Главная страница » Блог » Как правильно собрать команды управления процессами?

Как правильно собрать команды управления процессами?

Команды управления процессами, наряду с владельцем бизнес процесса, занимаются разработкой и оптимизацией процесса, и участвует во всех трех этапах управления бизнес процессами. На этапе разграничения процессов команда участвует в постановке целей и задач по управлению бизнес процессами, и разрабатывает план коммуникаций. На этапе создания, команда занимается непосредственно созданием и внедрением бизнес процессов. На этапе совершенствования бизнес процессов основной задачей является поиск путей улучшения процессов и их реализация.

Команда состоит из 3 – 5 ключевых лиц, задействованных в рассматриваемом процессе. Команда должна быть подобрана таким образом, чтобы можно было рассматривать процесс с разных сторон, на разных уровнях и при этом находить эффективные для всех решения.

Правила подбора команды управления процессами

  1. В команде должен быть представитель каждого уровня управления. Вплоть до исполнителей. Никто не знает операции процесса лучше тех, кто выполняет их ежедневно. Никто не расскажет вам о проблемах операционного управления лучше менеджеров второго уровня, тех кто управляет исполнителями. Так что и исполнители, и менеджеры процесса, в обязательном порядке, должны входить в состав команды бизнес процесса.
  2. В команде должен присутствовать представитель процесса поставщика и процесса клиента. Это условие важно для того, чтобы понимать, с какими проблемами сталкиваются те, кто передают свой продукт вам и те, кто использует продукт произведенный в результате вашего процесса. Кстати, да, не бойтесь привлекать к работе внешних поставщиков и клиентов. Это может принести огромную пользу. Главное разумно подходить к оценке и страхованию рисков. К примеру, привлекайте внешних поставщиков или потребителей только в рамках обсуждения конкретных, касающихся их непосредственно, подпроцессов.
  3. Работа команды процесса строится в соответствии с правилами управления проектами. Разработка или внедрение бизнес процесса, это всегда проект. Существуют конкретные методики управления проектами. К примеру, методика разработанная Project management institute и сформулированная в PMBOK (Project management body of knowledge). Данную книгу не сложно найти на просторах интернет. Главное помните, проект ограничен во времени, ресурсах и имеет конкретный, ожидаемый результат.  Соответственно, подбирайте участников команды так чтобы они соответствовали требованиям управления проектами.
  4. Решения, принимаемые командой процесса, должны быть приняты каждым участником.  Один из важнейших пунктов. Его смысл в том, что участники процесса должны приходить к реальному согласию. Это означает что в команде не должно быть тех, кто будет тем или иным образом влиять на решение одного из участников. Не стоит брать в команду ярких лидеров, слова которых имеют серьезное влияние на других участников. Или берите в команду тех, кто не попадает под влияние харизмы лидера. То же касается руководителей и подчиненных. Руководитель не должен своим авторитетом давить на подчиненного. Все эти требования накладывают определенные критерии подбора участников команды – каждый должен иметь свободу слова, мнения и не попадать под давление со стороны других участников команды.  Очень скрупулезно отнеситесь к данному правилу.
  5. Участники команды должны соблюдать правила коммуникаций.  Отчасти, это правило является продолжением предыдущего пункта. Его смысл заключается в том, что участники процессной команды должны адекватно вести себя и соблюдать правила коммуникаций. Если в команде будет не приятно работать – результат вряд ли будет отличным. Самое простое – не берите в команду спокойных, сдержанных людей явного, громкоголосого дебошира. Скорее всего его просто «задавят» числом и он будет отторгнут командой. При этом, его знания и опыт не будут иметь значения.  И в целом не позволяйте команде переходить рамки приличия. Не только содержание определяет форму, но и форма имеет влияние на содержание. Хотите пример? Попробуйте провести эксперимент и попросите прийти команду на работу в майках и шортах. А в следующий раз пусть придут в строгих костюмах. Вы заметите огромную разницу в их поведении. Форма так же определяет содержание.
  6. Участники команды должны иметь время для работы над процессом. Почему то об этом принципе очень часто забывают. А ведь это бесконечно важно. Для того чтобы участники процессной команды могли эффективно, да и вабще, работать над процессом, они должны располагать необходимым временем. Кстати, это один из принципов управления проектами. Для того чтобы данный принцип соблюсти, необходимо высвободить из повседневной работы, время для работы в процессной команде. В одних случаях будет достаточно просто нескольких часов в день. В других, команда может, временно, заниматься только текущим проектом по управлению процессами.  Если же кандидат на участника команды не сможет выделить достаточно времени, включать его в команду не стоит.
  7. 1 команда — 1 процесс верхнего уровня. Процессы верхнего уровня, это те процессы которые присутствуют на вашей карте основных процессов. Их не должно быть более 15 – 20. Да, один сотрудник может быть владельцем нескольких процессов. Но вы же помните о норме управляемости?

Норма управлямости, онована на числе Миллера, которое определяется как 7 +/- 2. Т.е. управлять больше чем 9-ю процессами эффективно, крайне сложно.

То же касается и команд процессов. Не стоит одну и ту же команду пытаться привлекать к разработке большого числа процессов. К тому же не забывайте что необходимо соблюдать указанные выше требования.  Вам необходимо добиваться лучших результатов от команды, а одна и та же команда не сможет работать эффективно над разными процессами. Каждая команда набирается с учетом специфики процесса над которым они работают. Так что, 1 команда – 1 процесс.

Таким образом, получается что в одной команде должны быть:

1 исполнитель,

1 менеджер второго уровня,

1 поставщик,

1 клиент,

1 владелец процесса.

В случаях, когда количество участников процессной команды возрастает, необходимо делить проект на подпроекты. Но 3 человека должны работать в команде абсолютно всегда – владелец, исполнитель и менеджер. Это тот костяк, который не только разрабатывает процесс но и произведет внедрение с наибольшей эффективностью.

Подбор процессной команды крайне важен. Я бы даже сказал что это самый важный пункт во всех этапах управления бизнес процессами. Отнеситесь к этому со всей серьезностью и вниманием. Ни одна, даже самая совершенная методика, не играет такого значения, как грамотно подобранная команда.

Появились вопросы? Свяжитесь со мной.

На главную

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.