. Александр Исаев says:

    И
    Практического опыта в этом нет, но, я думаю, моделировать (если мы понимаем под этим фиксацию колличественных метрик с целью алгоритмической обработки) до внедрения напроектированнного можно только в какой-то уж совсем сказочной компании. Предположить трудозатраты, процент ошибок и т.п. теоретического процесса крайне трудоёмко. Моё виденье: Проектирование – пилотный запуск – мониторинг – моделирование – оптимизация – полный запуск – мониторинг.

    • Алексей says:

      Александр, ваша модель – то же самое, что описывал Роман: пилотный запуск – п. 2, когда пишется, что работать с новой CRM, дать возможность перейти на старую. Тем более, возможно вы описываете НОВЫЙ бизнес-процесс с пилотным запуском, а в статье говорится об оптимизации существующего.

      • Roman Zaytsev says:

        Да Алексей, цикл остается прежним во всех ситуациях. Даже когда запускаем новый процесс. Пилотный запуск, это не что иное как Выполнение. После этого, проходит стадия мониторинга и корректировки. Ну и далее по циклу.

  3. Алексей says:

    Роман, огромное спасибо за ваш сайт в целом, т.к. не находил столько очень четко разложенной информации.

    • Roman Zaytsev says:

      Алексей, благодарю вас за отзыв. Для меня это очень важно – видеть что моя работа приносит пользу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.