Главная страница » Блог » Описание. Схема описания бизнес процессов

Описание. Схема описания бизнес процессов

Подробное описание бизнес процессов является самой важной частью второго этапа. Схема описания бизнес процессов, это процесс, который заключает в себе ряд подпроцессов. К ним относятся изучение документации, проведение интервью, наблюдение и т.д. Каждый из подпроцессов я буду подробно рассматривать в дальейшем, а пока пердлагаю окинуть взглядом предстоящую работу.

Схема описания бизнес процессов

Изучение документации

Начинать описание бизнес процессов можно как с проведения интервью с участниками, так и с изучения документации процесса. Я рекомендую начинать с документации по нескольким причинам:

  1. Изучение документации поможет вам начать вникать в процесс и сформировать вопросы для интервью.
  2. При проведении интервью, многие участники будут говорить что тот, или иной вопрос описан в таком то документе. В этом случае вам будет чем оперировать и вы сможете задать уточняющие вопросы.
  3. Продемонстрировав осведомленность в документации процесса, вы облегчите проведение интервью.

Вопреки расхожему мнению, наличие документации бизнес процесса ни коем образом не говорит о качестве процесса и управления. Процесс может выполняться безукоризненно и с высокой эффективностью, при этом не имея никаких формальных документов.

Кстати, мне часто доводилось слышать фразу «Мы хотим чтобы у нас были процессы». На мой удивленный вопрос, «А разве у вас их нет?», я получал не менее удивленный ответ «Нет».
Бизнес процессы есть в любой комапнии. Даже компания основанная на проектом управлении имеет бизнес процессы. Просто они не формализованы, т.е. не зафиксированны в документах.

Проведение интервью

Для подробного описания процессов, необходимо проводить интервью его участников. Начинать лучше всего не с владельца процесса, как принято считать, а с рядовых исполнителей.
Только исполнители знают участки своей работы досконально, а подробная понимание процесса и является вашей целью. Далее необходимо переходить на уровень выше, вплоть до владельца бизнес процесса. При этом у каждого участника необходимо узнавать информацию не только о том участке работы, за который он несет ответственность, но и о работе других участников. То как один участник процесса, видит работу другого участника, может во многом раскрыть текущие и потенциальные проблемы процесса.
Хорошим вариатом, станет просьба описать участников бизнес процесс простыми словами. Но только после проведения интервью и только с предоставлением примера описания. Сами понимаете — у каждого, понятие «подробно», свое.

Наблюдение

Изучение процесса по документам и описаниям не достаточно. Важно увидеть как проходит процесс. Вы, как наблюдатель, сможете заметить много из того, что скрыто от «замыленого» взгляда участника процесса. Только таким образом вы сможете действительно погрузиться в процесс и понять его изнутри. Необходимо просмотреть выполнение всех операций.

Еще лучше самому выполнить все операции процесса.

При возможности я часто выбираю второй путь. Поэтому мне доводилось лазить по чердакам и подвалам вместе с монтажниками, продавать, собирать заказы, обслуживать клиентов как в фронт офисе, так и по телефону и многое, многое другое.
Собственноручное выполнение процесса, проведенное после изучения документов, интервью и наблюдения, является лучшим подходом для описания бизнес процесса.

Набросок диаграммы процесса

Теперь у вас есть все необходимое для того чтобы сделать первый набросок диаграммы бизнес процесса. Не стоит сразу пытаться сделать чистовой вариант. Для того чтобы построить диаграмму надо знать нотацию построения. В большинстве своем я использую BPMN.

Построение диаграммы процесса

После создания первого наброска диаграммы, необходимо сверить то ,что получилось, с полученной ранее инфомрацией. Если в процессе или по итогам построения, возникили вопросы, их необходимо решить, получив информацию у участников процесса. Если вопросов нет, можно приступать к построению детальной и окончательнй модели процесса.

Согласование диаграммы процесса

Следубщим шагом должно стать согласование полученной модели с участниками процесса. Как правило, согласование достаточно проводить на уровне команды процесса. Согалсование проводится для того чтобы проверить модель на соответствие действительности. Если модель соответствует полученной информации и прошла проверку на реалистичность — можно идти дальше. В противном случае, необходимо внести поправки. Главное чтобы модель была согласована всеми участниками команды процесса.

Это важно. Воздержитесь от попыток оптимизации модели бизнес процесса на данном уровне. Однако записывайте возникшие варианты и идеи. На этапе оптимизации эти записи пригодятся.

Подготовка регламента

Модель бизнес процесса отражает большинство неообходимой информации. Но регламент все равно необходим как расширение и пояснение к модели. Регламент является набором всей документации процесса. Иными словами, из данного документа можно почерпнуть исчерпывающую информацию о бизнес процессе.

Это важно. Вопреки бюрократическим традициям, регламент не обязательно распечатывать и подписывать всеми возможными сторонами. Самое важное чтобы документ был удобен для внутреннего использования и выполнялся.

Лучше всего регламент иметь в электронном виде. Так намного удобнее и проще работать с ним.

Регламент этот свод правил и условий выполнения бизнес процесса.

Согласование регламента

Заключительным шагом является согласование получившегося регламента. Согласование необходимо получить на уровне команды процесса. Последнее слово, конечно же, остается за владельцем процесса.

Подробное описание, является самой длительной и трудоемкой частью второго этапа управления бизнес процессами. Далее я буду подробно рассказывать о каждом подпроцессе.

by Roman Zaytsev

4 comments

  1. Елена says:

    Здравствуйте, Роман! Очень интересный сайт. Не могу оторваться. Так доступно написано — простым понятным мне языком. Спасибо большое! Где можно посмотреть описание всех подпроцессов? Я только нашла подпроцесс «Изучение документации бизнес-процесса». Заранее благодарна.

    • Roman Zaytsev says:

      Здравствуйте Елена. Спасибо за отзыв. Очень приятно. По поводу описания других процессов. К сожалению был очень занят и не мог уделить достаточно внимания блогу, но уже сейчас я продолжаю работать над описанием и в ближайшее время начнут выходить новые статьи. Так же вы можете задавать вопросы в любое время, с удовольствием отвечу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.