Главная страница » Блог » Проведение оптимизации по русски

Проведение оптимизации по русски

Проведение оптимизации

«… мы вынуждены начать проведение оптимизации в компании. В стране кризис. В отрасли жопа. Сильные поедают слабых, а от эффективности операционной деятельности зависит наше с вами будущее.» — сказал генеральный директор поигрывая золотыми часами на запястье.  Прим. — далее не рекомендуется к прочтению лицам с неустойчивой психикой. 

Проведение оптимизации или как срезать косты

«Проведение оптимизации дело не простое и я просил заранее прислать мне ваши предложения. Ваши светлые головы «родили» следующие: сократить зарплаты сотрудников, закрыть офисы клиентского обслуживания, взимать с сотрудников плату за проживание и питание, «повесить» на сотрудников списания брака и недостач, урезать в два раза компенсацию расходов на бензин, перестать закупать канцелярские принадлежности, печатать документы на «черновиках», провести ряд сокращений линейного персонала и так далее»

Знакомая картина? Если да, то спешу вас поздравить, вы стали свидетелем того, как проведение оптимизации происходит в обычной российской компании.

Странно, но почему то у нас, под словом «оптимизация», понимается именно сокращение затрат компании. «Снизить издержки. Сократить затраты. Порезать косты…» — вот синонимы слова оптимизация в России. Никто не рассматривает проведение оптимизации с точки зрения эффективности, а именно соотношения затрат и получаемого результата. А почему? По трем причинам:
1. Многие компании априори раздули свои затраты на волнах сверхприбылей, а значит самое простое эти самые затраты срезать.

2. В уравнении «оптимальное состояние = высокая эффективность = издержки / результаты деятельности», видят лишь одну составляющую — издержки. Справедливости ради, нужно отметить что в малом бизнесе, чаще всего издержки и так минимальны, а каждый сотрудник «и жрец, и жнец, и вабще…», так что возможности по увеличению эффективности, просто скрываются за видимостью или реальной загрузкой персонала.

3. Отсутствует мотивация сотрудников на реальную, а не видимую оптимизацию. Да и вы, да вы, владельцы компаний, понимаете, что сотрудники тратят и оптимизируют ваши, а не свои деньги. Им что тратить, что сокращать — все едино.

Проведение оптимизации по русски
Сейчас я тут все оптимизирую! — средний менеджер в российской компании.

А вот еще один свеженький пример. Как известно, автоматизация бизнес процессов является хорошим способом оптимизации. Автоматизация позволяет высвободить время сотрудников, снизить затраты на выполнение операций и, в целом, повысить их эффективность. Вот только незадача — стоимость ИТ сотрудников относительно высока, а значит их работа по автоматизации стоит весьма нехило. И тут вы можете получить ответ от владельца ИТ ресурсов, что выполнение операций, необходимых для оптимизации работы других сотрудников или подразделений специалистами ИТ, стоят очень дорого. А раз проведение оптимизации в самом разгаре, то ИТ департамент не может позволить себе тратить дорогостоящее время специалистов , а значит и деньги, на подобные работы… Вы думаете я придумываю? Ан нет. Буквально недавно слышал такое заявление на одном совещании.

Проблема в том, что проведение оптимизации вызывает во многих головах картину Репина «Приплыли. Всю ночь гребли, а лодку отвязать забыли». За светлым, оптимизированным будущем, сотрудники забывают об одном из основных законов мироздания — закон сохранения энергии. Чтобы что-то получить, нужно что-то потратить. Иными словами — если просто резать косты, то оптимизация в виде сокращения затрат, становится самоцелью. А вот цель достичь оптимального состояния теряется в ясных умах самоотверженных менеджеров.

Что такое оптимизация? Это достижение оптимального состояния эффективности. Это такое состояние, при котором предельные издержки равны предельному доходу компании. Да, да. В экономической теории это называется «оптимальный объем производства». Вы же учили экономику в институте? Проведение оптимизации не может существовать без расчетов и экономики.
Что же такое оптимальность или оптимум?

ОПТИМУМ (от лат. optimum — наилучшее) — совокупность наиболее благоприятствующих условий; наилучший вариант решения задачи или путь достижения цели при данных условиях и ресурсах. Оптимум экономический в широком смысле — наиболее эффективное функционирование производства, в узком — наилучшее использование материальных ресурсов, при котором достигается возможный максимальный эффект производства или возможный минимум затрат.

Понимаете? Оптимальность заключается не в снижении затрат, а в увеличении отдачи на затраты.

Довольно часто, реальное проведение оптимизации в компании, требует не только не сокращать затраты, но даже увеличить их. С другой стороны, вы можете не снижать затраты, а увеличить эффективность через увеличение производительности.

Вот именно второй путь, чаще всего, остается без внимания. Почему? Потому что он не так прост в реализации, как простое сокращение затрат. Тут же думать надо! А еще и вкладывать время, а значит и деньги.

Проведение оптимизации
Оптимизация в реальности — один неверный шаг и будет бум! Ах да, еще и «доброжелатели» помогают

Думайте не о том, чтобы сократить зарплату сотрудников, а о том, как повысить их производительность. За те же деньги, вы получите больше отдачи, а значит увеличите эффективность.
Повальное сокращение затрат, не раз приводило компании к очень печальному положению. Ситуация получается такая — нам не хватает средств чтобы двигаться вперед, поэтому, чтобы средства появились, нужно сократить затраты. Но как только происходит сокращение, происходит и снижение отдачи, эффективности. Теперь компания не только не двигается вперед, но и начинает медленно откатываться назад. Как в анекдоте — за ту зарплату, которую мне платят, я не только работать не должен, но должен еще и немного вредить.

А дальше как снежный ком. Сокращение затрат — сокращение эффективности. И компания своими собственными силами, затягивает петлю на шее.

Прежде, чем сокращать затраты, необходимо хладнокровно оценить возможные последствия.

  • Сократить зарплаты и взимать деньги за услуги компании? — снизится эффективность сотрудников. Часть уволиться.
  • Перестать закупать канцелярские принадлежности — пострадает оформление документации, а также хранение и обработка.
  • Урезать расходы на бензин? — сотрудники перестанут ездить по делам компании.
  • Убрать чай, кофе и печеньки? — вы реально думаете, что люди станут меньше тратить время на кофе, если его убрать?
  • Повесить списание брака на сотрудников? — увеличится возврат продукции и недовольство клиентов.
    и так далее.

Означает ли все вышеперечисленное, что проведение оптимизации не предполагает сокращения издержек? Вовсе нет. Просто нужно смотреть на всю формулу эффективности. А значит рассматривать не столько издержки, сколько возврат на затраты. В одной ситуации, издержки могут быть неоправданно высокими, тогда их нужно сокращать. В другой ситуации лучше оставить затраты как есть и увеличивать производительность.

К издержкам относятся и различные «потери». Потери, это не только «жирок» и излишества операционной деятельности компании. Это, и скорее в первую очередь, потери связанные с эффективностью операционной деятельности. Подробнее с типами потерь можно ознакомиться в методологии Lean.
Главное понять — потери, это все, что не создает ценности для компании и клиента. Кстати, с этой точки зрения, излишний, неэффективный управленческий аппарат, является первым кандидатом на «оптимизацию». Ха ха!

Оптимизация управления

А теперь серьезно. Если проведение оптимизации компании жизненно необходимо, двигайтесь в следующем порядке:

  1. Избавьтесь от затрат, которые можно смело отнести к излишним.


Излишние затраты, это все то, что не добавляет ценности вашим продуктам и услугам, не влияет на отношение клиентов к сервису и компании, не снижает производительности и отношения персонала, не направлено на укрепление безопасности и конкурентоспособности компании. Пример — дорогие в эксплуатации корпоративные автомобили, оплата непроизводственных расходов менеджмента, дорогостоящая техника и т.д.

2. Избавьтесь от неэффективных действий в операционной деятельности. Рабочие группы, длительные совещания, бюрократия, многоступенчатое согласование и прочее. Все это снижает эффективность. Особенно уделите внимание вспомогательным и процессам управления. Они несут в себе только издержки.

3. Оцените потребность в производительности основных процессов. Далеко не всегда производить больше, значит лучше. Если ограничение находится на стороне рынка, то незачем обслуживать большие производственные мощности. Часть можно законсервировать. Принимайте решение о снижении затрат только после оценки реальной потребности в ресурсах.

4. Сконцентрируйтесь на увеличении производительности всех процессов, при сохранении операционных издержек. В первую очередь уделите внимание основным процессам.

Проведение оптимизации ставит своей целью повышение эффективности. Эффективность — максимум результат при минимуме затрат.

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.