Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему, само по себе не очень сложно. Достаточно понимать на какие вопросы должна отвечать схема и придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете с чего начать — эта статья для вас.

Хочу напомнить, что перед тем, как начать описывать бизнес процессы, необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес-процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

Схема бизнес процесса — инструкция для нетерпеливых

1 — Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать, это обозначить события начала и окончания.

Начало и окончание бизнес-процесса

2 — Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса, в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так,  будто процесс выполняется идельно.

3 — Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варинты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

Ветвления и события в бизнес-процессе

4 — Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие — роль. Одни сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

Роли в бизнес-процессе

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 — Разместите на схеме документы

Документ, это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами, документ это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.

Документы в бизнес-процессе

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 — Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

ПО и базы данных в бизнес-процессе

7 — Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса.  Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес-процессе.

8 — Определите показатели эффективности в бизнес-процессе

Расположите на схеме бизне-процесса  показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

Отображение показателей эффективности в бизнес-процессе

9 — Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес-процесс, это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание — необходимо указать ппроцессы, с которыми связан текущий процесс и то, чем они обмениваются.

Связь бизнес-процесса с другими процессами
Связь бизнес-процесса с другими процессами

 

10 — Проверьте полученную модель бизнес-процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес-процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс?
  • С какими процассми он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в  процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операция эти жокументы используются/появляются?
  • Какие интсрументы, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес-процессе?

В качестве нотации моделирования, я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес-процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса, на этапе описания, должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм, позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес-процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес-процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле, в Москве, я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

by Roman Zaytsev

16 comments

    • Roman Zaytsev says:

      Зона ответственности в процессе = роль. Зона ответственности должности = совокупность всех ролей, которые предписаны должности.

  1. Михаил says:

    Роман, добрый день.

    Вы используетет BPMN нотацию. А как Вы отображаете процессы верхнего уровня? Если не секрет, какой инструмент Вы используете для описания?

    С уважением,
    Михаил Сыров.

    • Roman Zaytsev says:

      Михаил здравствуйте. Да действительно, за основу я беру BPMN. На мой взгляд, данная нотация имеет ряд существенных преимуществ перед остальными.
      Процессы верхнего уровня отображаются в виде карты. Она может создаваться как посредством обычного графического редактора, наподобие Visio, так и в ПО для моделирования процессов. Для работы я использую 2 ПО — BizAgi и Visual Paradigm.

  2. Роман, большое спасибо за ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

    Вопрос скорее к более свежему посту про способы описания, но там закрыты комментарии почему-то.

    Скорее всего для описания БП потребуется не только схема, но и инструкции для исполнителей. Как лучше комбинировать эти документы?

    Например, создать текстовый документ — регламент БП, в котором встроить схему и дополнить её текстовыми инструкциями. Но что делать, если у процесса несколько исполнителей на разных этапах? Разбивать на отдельные документы по каждому исполнителю?

    Поясню немного, почему этот вопрос. У нас раньше были инструкции для сотрундиков по ролям. Например, рабочая инструкция менеджера по продажам. И там описаны действия сотрудника в разных процессах. Такая инструкция а) получается громоздкой б) неудобна в обновлении при изменениях процесса в) не показывает сотруднику общую картинку — он видит только свой участок и не понимает задачи процесса.

    Как вы рекомендуете переходить от описаний процессов к инструкциям для сотрудников?

    Спасибо за ответ и еще раз за блог. Пишите еще обязательно — невероятно редкие и полезные вещи.

    • Roman Zaytsev says:

      Стас, спасибо за теплые слова.
      1. Какие именно инструкции вы имеете ввиду? Если рабочие инструкции — то это такая же часть описания как и все остальное. Рабочие инструкции это просто крайне детализированный уровень. Т.е. вы можете описать любой процесс до уровня инструкций.
      2. Если вы имеете ввиду должностные инструкции, то они создаются по следующему принципу: в бизнес процессах определены роли — совокупность ролей в БП составляет должность — должности уже назначаются людям. Именно так связываются ДИ и описание процессов.
      3. Сотрудники разных уровней получают разные уровни описания процесса. Но описание всегда содержит основные моменты (цели, задачи, границы и т.д.), чтобы сотрудник не терял связи процессов.

      мммм… немного запутано объяснил. По хорошему, ответ на этот вопрос займет целый пост))) Давай так, отправь мне письмо, обменяемся контактами и созвонимся. Быстро все объясню.

  3. Рома says:

    Бизне начинается не со звонка клиента, а с его привлечения, ведь самое главное — это сделать так, что бы клиент позвонил, у Вас этого не указано, так что это теория, начав работать по которой можно (а скорее всего так и будет) прогареть. Можно сделать схему, продающие скрипты, все организовать и….. сидеть у молчащего телефонного аппарата и гордиться своей гениальной схемой. Так что к статье ссрьезно не отнесся, ибо это теория и популизм…. Как говорят в рознчной торговле три главных составляющих: место, место и место…

  4. Мария says:

    Очень крутая нотация. После проб и ошибок с использованием аналогов, могу сказать, что возможностей больше всего у bpmn. И официально все стандарты ИСО к ней привязаны, так как стандарт по bpmn есть в семействе ИСО и он рекомендуется для моделирования БП.
    Единственное карта процессов в 15 версии совсем другая…

  5. Роман, большое спасибо за Ваши материалы. Сейчас учусь по ним и пробую делать описания для своей компании.

    Если есть, можно ли получить, блок-схему процесса «Управление бизнес-процессами» по вашем статьям?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.