Главная страница » Блог » Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня

Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня

Методы улучшения бизнес процессов основаны на логике и здравом смысле. Эти простые инструменты, не требуют специальных навыков и могут применяться в любой области деятельности. Мы подготовили для вас описание основных методов улучшения бизнес процессов, которые можно начать использовать незамедлительно.

Простые и действенные методы улучшения бизнес процессов

Существует множество методов улучшения бизнес процессов. При этом, одни и те же методы, можно встретить в разных концепциях, названиях и комбинациях. Поэтому, мы выделили суть и описали 8 методов улучшения бизнес процессов

Устранение разрывов

Разрыв — это ожидание кого-то или чего-то. Это ситуация, когда вы не можете продолжить выполнять процесс, потому что у вас нет нужных данных, инструментов или ресурсов, а без них невозможно продолжить выполнять процесс. Это все, что вас отвлекает от процесса. Проще говоря, разрыв — это прерывание потока выполнения процесса. С точки зрения процесса, разрыв, это потеря.

Разрывы можно и нужно устранять. Уберите отвлекающие факторы. Обеспечьте процесс всем необходимым. Приведите в порядок рабочее место, чтобы не тратить время на поиск нужных вещей или информации. Синхронизируйте процессы таким образом, чтобы предыдущий процесс поставлял продукт в последующий, вовремя. Все методы улучшения бизнес процессов, тем или иным способом, направлены на устранение разрывов.

Устранение лишних действий

Лишними, являются действия, которые не создают продукт, не добавляют ему ценности, не направлены на улучшение клиентской составляющей или не несут пользы другим процессам. Все дублирующие действия, также являются лишними. Действия, которые мы можем отнести к бюрократическим — лишние.
Поэтому метод очень прост — найдите лишние действия и избавьтесь от них.

Для поиска лишних действий, можете использовать список контрольных вопросов:
— Это действие выполняется в каком то еще процессе?
— Это действие необходимо для создания продукта процесса?
— Это действие необходимо для выполнения каких то обязательных требований?
— Это действие улучшает качество продукта?
— Это действие позволяет улучшить взаимоотношения с клиентами?
— Это действие улучшит восприятие клиентами нашего продукта или компании?
— Это действие необходимо для других процессов в компании?

Если вы получили ответ Да, на первый вопрос и один из последующих, то это потенциально дублирующее действие, которое можно устранить. Если на первый вопрос ответ Да, а на последующие Нет — это точно лишнее действие. Если же вы получили все ответы нет — тут даже думать нечего. Это совершенно бесполезное действие и от него необходимо избавиться.

Очень часто, лишние действия появляются в результате того, что другие участники просто не знают о том, что кто-то это уже делает. Например один отдел не в курсе, что отчет, на который они тратят много времени, также делается в другом отделе.

Лишние действия не только увеличивают затраты процесса, но и могут быть источником ошибок, создающих сложности в других процессах.
Например отдел закупок и конструкторский отдел, независимо друг от друга, запрашивают цены поставщиков и вносят их в базу. Разница в ценах может привести к дорогим ошибкам, для устранения которых, методы улучшения бизнес процессов уже не сработают.

Обеспечение непрерывности процесса

Чем непрерывнее процесс, тем выше его эффективность. Но непрерывность процесса, не всегда связана с отсутствием , или устранением, разрывов. В некоторых случаях, можно улучшить процесс, «схлопнув» несколько операций или подпроцессов в один.

В этом случае, процесс выполняется таким образом, чтобы окончание одной операции, сразу начинало последующую.

Приведу простой пример. Я часто наблюдал, как некоторые сотрудники, сначала пишут письмо в текстовом редакторе, затем вставляют текст в окно нового сообщения, в почтовом клиенте и, затем, отправляют письмо.
С процессной точки зрения, это несколько, отдельно стоящих операций. Эти операции можно «схлопнуть» в одну, если сотрудник будет писать письмо сразу в окне нового сообщения почтового клиента. Эффективность увеличится.

Такие «мелочи», позволяют существенно улучшить многие, в особенности административные, процессы. По результатам исследований Gartner, использование данного метода позволяет сократить длительность административных процессов на 40%

Параллельное выполнение операций

Вопреки расхожему мнению, нельзя делать несколько дел одновременно. Поэтому, когда мы говорим о параллельном выполнении операций в бизнес процессах, мы имеем ввиду 2 вещи:
1. Чтобы операции могли выполняться параллельно, они должны выполняться разными людьми
2. Параллельное выполнение операций одним человеком, это последовательное выполнение операций разных процессов.

Что касается первого, то тут все просто — если вы можете перераспределить выполнение операций процесса по сотрудникам и, тем самым, сократить его длительность, стоимость и т.д. — просто сделайте это. Почему то многие считают, что методы улучшения бизнес процессов, это из ряда метафизики небесных тел, а «вот такие простые решения слишком просты». Не надо пренебрегать простыми решениями. Чем проще — тем лучше и эффективнее. Часто это вопрос технологии или управления.

Параллельное выполнение операций позволяет сократить время цикла до 80%. Яркий пример — переход от последовательного, классического проектирования зданий, к параллельной инженерной разработке.
Вместо того, чтобы сначала создавать концепцию изделия, затем выполнять чертежи, заказ материалов и только затем — процессы, все эти действия можно выполнять параллельно в объединенных командах. Время разработки резко сокращается, а потребности всех заинтересованных сторон учитываются в процессе разработки.

По второму пункту немного сложнее. Комбинация нескольких процессов, или экземпляров процессов, при выполнении одним сотрудником, возможна, но несет в себе ряд нюансов.
1. Если вы комбинируете два процесса, то также комбинируете их риски, ошибки и т.д.
2. Не все процессы можно эффективно скомбинировать
3. В некоторых случаях, честно говоря во многих случаях, комбинация приведет к снижению эффективности процессов.
4. Прежде чем принимать решение о комбинировании процессов, необходимо произвести расчет целесообразности. Здесь может скрываться множество подвохов.

Так что, старайтесь очень аккуратно подходит к комбинированию процессов. Кстати, когда я говорю о комбинировании процессов, это означает, что вы делаете все, чтобы сотрудник реально выполнял несколько процессов, в заданной последовательности. Это может выглядеть как — включить чайник, загрузить белье в стиральную машину, насыпать чай в чашку, залить чай кипятком, засыпать порошок в стиральную машину и включить ее.

Подготовка или обеспечение

Все методы улучшения бизнес процессов просты, а этот в особенности. Как вы уже поняли — множество потерь в процессах, связанны с поиском и подготовкой ресурсов, материалов и прочих инструментов. От 20 до 50% времени многих процессов, тратится на бесполезную, с процессной точки зрения, подготовку.

Поэтому, можно существенно улучшить процесс, организовав его своевременное обеспечение всем необходимым. Частный случай обеспечения — изменение порядка действий таким образом, чтобы выделить подготовку ресурсов в отдельный блок. Самое важное — чтобы подготовка к выполнению операций и выполнение операций были разнесены.

Кстати, технология 5С решает часть вопросов по обеспечению, через правильную организацию рабочего места.

Изменение порядка действий

Метод, частично вытекающий из предыдущего пункта, а также имеющий отношение к устранению разрывов. Нужно изменить порядок процесса, чтобы избежать ненужных действий, разрывов и т.д.

Нередко можно встретить такой порядок действий, который приводит к лишним передвижениям полуфабрикатов, продукции, ресурсов и документов. К примеру, в процессах согласования документов нередко встречаются действия повторного согласования. Генеральный директор первым и последним утверждает бюджет. Иногда можно встретить абсурдные варианты — бухгалтерия может подписать обходной лист и перечислить расчет сотруднику только тогда, когда стоит подпись директора, который, в свою очередь, ставит свою подпись последним, т.е. после бухгалтерии.

Это наиболее простые примеры, где изменение порядка действий процесса, приведет к уменьшению времени всего цикла. Но представьте, что процесс может быть связан с дорогостоящим перемещением материалов или продукции. В таком случае, простое изменение процесса позволит избежать лишних перемещений и существенно повлиять на финансовые затраты. А мелочи… Что ж. Мелочи становятся критичными в часто повторяемых процессах. Эффект масштаба, знаете ли. Так что, чем чаще повторяется процесс и больше сотрудников его выполняют, тем важнее внимание к «мелочам».

Синхронизация процессов

Существует довольно много процессов, которые выполняются не так часто. Подготовка квартального отчета, ежегодная защита бюджета, составление налоговой декларации. Результаты процессов понятны, а непосредственные заказчики известны. Однако не все клиенты процесса являются непосредственными «заказчиками». В таком случае, они могут не знать, когда выходит документ.

Недавний пример — казначейство принимает заявки на платежи до вечера пятницы, чтобы сформировать и утвердить реестр платежей, и оплатить заявки в следующий четверг. Тем не менее, некоторые процессы не синхронизированы, что приводит к тому, что заявки отправляют в обход стандартного пути и просят внести их в реестр платежей. Это, в свою очередь, приводит к увеличению цикла формирования и согласования реестра. В этом примере, конечно, много нюансов, но думаю вы уловили суть.

Автоматизация или полуавтоматизация

Автоматизация операций процесса, как правило, требует внушительных затрат, а значит будет относится не к улучшению бизнес процессов, а к оптимизации, или даже, реинжинирингу. Тем не менее, очень часто встречается неэффективное использование, уже существующих в компании, инструментов. Не говоря уже о возможностях бесплатных сервисов и штатных возможностей оборудования или программного обеспечения.

Самый простой пример — я до сих пор часто встречаю весьма посредственное использование возможностей он лайн календарей, с точки зрения организации встреч, совещаний и простого планирования времени. В результате, согласование времени встречи может превратиться в кошмар.

Скажу еще раз — методы улучшения бизнес процессов основываются на здравом смысле и потому, просты в применении. Кстати недавно, один товарищ сказал, что я работаю «вице-президентом по здравому смыслу» Хе-хе. Может оно и так. По части бизнес процессов — так это точно. Но ведь и у вас здравого смысла не меньше, а значит, методы улучшения бизнес процессов, найдут свое применение в ваших умелых руках.

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.