Главная страница » Блог » Бюджетирование с нуля

Бюджетирование с нуля

Бюджетирование с нуля

Бюджетирование с нуля – подход, который предполагает подготовку бюджета на основании детальной проработки и планирования, а не на данных прошлых бюджетов. И сегодня, как никогда, вам нужно использовать этот подход.

Скажу откровенно – для меня, подход к подготовке бюджета по принципу «а сколько мы там потратили/заработали денег в прошлый раз?», кажется диким. Бюджет, это финансовое выражение планов бизнеса по действиям на рынке. А как можно планировать, опираясь лишь на то, что произошло в прошлом периоде?

Как можно планировать, без глубокого анализа текущей ситуации, которая постоянно меняется?

Сейчас апрель 2020 года и мы видим, что даже стабильные, глубоко традиционные рыночные ниши перевернулись с ног на голову. И это не просто очередной кризис, а, как я уже неоднократно говорил ранее – новая реальность. В этой реальности, нельзя планировать на основании прошлых затрат. В этой реальности, опираться на данные прошлого, означает, в лучшем случае, выкинуть деньги, в худшем – вывести компанию за грань выживания.

Чем быстрее компании это примут, тем быстрее смогут адаптироваться к новым условиям. Новая реальность поставила нас в условия, когда необходимо пересматривать все «с нуля» как можно чаще. Механизм гибкости основан на том, как быстро и часто мы получаем достоверные данные, анализируем их и реализуем решения, с учетом изменений.

Бюджетирование с нуля. Факторы успеха

Бюджетирование с нуля позволяет сократить издержки, за счет детальной проработки всех статей затрат и их оценки, с точки зрения необходимости. Это было бы абсолютной правдой, если бы не два, но:

  1.  Бюджетирование, лишь выражение процессов компании. Без изменения процессов, в сторону снижения издержек, ни один бюджет не сработает. В частности, необходимо изменить процессы закупок и принятия решений по закупкам, а также провести инвентаризацию использования ресурсов по всем бизнес-процессам.
  2. Чтобы процессы изменились и бюджетирование с нуля заработало, необходимо изменить мышление и отношение к затратам и рискам.

Поэтому, крайне важно, чтобы в компании были организованы следующие факторы:

Глубокое понимание структуры затрат

Руководители должны понимать из чего формируются затраты их зон ответственности. Насколько глубоко должно быть понимание? У меня любимый ответ на этот вопрос – руководитель должен знать сколько скрепок на столе его секретаря. Конечно, не стоит понимать фразу буквально. Это лишь аллегория. Но настолько образная, что дает понимание – руководителям необходимо досконально понимать структуру затрат в зоне своей ответственности.

Прозрачность формирования затрат

Для того, чтобы можно было применить бюджетирование с нуля, необходимо понимать, почему вашему секретарю необходим ящик скрепок в месяц. Шучу, конечно. Или не шучу)) Смысл в том, что помимо структуры затрат, необходимо досконально понимать, как они формируются. Проще говоря, нужно знать, почему мы тратим именно столько денег. Для этого необходимо глубоко разобраться в бизнес-процессах и понять, как и сколько ресурсов используется для их реализации. Приведу пример. При разработке с нуля бюджета одного подразделения, выяснилось, что им необходимо всего лишь 30 коробок бумаги в месяц, вместо заявленных в бюджете ранее 80. Мелочь? Может быть, но именно из таких мелочей и формируются внушительные затраты. Так что, сейчас самое время заняться аудитом процессов и ресурсов.

Ответственность за затраты должен нести тот, кто их формирует

А вовсе не тот, кто их учитывает. Проще говоря, ответственность за затраты лежит на руководителях, деятельность которых их, затраты, создает. Не на финансовом директоре. Не на главном бухгалтере. А именно на тех, кто тратит и приносит деньги. Нет ничего более губительного, особенно в сложный период, чем давать управлять затратами и ставить планы по выручке и прибыли, представителям финансового сектора. Это не значит, что они не должны вмешиваться, нет. Конечно, финансовый сектор выполняет очень важную функцию, в особенности при анализе общего бюджета. Но он не должен единолично диктовать условия, резать затраты и, упаси боже, ставить планы по продажам.

Бюджет должен быть подкреплен проработанными планами

Бюджет, это лишь часть процесса планирования. Операционные планы действий должны быть детально проработаны и иметь четкую взаимосвязь с поставленными целями. Только в таком случае, можно говорить о том, что бюджет имеет обоснование. Причем обоснование на операционном и тактическом / стратегическом уровне. Иначе говоря, если стратегические и тактические цели действительно проработаны и выражены в операционных планах. А операционные планы связаны с затратами на их реализацию и выручкой, которую они принесут. Только тогда можно сказать, что бюджет действительно сформирован «с нуля»

Тщательный анализ бюджета и планов

А вот теперь на сцену выходят представители финансового сектора. Их основной задачей должен стать тщательный анализ выполнения планов и бюджетов. И тут не сработает подход «а почему вы в этом месяце потратили на скрепки на 500 тысяч больше, чем в прошлом?». Это как раз прием из другого, основанного на ретроспективных данных, подхода. Необходимо проводить перекрестный анализ затрат по разным направлениям и подразделениям. Нужно анализировать эффективное соотношение затрат и операционных действий. Обязательно анализировать и изыскивать возможности по уменьшению входящих затрат – затрат на закупки.

Выравнивание целей и мотивации

Да, бюджетирование с нуля призвано экономить затраты. Но бездумное «срезание костов» бесконечно вредно для бизнеса. Я против того, чтобы экономить ради экономии. Поэтому крайне важно, чтобы поставленные цели, метрики и мотивация персонала были выровнены между собой. Под выравниванием я понимаю наличие строгих взаимосвязей между целями компании, целями сотрудников, операционными планами, ключевыми показателями эффективности и поощрением сотрудников. Выравнивание означает, что сотрудники просто не будут иметь возможности получать поощрение за то, что формально достигли каких-то показателей. Такие ситуации встречаются повсеместно. Начиная от сдерживания продаж, до экономии, приводящей к хаосу и разрухе.

Нулевое мышление

Самый важный, но самый сложный фактор успеха. Успех приходит тогда, когда ответственные за затраты и выручку сместят фокус мышления от обоснования, к тому, как делать что-то лучше. Когда вместо того, чтобы торговаться за планируемый прирост продаж, руководители займутся улучшением продуктов и процесса продаж. Когда вместо обоснования затрат на скрепки, руководители зададутся вопросом: а как можно обойтись без скрепок, но не потерять их функцию? Успех приходит тогда, когда руководители ставят под сомнение правильность всего, что было раньше и стремятся сделать лучше. Успех приходит тогда, когда руководители используют подходы реинжиниринга и переосмысления существующих бизнес-процессов.

А еще, большой успех формируется из маленьких улучшений. Которые реализуются постоянно и в большом количестве.

Сотня небольших изменений, каждое из которых позволяет тратить 1000 в месяц меньше, формируют экономию в 100.000 ежемесячно. А это уже 1.200.000 в год.

Бюджетирование с нуля – очень эффективный инструмент. Но, чтобы он заработал, нужно время и усилия. Вам понадобится собрать достаточную информационную базу, обеспечить прозрачность учета затрат, а также выстроить соответствие целей компании и операционных планов, основанного на глубоком анализе.

А вот признаки, которые могут подсказать вам, что пора уже серьезно заняться бюджетированием с нуля:

  • Кризисная ситуация на рынке
  • Компания находится в стагнации или теряет свои позиции
  • Издержки компании растут непропорционально выручке
  • Компания находится в условиях изменений
  • Культура компании активно сопротивляется изменениям
  • Сотрудники не хотят обеспечивать прозрачность деятельности
  • Вы не можете точно сказать, теряете вы деньги или зарабатываете

Смею вас заверить – все больше компаний приходят к использованию бюджетирования с нуля. На сегодняшний день, это вопрос, напрямую связанный с выживанием.

by Roman Zaytsev

One comment

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.