Главная страница » Блог » Что такое политики, стандарты и процедуры

Что такое политики, стандарты и процедуры

стандарты и процедуры

Что общего и чем отличаются политики, стандарты и процедуры работы? Далеко не каждый может ответить на этот вопрос. Общее понимание вроде как присутствует, но дьявол кроется в деталях, а именно детали, в итоге, формируют разницу в понимании.  Разность понимания, в свою очередь, оборачивается неоправданными ожиданиями и потерянным временем.

Политики, стандарты и процедуры. В чем разница?

Политики

Политика, это собрание принципов, которым следует компания в своей деятельности. Принципы, фактически, это правила поведения, принятые в компании. Надеюсь вы понимаете, что наличие выраженного принципа вовсе не означает, что его неукоснительно соблюдают? Потому как иногда, я наблюдал ситуацию, когда создание политики и ее выполнение, считалось тождественным. Но это совсем другая история. Сейчас мы разберемся только с тем, что из себя представляют политики, стандарты и процедуры.

Впрочем я отвлекся. Вернемся к политике.

Правила поведения и принятия решений, прописанные в политике, могут касаться разных областей деятельности. Например:

  • Политика внутренних коммуникаций
  • Политика качества
  • Политика обслуживания клиентов
  • Политика информационной безопасности
  • Политика управления финансами
  • Политика управления бизнес процессами

и т.д.

Каждый из вышеперечисленных примеров, определяет желаемое поведение компании, в рамках своей области.

Получается что у компании может быть множество политик — по политике не каждую область деятельности. Хорошо, в таком случае, а сколько их должно быть? Для каких областей деятельности нужно создавать политики? Ответить на данный вопрос однозначно не получится. Дело в том, что политики создаются для тех областей, которые являются ключевыми с точки зрения стратегии компании. А  стратегия у каждого своя. Так что только вы можете определить  набор и состав политик.

Кстати, вовсе необязательно создавать политику для каждой ключевой области. Вполне допустимо использовать одну политику, которая вберет в себя необходимые принципы из разных областей деятельности. Таким образом, вы можете просто составить список ключевых, с точки зрения операционной деятельности, вопросов, сформулировать ответы на них и собрать их в виде корпоративной политики.

Хорошая политика, помимо ответа на вопрос «как поступать в том, или ином случае», даёт ответ на вопрос «почему так следует делать».

В успешных компаниях политики пишутся и принимаются советом директоров или собранием руководителей исполнительного звена, т.к. именно они, в конечном счете, отвечают за всю компанию и каждого сотрудника в отдельности.

Вопросу управления политиками уделяется довольно много внимания. И это вполне обосновано.

Кстати, если уж вы используете политики в компании, убедитесь в том, что существует соответствующая политика, регулирующая внесение изменений во все остальные. В противном случае, изменение политик станет хаотичным и сведёт на нет все усилия по их созданию. Помните — изменения политики, в обязательном порядке, должно быть согласовано и подписано каждым, кто принимал политику ранее.

Стандарты

Если политики охватывают вопросы в рамках всей компании, то стандарты задают правила и процедуры контроля, которые помогают политикам выполняться на постоянной основе. Стандарты это то, что должны делать все сотрудники, чтобы реализовывать политики. Стандарт регулирует какой то конкретный вопрос, так что стандартов в компании может, и скорее всего будет, множество.  Например ГОСТы. Один ГОСТ регулирует лишь один вопрос. Например существует целый блок ГОСТов касающийся рабочей документации строительства. Но на каждый конкретный вопрос существует свой стандарт:

  • Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
  • Система проектной документации для строительства. Общие данные по рабочим чертежам
  • Система проектной документации для строительства. Спецификации
  • Система проектной документации для строительства. Условные обозначения трубопроводов санитарно-технических систем

и т.д.

Для вышеуказанного примера, политика будет касаться общих вопросов управления проектной документации для строительства, а стандарты конкретизировать отдельные вопросы.

Есть правда и исключение в Российской действительности. Компании ведущие международную деятельность, зачастую вынуждены соблюдать два стандарта в области финансовой отчетности — РСБУ и МСФО. Но это исключение.

Технические стандарты содержат спецификации, которые разные производители используют для того, чтобы компоненты или устройства, могли использоваться вместе, или были совместимы друг с другом.

Стандарты могут быть очень специфичны и применяться только в одной компании. Но каждый стандарт формируется на основании лучшего опыта — опыта компании или отрасли. Нередко стандарты из одних отраслей и направлений, адаптируются для других. Например стандарты по технике безопасности.

Зачастую, стандарты направлены на обеспечение безопасности сотрудников и защиту физических и информационных активов компании.

Соблюдение стандартов обязательно.

Так же как политики, стандарты должны управляться группой экспертов в области действия стандарта. Поэтому совершенно неправильно, когда, к примеру, отдел кадров управляет стандартом по безопасности труда на производстве. И это ещё не самый «жесткий» пример.

Внесение изменений в стандарты, также должно регулироваться явным и понятным образом.

Процедуры

Можно сказать что процедуры, это инструкции, которые рассказывают о том, как нужно выполнять действия. Правильные стандарты и процедуры являются сквозными, т.е. отражают то, как должны пошагово выполняться определенные операции в рамках более широкого представления — представления политик и стандартов. Процедуры могут применяться и управляться локально — например в рамках одного подразделения или, даже, одной должности. Правда это не означает, что изменение процедур может происходить по другим принципам, нежели изменение политик и стандартов. В любом случае, процедура изменения должна включать в себя комплексный анализ влияния на результаты и ход процедуры. Процедура, как часть процесса, имеет определенный результат, у которого есть клиент. При управлении процедурами необходимо помнить об этом. Также необходимо помнить о соблюдении интересов участников выполнения процедуры.

Для управления процедурами не надо привлекать верхние органы управления, такие как совет директоров. Однако, заинтересованные представители среднего менеджмента должны участвовать в утверждении процедур. Напомню — процедуры связаны с вышестоящими стандартами и политиками, поэтому изменение процедур может затронуть интересы в оба направления.

Процедура, с процессной точки зрения

В управлении бизнес процессами, понятие процедуры немного отличается от общепринятого. С нашей точки зрения, процедура это линейная последовательность операций. Процедура позволяет отобразить последовательность действий в виде простого списка и, тем самым, упростить описание бизнес процесса. 

 

Общие элементы

Общие требования к документации позволяют увеличить вероятность правильного понимания и исполнения документов.

Ясность

Политики, стандарты и процедуры должны быть написаны явным, понятным для всех языком. Это обязательное и основополагающее требование. Несмотря на то, что разные люди по разному понимают информацию, необходимо стремиться к тому, чтобы документы были доступны для понимания для широкого круга пользователей.Лично я формулирую требование таким образом — документ должен быть понятен для условного человека с улицы. Это означает, что специалист, имеющий набор базовых знаний в предметной области, должен легко понять что написано в документе и что с этим делать.

К этому требованию также относится использование максимально простого, живого языка. Чем проще написано — тем проще воспринимается. Только не забывайте о соблюдении грамматических правилах.

Единообразие

Не стоит превращать документы в комиксы. Когда от разнообразия картинок, шрифтов, цветов и стилей оформления начинает рябить в глаза. Выбирайте простые стили и единообразно оформляйте элементы. Если жирный шрифт используется для выделения определений, значит он не подойдет для подчеркивания ключевых мыслей. Размер заголовков должен быть одинаковым, для соответствующего уровня заголовка. Не делайте заголовки одного уровня разноцветными и т.д.

Взаимосвязь

Связь между документами должна прослеживаться в каждом документе. Иными словами — если процедура поддерживает выполнение определенного стандарта, который в свою очередь отражает действие политики, это должно быть понятно из документа. Изменение процедуры повлечет за собой, в конечном счете, изменения в политике и наоборот.  В документации должна быть иерархия.  Использование интерактивных ссылок существенно упрощает процесс работы с документацией.

Единое хранилище

На сегодняшний день многие компании страдают от одного недостатка, связанного с хранением информации — отсутствием единого он лайн хранилища. Все политики, стандарты и процедуры должны находится в одном месте, к которому есть доступ у заинтересованных сотрудников. Доступ должен быть открыт для чтения, но не для редактирования. Да, можно, а порой нужно, разграничивать права по чтению документации.

Редактирование документации может быть открыто только для ответственных. Также должны быть настроены права изменения документа, на основании маршрута согласования. Т.е. документ может быть изменен в он лайн хранилище только если его согласовали все ответственные.

Обязательно должен работать поиск по названиям документов и их содержанию. Система тегов приветствуется. Карта документации — высший пилотаж.

Наличие вспомогательной документации

Об этом типе документов часто забывают. К этому типу относятся инструкции, чек листы, описание методик расчетов и т.д. Эти документы предназначены для того, чтобы помогать сотрудникам выполнять определенные процессы, процедуры и т.д. Очень часто, отсутствие технических инструкций является весьма серьезным препятствием в успешном внедрении и эффективном использовании того или иного инструмента.

 

В другой статье я обязательно расскажу о всей структуре управляющей документации.

by Roman Zaytsev

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.