Главная страница » Блог » План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе, зачастую забывают или пренебрегают. А потом сетуют на то, что коммуникации хаотичны, отнимают много времени и сил, и не приносят ожидаемой эффективности.
О том, из чего должен состоять план коммуникаций проекта и как правильно его составить, читайте в этой статье.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Коммуникации, это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д.
Основная цель плана коммуникаций проекта — обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие

  • Определенность сроков. Если членам команды не понятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А, как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте, появляется врезультате каких то действий. Т.е. для того, чтобы получить или предоставить инфомрацию, нужно что-то сделать. В таком случае, когда членам команды известы сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта.
  • Содержание информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготвка позволяет скоратить время, которое вся команда тратит, например на совещании. А еще, члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег.
  • Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае, необходимо понимать, когда будут принимать ключевые, для проекта, решения. Время принятия решения можно запланировать, даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно расчитывать при планировании работы.
  • Экономия времени. Это скорее следствие вышеуказанныз принципов. Времяэконоится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте, любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом.
  • Дисциплина. Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта.

Таким образом, план коммуникаций проекта имеет непосредственное плияние на эффективность проекта.

План коммуникаций проекта — содержание

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренним, так и с внешними сторонами проекта.
План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

РАЗДЕЛЫ ДОКУМЕНТА
  • Введение. План коммуникаций проекта является рабочим документом. А значит в нем должны быть указаны его цели, задачи и содержание, для удобства работы. Естественно, в плане должно быть указано, кто несет ответственность, за поддержание плана в актуальном состоянии.
  • Методы коммуникации. Опишите все методы коммуникаций, которые  будут использованы в проекте. Методы: совещание, отчет, конференц звонок, летучка, электронна почта и т.д. Если у вас уже существуют корпоративные стандарты управления коммуникациями используйте их.
  • Инструменты. В этом разделе опишите инструменты, которые будут использоваться в проекте. Я очень люблю визуальные формы коммуникаций, например, MindManager. Кто-то любит Kanban-доски, а кто-то – табличную форму представления информации. Нужно найти наиболее эффективные инструменты, которые будут удовлетворять всех участников проекта.
  • Записи. В этом разделе нужно определить, какие записи, имеющие отношение к коммуникациям, будут необходимы и где они будут храниться (например, регистрация внешней корреспонденции)
  • Отчетность. Опишите все существующие и используемые отчеты, включая их цель, сроки и получателей. Обязательно должен быть описан их формат и представление.
  • Сроки. В этом разделе  нужно указать, когда должны выполняться формальные коммуникации (например, в конце стадии или этапа проекта).
  • Роли и ответственности. В этом разделе вы описываете, кто будет отвечать и за какие аспекты коммуникаций, включая любые роли в вашей организации, которые участвуют в коммуникациях.
  • Список заинтересованных сторон.
  • Информация, необходимая для каждой заинтересованной стороны.

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае, лучше провести небольшой анализ, который позводит выявить все заинтересованные стороны проекта.

  • Соствьте список ключевых лиц, которые заинтересованы в проекте
  • Опишите отношения с ними, будьте деликатны и осторожны в своих оценках
  • Опишите какие отношения необходимы для успеха вашего проекта
  • Интерфейсы, электронные, визуальные, вербальные, если вы уже описали инструменты и методы, то можете пропустить этот раздел
  • Ключевые сообщения, то есть, какие ключевые сообщения вы должны передать вашим заинтересованным лицам, например, девиз вашего проекта
  • Повторите анализ, только начните не с ключевых заинтересованых лиц, а со списка, всех на, кого тем или иным образом, проект оказывает влияние

Анализ информации для заинтересованных сторон

  • Информация, которую вы можете передать из проекта для каждой из сторон
  • Информация, которая вам необходима для проекта от каждого из заинтересованных лиц
  • Кто конкретно является поставщиком/получателем информации
  • Периодичность коммуникаций
  • Средства коммуникаций
  • Формат коммуникаций

Источники информации, для составления плана коммуникаций

  • Корпоративные  стратегии и политики (например, правила раскрытия информации для публичных компаний)
  • Любая доступная информация о проекте (например, структура команды управления проектом, идентифицированные риски, требования к качеству)
  • Поговорите с вашими заинтересованными сторонами и поймите, что им нужно
  • Еще раз вернитесь к анализу заинтересованных сторон.

Что еще нужно учесть в плане коммуникаций проекта

  • Понятны все заинтересованные стороны и их требования к коммуникациям в проекте
  • Все заинтересованные стороны согласились с содержанием, периодичностью и методами коммуникаций
  • План коммуникаций проекта учитывает время, трудозатраты и ресурсы, необходимые для выполнения коммуникаций
  • Понятна степень формализации (бюрократизации, иногда это бывает важно) коммуникаций, а также их периодичность, которая является обоснованной, с учетом важности и сложности  проекта
  • Вы используете возможности корпоративных коммуникаций для продвижения вашего проекта (например, корпоративные порталы, службы PR или HR, и так далее). Найдите себе союзников в этих службах, поверьте, они очень заинтересованы в успешности вашего проекта и понимают важность коммуникаций.

План коммуникаций проекта — простой шаблон

ТемаДата и времяМетодОтветственныйУчастникиПлан обсужденияСписок материалов
Согласование закупки нового оборудования01.01.17Очное совещаниеДед МорозСнегурочка и олени1. Нужно ли покупать оборудование

2. Достаточно ли у нас средств

3. Оценка рисков использования существующего оборудования

1. Бюджет на 2017 год

2. Спецификация оборудования

3.  ….

by Andrew Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.