Подготовка к интервью c участниками бизнес-процесса

Подготовка к интервью c участниками бизнес-процесса

Описание бизнес процессов компании начинается с изучения документации процесса. Но какой бы полной и качественной ни была информация в документах, вам не избежать этапа проведения интервью с участниками процесса. Более того, именно проведение интервью и наблюдение являются самыми ценными этапами в процессе описания бизнес-процессов.
Подготовка к интервью c участниками бизнес-процесса

Естественно, что проведение интервью имеет определенный порядок, требует подготовки и наличия определенных навыков у интервьюера. Давайте разберемся, что же необходимо для его проведения и как сделать его максимально эффективным с точки зрения описания бизнес процессов.

Основой для подготовки к интервью являются результаты, которые вы получили на этапе обработки и анализа документации процесса. Напомню, что итогом работы с документацией должны стать:

  1. Структура документации
  2. Выжимка информации из документов и заметки к ним
  3. Набросок модели процесса

На основании этих документов и данных вы будете готовить вопросы для интервью. Вопросы для интервью можно разбить на 3 основных категории:

  1. Вопросы по содержанию процесса
  2. Вопросы по взаимодействию с другими сотрудниками и процессами
  3. Вопросы об особенностях и сложностях в работе сотрудника

Управление бизнес-процессами
Набросок модели бизнес-процесса перед интервью

Описание бизнес процессов предприятия в обязательном порядке включает в себя проведение интервью с участниками процесса. Интервью станет практически единственным источником информации, а значит, подготовка к нему становится более значимой и сложной. Итак, как подготовиться к интервью с участниками бизнес-процесса, если о самом процессе вам ничего не известно?

Читать

Вопросы по содержанию процесса

Для того чтобы составить максимально подробный список вопросов по содержанию бизнес процесса, нам придется еще раз вернуться к этапу обработки информации. Для того чтобы можно было понять и подробно описать процесс, вам для себя нужно ответить на следующие вопросы:

  • Какие задачи и в каком порядке выполняются в процессе?
  • Кто выполняет эти задачи?
  • Сколько времени требуется на выполнение задач?
  • Какие документы используются в процессе?
  • Откуда появляются данные документы и кто несет ответственность за их предоставление?
  • Какие документы и куда должны поступить по итогам и/или в ходе самого процесса?
  • Что происходит с документами, когда их жизненный цикл в процессе завершен?
  • Какие ресурсы (материалы, инструменты и пр.) и для чего необходимы для осуществления задач процесса? В каком количестве?
  • Какие информационные системы используются в процессе? Как они используются?
  • Какие показатели процесса отслеживаются? Когда и как они фиксируются, а также как часто их проверяют и кто это делает?
  • И наконец, что является результатом процесса или его основным продуктом? Кто использует данный продукт в дальнейшем?
  • Какие еще продукты (второстепенные) появляются в процессе?

Продукты процесса можно разделить на два типы - основные и второстепенные.

Основные продукты - это то, ради чего собственно весь процесс и существует.

Второстепенные - это продукты, которые появляются в результате процесса, но не ради них все затевалось.

К примеру, основным продуктом процесса «Производство пива» является непосредственно пиво. Но существует и побочный продукт, так называемая «дробина». По сути, это остаток после варки и отстаивания ячменного сусла. Кстати, используется в качестве корма для скота.

  • Последний вопрос - какие продукты других процессов используются в данном процессе и кто отвечает за их передачу? Иными словами, что поступает на вход процесса, откуда и кто за это отвечает?

Когда вы нашли ответы на все эти вопросы, можно говорить о том, что вы имеете достаточно информации для подробного описания бизнес процесса. Но (и это вполне естественно) вряд ли вы сможете все это почерпнуть из полученной для изучения документации. А значит, именно эти вопросы и станут основой списка для проведения интервью с бизнесменом. 

Вне зависимости от того, достаточно информации в полученной документации или нет, вы должны подготовить набросок диаграммы процесса. Из этого наброска сразу возникнут вопросы, связанные непосредственно с задачами процесса и порядком их выполнения. Это значит, что вам предстоит задать кучу вопросов, начинающихся со слов «А что происходит после…?».

Управление бизнес-процессами
Интервью? А с кем вы будете беседовать?

Эффективность проведения интервью при описании бизнес процесса зависит не только от того, насколько вы разбираетесь в бизнес процессе и как тщательно подготовили вопросы. Анализ бизнес процессов требует проведения интервью с сотрудниками, участниками процесса, а значит, нужно учитывать их особенности поведения и возможные реакции на ваше стремление вникнуть в их работу.

Читать

Вопросы по взаимодействию с другими сотрудниками и процессами

Следующей группой вопросов являются вопросы, связанные со взаимодействием сотрудника с коллегами в рамках данного процесса и других процессов. Если мы говорим о взаимодействии в рамках одного процесса, то вы должны четко понимать - что, в каком виде, при каких условиях и кому передается в процессе. 

К примеру, если вы понимаете что сотрудник передает некую заготовку (информацию, документ, указание и т.д.) другому сотруднику, то необходимо выяснить, как это происходит - из рук в руки или через какой-то механизм? Или передается партия? Или оставляется в каком-то месте? Механизм взаимодействия необходимо понимать детально, так что готовьте вопросы. Это крайне важно, т.к. возможности оптимизации очень часто скрываются как раз в таких моментах. 

Если же мы говорим о взаимодействии между другими процессами, то нужно быть абсолютно уверенным, что вы точно можете ответить на следующие вопросы:

  • Какие продукты других процессов используются в изучаемом процессе?
  • Кто отвечает за передачу этих продуктов на стороне процесса-поставщика?
  • Кто и как принимает данные продукты в текущем процессе?
  • Сопровождается ли это какой-то документацией или требуется выполнение неких условий?
  • Какие продукты появляются в результате текущего процесса?
  • Кто использует данные продукты в дальнейшем?
  • Как он их использует?
  • Есть ли требования к нашему продукту со стороны процесса-клиента?
  • Как происходит передача наших продуктов процессу-клиенту?
  • Какие особенности существуют в процессе передачи?

Не смогли найти ответы на часть этих вопросов? Смело записывайте их в свой список для интервью. Также добавьте в список следующий вопрос «Как вы взаимодействуете с … (указать имя сотрудника)?» Понятное дело, что такой вопрос необходимо задать применительно ко всем сотрудникам, с которыми взаимодействует наш интервьюируемый в рамках изучаемого процесса. Такой вопрос или его вариации могут дать очень много полезной информации.

Вопросы об особенностях и сложностях в работе сотрудника

Одна из самых полезных категорий вопросов с точки зрения дальнейшей оптимизации. При этом крайне сложно эти вопросы реально подготовить. Но если вы знаете об определенных сложностях, с которыми сотруднику приходится сталкиваться в рамках изучаемого процесса, обязательно запишите эти сложности как вопросы. 

Просто начните фразу с «А как вы справляетесь с …» Также в рамках этой группы стоит задать один очень простой вопрос "Что бы вы хотели изменить, улучшить в процессе?" Ставьте данный вопрос в самый конец списка. Возможно, именно он станет настоящей золотой жилой с точки зрения оптимизации бизнес процесса. 

В результате смысловой подготовки к интервью у вас должен появиться список вопросов о бизнесе, который включает в себя:

  • Вопросы по операциям процесса и порядку их выполнения - А что происходит после ... ?
  • Вопросы, на которые вы не знаете ответа для полного описания процесса - Кто, что, когда, какие документы, ресурсы, KPI и т.д.?
  • Вопросы по взаимодействию в рамках процесса - Как вы передаете отчет А?
  • Вопросы по взаимодействию с другими процессами - Кто вам поставляет сырье?
  • Вопросы о сложностях и особенностях работы сотрудника в процессе - А как вы справляетесь, когда покупателей очень много?

Подготовку к интервью можно разбить на две части - смысловая подготовка и коммуникационная. То, о чем я писал чуть выше, является смысловой подготовкой. Т.е. вы готовились к проведению интервью бизнес аналитике именно с точки зрения содержания процесса. 

Коммуникационная подготовка не менее важна и позволяет вам учесть особенности проведения интервью с конкретным человеком, но об этом в следующий раз.

Управление бизнес-процессами
Описание бизнес процесса «Проведение интервью»

Вы сделали большую работу и основательно подготовились к проведению интервью. Никто так эффективно не готовился к интервью, как вы. В вашем распоряжении есть наброски модели бизнес процесса, который исследуете, список вопросов по бизнес процессу, вы много знаете об интервьюируемом и сделали все, чтобы иметь достаточно времени и вам никто не мешал. Вы берете все необходимые документы и направляетесь на встречу.

Читать
Статьи по теме
Что такое аудит системы менеджмента качества

Аудит системы менеджмента качества – проверка соответствия бизнес-системы, процессов или функций, на соответствие определенным требованиям. Требования может задавать стандарт, например из семейства ИС...

Читать
7 правил декомпозиции процессов

Декомпозиция процессов - вопрос, по которому довольно сложно найти конкретные рекомендации и правила. Мы сформулировали 7 правил декомпозиции бизнес-процессов на основании практики управления бизнес-п...

Читать
Что такое система менеджмента качества?

Качество – тоже объект управления. Обеспечить качество процессов, работ, продуктов и услуг, призвана система менеджмента качества. И сегодня мы кратко расскажем о том, что это такое и с чего стоит нач...

Читать
Как устранить узкое место в бизнес-системе?

Узкое место - это процесс, который ограничивает производительность всей бизнес-системы. Поиск и устранение узких мест – одна из важнейших задач для руководителей любого уровня. В данной статье мы расс...

Читать
Стандартные операционные процедуры. Руководство по разработке

Стандартные операционные процедуры (СОП) – неотъемлемый элемент системного управления бизнес-процессами. На первый взгляд разработка СОП может показаться сложной, но все не так уж и сложно.

Читать
Как вовлечь сотрудников в улучшение бизнес-процессов

Невозможно системно заниматься оптимизацией бизнес-процессов, если не знать, как вовлечь сотрудников в данный процесс. Но как это сделать? Как подтолкнуть на разработку идей? Как разбудить активность?...

Читать
Оптимизация рабочего процесса: полное руководство

Оптимизация рабочего процесса – приведение его к такому состоянию, когда процесс производит качественный продукт с наименьшими издержками. Любой процесс оптимизации можно свести к шести ключевым этапа...

Читать
Зачем и как описывать бизнес-процессы?

Есть процессы более сложные, есть более простые. В любом случае, вам может потребоваться их описать. Поэтому важно понимать: зачем и как описывать бизнес-процессы.

Читать
Как устранить потери и улучшить процессы

Первое, что необходимо сделать, чтобы улучшить процессы — устранить потери. Некоторые потери можно устранить относительно просто. Другие потребуют серьёзных организационных и процессных изменений.

Читать
Комментарии
Комментировать

Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.