Главная страница » Блог » Управление процессами — определение целей и задач

Управление процессами — определение целей и задач

Управление бизнес процессами проходит в 3 основных этапа. 1й – Разграничение, можно считать подготовительным. На данном этапе необходимо составить карту основных бизнес процессов компании, подготовить список всех процессов, определить владельцев процессов и процессные команды. Об этом я уже рассказывал. Осталось сформулировать цели и задачи, и подготовить план коммуникаций. Цели и задачи бизнес процессов определяют второй этап – Создание бизнес процессов.

Управление бизнес процессами, само по себе имеет ряд целей. К таким целям относится формализация процессов, увеличение управляемости, повышение эффективности процессов и т.д. Но сейчас нам необходимо подготовится к этапу создания бизнес процессов и определить каких целей мы хотим достичь, и какие задачи выполнить. В качестве базовой информации необходимо использовать карту основных бизнес процессов, список всех бизнес процессов и цели / задачи компании.

Цели и задачи бизнес процессов

Цели и задачи управления процессами должны быть полностью согласованы с целями и задачи всей компании.

  • Цель – то чего мы хотим достичь.
  • Задача – то что необходимо сделать чтобы достичь цели.

И цели, и задачи должны быть сформулированы таким образом чтобы было понятно чего и когда необходимо достичь. Конечно же, здесь помогает уже избитая, но весьма эффективная, методика SMART.

К примеру цель «Увеличить эффективность производства», не понятна. Необходимо четко определить на сколько увеличить эффективность и в какой срок. Так что меняем формулировку «Увеличить эффективность производства на 10% к 1 апреля 2014 года».

При задании конкретных показателей и сроков , будьте реалистичны. Крайне важно чтобы цель была достижима. И еще. Когда вы говорите «увеличить эффективность» или какой то иной параметр, необходимо убедиться что все понимают что такое эта самая эффективность.

Если понятие спорно – дайте конкретную методику расчета данного показателя.

В противном случае каждый участник поймет данный показатель по своему и цель не будет достигнута.

Итак, какие цели вы можете поставить исходя из текущей ситуации? Для этого необходимо просмотреть карту основных процессов и список всех бизнес процессов и ответить на несколько вопросов:

  • Что необходимо изменить в карте основных процессов? Какой она должна быть?
  • Нужно ли изменить текущие процессы, участвующие в цепочке создания ценности, и если нужно, то как?
  • Что в списке процессов вызывает сомнения и должно быть изменено?
  • Как или на что, это должно быть изменено?
  • Позволяют ли текущие процессы эффективно достигать целей компании?
  • Соответсвуют ли текущие процессы нашему представлению о том, как это должно быть в компании?

В результате ответов на данные вопросы вы должны полуить список конкретных целей или пожеланий.

Теперь согласуйте полученные цели и пожелания с целями компании.

Если сформулировать конкретные цели не получилось, попробуйте проанализировать и задать конкретные цифры для полученных пожеланий относительно процессов.

Задать более конкретную методику постановки целей сложно, поэтому я приведу примерный список возможных областей целеполагания. Напомню что цели определяются для этапа создания бизнес процессов.

Итак, можно ставить цели в следующих областях:

  • Объединение процессов в один, или наоборот, разделение процессов.
  • Изменение продуктов процессов или измнение рабочих потоков. (Рабочий поток это тот путь который проходит продукт от начального материала до конечного продукта)
  • Изменение владельцев процессов.
  • Перераспределение (изменение компановки) процессов.
  • Внедрение новых процессов.
  • Устранение процессов из структуры компании.
  • Изменение вспомогательных процессов или процессов управления.
  • Цели связанные с конкретными изменениями тех или иных показателей процессов. К примеру сокращение затрат на процесс.

Если цель это то состояние которого мы хотим достичь, то задача это конкретный шаг который необходимо выполнить для достижения цели.

Естественно маловероятно, что цели будут достигаться посредством выполнения одной задачи, так что за каждой целью закрепляется целый список задач и подзадач. Задачи должны иметь более конкретную формулировку чем цели.

Каждая задача должна иметь:

  • Конкретный криетрий ее выполнения — что именно должно быть выполненно и как понято что это собственно сделано.
  • Срок выполнения.
  • Исполнитель — кто конкретно, своими ручками будет выполнять задачу.
  • Ответственный — кто несет ответственность за данную задачу. Далеко не всегда исполнитель и ответственный это одно лицо.
  • Ресуры на выполнение задачи. Нужно указать что дается для того чтобы выполнить задачу.
  • Если необходимо, указать возможные варианты, формы или пути выполенния задачи. К примеру задача «Подготовить отчет» должна пояснять в каком виде днный отчет должен быть выполнен — т.е. задаются определенные требования к задаче.

Пример.
Цель — повысить эффективность процесса производства на 10% к 1 апреля 2014 года.
Задача 1 — уменьшить использование расходных материалов на 15% к 1 января путем усовершенствования оборудования. Ответственный — Иванов.
Задача 1.1 — Подобрать поставщика оборудования к 1 октября. Исполнитель — Т. Питерс
Задача 1.2 — Согласовать бюджет закупки оборудования к 14 октября. Исполнитель — Т. Питерс
И т.д.

Помимо целей сязанных с целями конкретной компании, необходимо формализовать цели и задачи связанные непосредственно с созданием процессов.

Пример — «создать модель и комплект сопутствующей документации процесса Производство к 1 ноября», это цель. Задачи будут описывать конкретные шаги по созданию модели и документации. Об этом я буду рассказывать в дальнейшем.

Таким образом, цели и задачи бизнес процессов, приобретают вид конкретного списка , шагов по достижению целей. Соответственно при создании бизнес процессов, вы будете ориентироваться на данный список.

Помните — цели и задачи бизнес процессов должны быть согласованы со всеми заинтересованными лицами.

К заинтересованным лицам относятся не только исполнители и ответственные, но и те, на чью работу это может повлиять.

К примеру, при согласовании бюджета на закупку оборудования, необходимо согласовать задачу не только с тем кто будет готовить бюджет, но и с тем кто бдет его рассматривать и утверждать.

Только в таком случае задача будет выполнена без проволочек. Точнее вероятность возникновения рисков и пресловутого человеческго фактора, существенно снижается.

Зачастую к постановке целей и задач подходят очень формально. Результатом является большое количество «непредвиденных обстоятельств» в процессе достижения цели и не соответствие полученного результата ожиданиям. Не допускайте таких ошибок.

[maxbutton id=»1″] [maxbutton id=»2″]

 

by Roman Zaytsev

One comment

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.